探討建筑工程內(nèi)業(yè)資料管理問題分析

安國棟

【摘 ?要】近年來，隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展和項(xiàng)目管理的不斷強(qiáng)化，建筑企業(yè)的管理也必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)業(yè)資料的管理和工程外業(yè)的管理一樣都是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目實(shí)施過程的重要組成部分，是充分發(fā)揮各職能部門和各崗位人員監(jiān)督管理作為的有效途徑，是保證項(xiàng)目優(yōu)質(zhì)、高效、安全的重要措施。本文將從工程內(nèi)業(yè)資料管理存在的問題分析入手，提出加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)資料管理的措施，以供大家參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】建筑工程;內(nèi)業(yè)資料;問題;措施

引言

工程內(nèi)業(yè)資料即在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖。具體到施工企業(yè)項(xiàng)目部而言主要包括：合同文件;設(shè)計(jì)文件（含變更設(shè)計(jì)文件）、有關(guān)會議紀(jì)要、協(xié)議，與業(yè)主、監(jiān)理單位往來文件;工程創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃及創(chuàng)優(yōu)資料;保證工程質(zhì)量、安全、環(huán)保措施，施工工藝、作業(yè)指導(dǎo)書及技術(shù)要求，推行新技術(shù)、新材料、新工藝、新設(shè)備的技術(shù)措施;工程施工技術(shù)總結(jié)，竣工文件、資料，竣工檢查驗(yàn)收記錄;其它技術(shù)資料（含文字、圖紙、照片、錄音、錄像、電子郵件）。

一.工程內(nèi)業(yè)資料的重要性

1. 內(nèi)業(yè)資料反映工程管理單位對工程的管理水平

隨著工程管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求的不斷深入，對內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理的要求越來越高，內(nèi)業(yè)資料收集與整理質(zhì)量的好壞、標(biāo)準(zhǔn)高低。不僅僅只作為工程管理的基礎(chǔ)性資料，也成為工程管理考核的重要內(nèi)容，在一定程度上體現(xiàn)出一個(gè)單位工程管理水平的高低。

2.內(nèi)業(yè)資料可以有效地對工程建設(shè)與管理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

拿一個(gè)單項(xiàng)工程來說，可行性報(bào)告和招投標(biāo)文件表示工程實(shí)施的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范化，開工申請資料表示工程已經(jīng)開始，單元工程質(zhì)量評定反映工程質(zhì)量與進(jìn)度，照片資料真實(shí)反映整個(gè)施工過程中的所有工序，分部工程驗(yàn)收簽證標(biāo)志著階段或單項(xiàng)工程的完工，竣工驗(yàn)收資料表明工程的順利完成，工程施工的每一步都牽涉到內(nèi)業(yè)資料的產(chǎn)生，及時(shí)收集才能有效地了解工程的進(jìn)展情況。

3.內(nèi)業(yè)資料可以有效地反饋工程監(jiān)督建設(shè)與管理工作

每一個(gè)施工工序都能從內(nèi)業(yè)資料上反映它的時(shí)間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特性，能明顯地看出工程是否含有缺陷，如工程建設(shè)是否缺少許可、不符進(jìn)度、數(shù)量誤差等，都可以從中看出。就拿隱蔽工程驗(yàn)收單來說，要有施工單位提供隱蔽驗(yàn)收的項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、數(shù)量，然后匯同建設(shè)單位和監(jiān)理單位進(jìn)行驗(yàn)收檢查，檢查情況和結(jié)果記錄在工程驗(yàn)收單上，施工單位據(jù)此可以對自己施工質(zhì)量狀況和尚未注意的問題進(jìn)行糾正，對于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來說，可以較為清楚地知道問題所在，對項(xiàng)目建設(shè)與管理做到了如指掌。

二.工程內(nèi)業(yè)資料管理存在的主要問題

1.違反建筑工程基本建設(shè)程序

某些工程不遵循建筑工程的基本規(guī)律、無視國家的法律法規(guī)的約束，也必然會影響到同步進(jìn)行的內(nèi)業(yè)資料管理。比如一些工程是先開工后領(lǐng)施工許可證，或者先施工后報(bào)監(jiān);無施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見書;工程施工合同管理混亂，分包工程無分包合同;規(guī)劃許可證、施工許可證、開工報(bào)告和竣工報(bào)告等，施工面積、層數(shù)不相符，前后出現(xiàn)幾個(gè)不同數(shù)字，不知哪個(gè)正確，隱含違章等情況。在這些情況下，內(nèi)業(yè)人員想整理出一份符合工程實(shí)際的工程資料來，顯然是不太現(xiàn)實(shí)的，繼而也影響到了整個(gè)工程內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量。

