淺析企業(yè)如何做好合同管理工作

齊霞

摘 要：在當(dāng)下激烈的市場競爭中，企業(yè)提高核心競爭力離不開對合同風(fēng)險的控制與預(yù)防。如果因?yàn)楹贤谋緱l款存在較大疏漏或者是使用合同文本上的失誤而使合同不嚴(yán)謹(jǐn)，存在風(fēng)險隱患，那么在執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)難以挽回的損失，從而影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。因此，企業(yè)有必要盡可能地避免由于合同文本原因造成的潛在風(fēng)險，合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展已是大勢所趨。所謂標(biāo)準(zhǔn)合同，是指具備某類交易必備條款、可反復(fù)使用，在企業(yè)內(nèi)部正式發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)化合同文本。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同管理;措施

隨著契約精神的深入人心，合同成為當(dāng)事人在各種經(jīng)濟(jì)活動及利益來往中確保自身利益的重要方式。合同規(guī)定著合同雙方所擁有的權(quán)利與所需承擔(dān)的義務(wù)。然而，我國現(xiàn)代企業(yè)的合同標(biāo)準(zhǔn)化的管理有待完善與探討，合同管理在具體的實(shí)施中仍存在合同制定不規(guī)范、合同條約的執(zhí)行不深入、合同管理人員的責(zé)任分工不明等問題。因此，應(yīng)該從建立健全合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)、完善合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施流程這兩大方面入手，推動企業(yè)建立和推行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，以提高其合同管理水平，促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展。

1 合同管理標(biāo)準(zhǔn)化對于企業(yè)發(fā)展的重要作用

1.1有利于降低合同管理的溝通成本

溝通與協(xié)作是合同管理的重要方式。在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理可以將合同各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容和部門關(guān)系進(jìn)行有效對接，同時，標(biāo)準(zhǔn)化的管理對相關(guān)部門的具體責(zé)任和工作流程等內(nèi)容都給予了明確的規(guī)定，有利于合同管理的統(tǒng)一實(shí)施，促進(jìn)了企業(yè)管理逐步實(shí)現(xiàn)制度化與自動化的目標(biāo)。在企業(yè)外部，實(shí)行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理可以協(xié)調(diào)企業(yè)與合作方的管理，合同實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)管理可以使其滿足相關(guān)法律和合作方的要求，有利于企業(yè)優(yōu)化管理模式，增強(qiáng)市場適應(yīng)能力，同時標(biāo)準(zhǔn)管理幫助企業(yè)解決原物料、配套產(chǎn)品、外購等管理問題，有利于企業(yè)加強(qiáng)供應(yīng)鏈，提高經(jīng)濟(jì)效益。

1.2有利于規(guī)范合同管理流程

合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以明確規(guī)定相關(guān)部門在合同談判、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)的相應(yīng)責(zé)任，對條款要求等也會有一定的限制，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程，避免發(fā)生合同管理人員不能有效發(fā)揮功能的現(xiàn)象，促進(jìn)整個合同管理程序有序進(jìn)行。

1.3有利于企業(yè)規(guī)范和發(fā)展電子商務(wù)領(lǐng)域

隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，電子商務(wù)為現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營帶來了前所未有的沖擊，當(dāng)然電子商務(wù)的出現(xiàn)也為現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的經(jīng)營方式，提高管理效率創(chuàng)造了新路徑。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的開展有利于電子商務(wù)規(guī)范貿(mào)易程序、改進(jìn)管理模式。且隨著網(wǎng)絡(luò)用戶的逐年增長，電子商務(wù)所要面對的客戶越來越多，合同就成了開展合作時的具有法律效力的相關(guān)憑證及安排合作事宜的重要說明，因而合同管理的水平必須提高以適應(yīng)電子商務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展要求。此外，合同標(biāo)準(zhǔn)化有利于規(guī)范合同文本，提高企業(yè)預(yù)防欺詐的水平，且其操作簡便，可以節(jié)省大量的管理時間，提高了企業(yè)管理效率。