2.資料與實(shí)際不同步

內(nèi)業(yè)資料的整理應(yīng)該和工程的實(shí)際進(jìn)展一致。但是，目前有些項(xiàng)目常常是來檢查了就加班后補(bǔ)資料，臨時(shí)召開一些專門會議，強(qiáng)令資料員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將資料補(bǔ)齊，以“回憶錄“的形式“閉門造車”的進(jìn)行收集整理，造成施工資料與現(xiàn)場施工進(jìn)度的嚴(yán)重脫節(jié)，更談不上資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和及時(shí)性了。還有些項(xiàng)目只“整”不“理”，導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料邏輯性、數(shù)據(jù)性錯(cuò)誤百出，或者有些項(xiàng)目不能在一個(gè)分項(xiàng)、分部工程結(jié)束及時(shí)整理和收集有關(guān)資料，而是集中在一起進(jìn)行，這些都是錯(cuò)誤的做法。

3.資料不真實(shí)

施工資料的填寫、收集、整理，都必須完整與真實(shí)，真實(shí)性是資料的根本。有些資料反復(fù)涂改，完美得不切實(shí)際，如某單位工程的所有分項(xiàng)工程出現(xiàn)了“零缺陷工程”，100%合格且無任何缺陷，明顯不切實(shí)際。還有些工程資料造假明顯，如：技術(shù)交底、交底人與承接人明顯為同一人手筆。又如：從土建到設(shè)備，監(jiān)理都是同一個(gè)人簽字認(rèn)可。

4.標(biāo)準(zhǔn)不能完全統(tǒng)一

雖然國家有統(tǒng)一的規(guī)范和指南，但到不同的地區(qū)，不同的主管單位，甚至是不同的合同段具體要求都可能不盡相同。內(nèi)業(yè)表格形式不夠統(tǒng)一，不便于檢查、裝訂和組卷，更不利于工程管理工作的完善和提高;內(nèi)業(yè)表格填寫方法不夠統(tǒng)一，原始資料的文字使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯(cuò)別字，修改后不加蓋單位章或沒有相應(yīng)的簽字，再加之少數(shù)內(nèi)業(yè)表格本身也存在一些缺陷，使得實(shí)際工作中困難加大;內(nèi)業(yè)資料標(biāo)準(zhǔn)要求不夠統(tǒng)一，使得大家對標(biāo)準(zhǔn)沒辦法達(dá)到完全的共識。

三.加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)資料管理的具體措施

1.內(nèi)業(yè)資料管理工作應(yīng)貫穿工程施工始終

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作。應(yīng)做到內(nèi)業(yè)資料管理工作貫穿到工程施工的全過程，這樣才能保證內(nèi)業(yè)資料真實(shí)有效，相關(guān)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。

2.建立健全資料管理制度是做好內(nèi)業(yè)資料管理工作的基礎(chǔ)

項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。

工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)、好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。

項(xiàng)目部應(yīng)制定出一整套科學(xué)完善的管理制度。如：《內(nèi)業(yè)資料的收集范圍和工作細(xì)則》、《資料員職責(zé)》和《技術(shù)書籍借閱制度》等一系列制度，使內(nèi)業(yè)資料管理工作從制度上予以保證。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段內(nèi)業(yè)資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。

3. 嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工資料發(fā)揮憑證作用

在竣工驗(yàn)收階段，項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料相關(guān)人員應(yīng)密切配合工程管理部門、監(jiān)理部門的工作，確?？⒐べY料檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使竣工資料在工程項(xiàng)目決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用。

四.結(jié)束語

總之，為使施工內(nèi)業(yè)資料達(dá)到原始性和規(guī)范性的要求，不僅需要專業(yè)技術(shù)，還需要一定的管理水平。同時(shí)主管部門也要加強(qiáng)宏觀管理，制定必要的模式和管理辦法，糾正多年來屢次糾正、屢次出現(xiàn)的內(nèi)業(yè)資料問題，只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，從而為建設(shè)一流工程項(xiàng)目提供資料方面的保證。

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