2 企業(yè)合同管理體系優(yōu)化建設(shè)的策略

2.1合同管理人員優(yōu)化

企業(yè)要從三個方面進(jìn)行合同管理人員優(yōu)化，從而提升合同管理相關(guān)工作人員的工作能力。第一，做好選拔工作。企業(yè)要設(shè)置專門的管理人員來管理合同，在選拔時要注重被選拔者的工作能力和工作態(tài)度，并且要進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)考核和信息技術(shù)考核，保證選拔出來的是高素質(zhì)、高技術(shù)的合同管理人員，從而提升合同管理的效率。第二，做好審查工作。企業(yè)要定期審查合同管理人員的工作，對于工作態(tài)度不好，工作績效差的管理人員，要罷免其職務(wù)，同時要選拔新的管理人員填補(bǔ)空位，這樣才能實(shí)現(xiàn)高效的合同管理。第三，做好培訓(xùn)工作。企業(yè)要定期培訓(xùn)合同管理人員，要宣傳合同法規(guī)，要利用外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)相結(jié)合的方式來提升管理人員的合同法律知識水平和合同簽訂技巧。

2.2合同管理制度優(yōu)化

合同管理制度是合同管理人員管理合同時的依據(jù)，也是企業(yè)約束合同管理人員的重要工具。企業(yè)要優(yōu)化合同管理制度，提升合同管理制度的價值。首先，企業(yè)要建立合同管理責(zé)任制度。企業(yè)要將各個部門和合同管理過程相連接，讓各個部門互相協(xié)作，確保權(quán)責(zé)分明，保證合同管理順利進(jìn)行，讓合同能夠快速完成。其次，企業(yè)要建立合同審批制度。企業(yè)要通過審批制度來保證合同內(nèi)容的實(shí)效性，確保合同能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來收益，同時通過審批制度來審查企業(yè)財務(wù)狀況，確保合同能夠和企業(yè)實(shí)際情況相符，保證合同的實(shí)際作用。最后，企業(yè)要建立合同管理獎懲制度。企業(yè)要通過獎懲制度來提升員工的工作積極性。對于管理水平高，管理績效良好的管理人員要進(jìn)行獎勵，對積極配合合同管理工作的部門和人員也要獎勵，這樣才能讓激發(fā)公司整體隊(duì)伍的工作積極性。

2.3合同管理流程優(yōu)化

企業(yè)要做好合同管理流程優(yōu)化，保證合同管理的作用，實(shí)現(xiàn)合同管理的優(yōu)化目標(biāo)。在合同簽訂之前，企業(yè)要根據(jù)雙方的實(shí)際情況來擬定合同，同時可以將高質(zhì)量的合同作為范本存進(jìn)合同檔案庫，為后續(xù)的合同制作提供便利。企業(yè)要考慮法律對合同的相關(guān)要求，確保合同的法律效力，讓合同能夠發(fā)揮出正常作用。在合同簽訂期間，企業(yè)要和交易方共同協(xié)定合同的具體內(nèi)容，同時要對交易方的資格進(jìn)行評估，確保交易方的簽訂有著實(shí)際作用，避免合同失效的風(fēng)險。在合同履行期間，企業(yè)要重視工作進(jìn)度，監(jiān)測交易方是否履行合同，做好合同履約記錄。如果出現(xiàn)合同變更的情況，要保證雙方都能接受更改后的合同。如果雙方出現(xiàn)合同變更分歧，那么就要按照原合同履行義務(wù)，這樣才能制止雙方的違約行為。

2.4立合同管理的監(jiān)督體系

（1）合同執(zhí)行部門的負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)對各自分管事項(xiàng)具有監(jiān)督檢查的權(quán)利和義務(wù);合同專用章保管、使用的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期或不定期監(jiān)督，確保合法使用與保管。（2）財務(wù)部門應(yīng)不定期對合同管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查。（3）紀(jì)檢監(jiān)察，審計部門應(yīng)將合同管理的審計作為工作內(nèi)容之一定期或不定期監(jiān)督檢查。（4）外部的會計師事務(wù)所、政府審計、其他政府部門的各種審計監(jiān)督檢查等。

結(jié)論

企業(yè)合同管理體系優(yōu)化建設(shè)是企業(yè)規(guī)避合同風(fēng)險的重要舉措，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理目標(biāo)的重要途徑。企業(yè)要在管理人員、管理制度、管理流程三個方面進(jìn)行優(yōu)化，要遵循實(shí)效性原則、適用性原則、層次性原則，這樣才能提升合同管理的價值，才能凸顯優(yōu)化的實(shí)際意義。

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