如何高效做好綜合檔案管理工作

張美玲

摘 要：檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分。它可以直接影響整個(gè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，也反映了一個(gè)單位管理水平的高低。所以說，做好管理工作有著重要的意義。同時(shí)，在信息化不斷深入發(fā)展的當(dāng)下，做好檔案管理工作更是大勢(shì)所趨。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代

一、當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

1.1缺乏實(shí)施力度

很多機(jī)關(guān)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用和意義，只是提出了加強(qiáng)檔案管理工作的要求。在實(shí)際工作當(dāng)中，因?yàn)椴块T的不同導(dǎo)致工作出現(xiàn)一定的差異。很多工作人員只是看到了檔案管理工作的表面作用，認(rèn)為這項(xiàng)工作只是日常的瑣事，管理者和工作人員不能充分利用建立的檔案資料，檔案出現(xiàn)形式化的情況，無法體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。因此檔案管理工作當(dāng)前急需明確如何加強(qiáng)檔案管理，從而促進(jìn)檔案管理服務(wù)型工作更好的開展.

1.2管理人員的素質(zhì)比較低

檔案管理工作在部門工作當(dāng)中屬于非常重要的一個(gè)部分，但是在人員配置方面，卻缺乏專業(yè)的管理人員。檔案管理人員在專業(yè)技能和素養(yǎng)等方面都存在一定的不足之處，在搜集、分類、管理檔案資料的過程中，缺乏專業(yè)知識(shí)支撐，這樣一來檔案管理工作就會(huì)具備很大的隨意性，影響到檔案的價(jià)值。

二、信息時(shí)代進(jìn)行檔案管理信息化的工作難點(diǎn)

信息時(shí)代進(jìn)行檔案管理的工作，需要把收集到的相關(guān)的資料重新錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，并轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的信息公布給民眾，信息的實(shí)效性比較高，這樣可以方便人們快速的看到自己需要的檔案信息。但檔案的管理工作有很多不容易實(shí)現(xiàn)的地方。

2.1檔案管理者對(duì)于相關(guān)的管理工作重視程度不足

檔案管理工作是一種復(fù)合型的工作，需要既懂得檔案管理知識(shí)又對(duì)檔案的信息化以及計(jì)算機(jī)信息了解比較透徹的綜合性人才。但是檔案管理工作在大多數(shù)的企業(yè)里面重視程度是不夠的，所需要的人和財(cái)務(wù)也沒有很充足的供給，使得的檔案管理工作出現(xiàn)了疲于應(yīng)付的局面。

2.2要提高檔案管理人員整體的素質(zhì)

信息化時(shí)代的檔案管理人員需要比之前工作更綜合的高素質(zhì)，業(yè)務(wù)能力上相較之前的管理也有了比較大的提高。傳統(tǒng)的檔案管理人員的思路已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流，需要更完善的知識(shí)基礎(chǔ)體系進(jìn)行管理。

2.3檔案管理的信息化存在著很多的隱患

互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬的社會(huì)，在安全上存在著很多的漏洞。比如相關(guān)的木馬病毒等等。如果這種病毒感染了相關(guān)的檔案，就會(huì)使得檔案管理系統(tǒng)損壞，有些檔案有可能被不法分子盜取用于非法牟利，或者進(jìn)行惡意的篡改相關(guān)的數(shù)據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案管理的信息防護(hù)，防止系統(tǒng)被病毒入侵。

2.4對(duì)相關(guān)硬件的要求是比較高

相關(guān)的電子文檔的保存，需要有一定的媒介來實(shí)現(xiàn)，龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)必須有穩(wěn)定的媒介來進(jìn)行傳播，電子信息的內(nèi)容也是比較豐富的，需要一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的管理。

三、如何有效做好綜合檔案管理工作

3.1提高綜合工作素質(zhì)

（1）管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的滿意，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。

（2）加強(qiáng)宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，他們認(rèn)為檔案工作是可有可無的，這是因?yàn)樗麄儗?duì)于檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，使領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實(shí)踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機(jī)會(huì)交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。

3.2綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

（1）加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識(shí)，并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德，加強(qiáng)樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識(shí)領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時(shí)代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

（2）提高綜合管理素質(zhì)：針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯(cuò)。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段，使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個(gè)，在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí)，對(duì)于最新的管理方法及時(shí)的掌握，并且對(duì)于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

（3）充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會(huì)變得更加沉重，具有很多重復(fù)的工作，加大了勞動(dòng)強(qiáng)度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計(jì)算機(jī)完成，使工作變得更加簡(jiǎn)單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣，雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的，但是由于個(gè)人的主觀因素是不同的，這會(huì)為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計(jì)算機(jī)管理具有不可代替的優(yōu)勢(shì)，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

3.3加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度

（1）加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng)，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實(shí)際意義需要得到充分的認(rèn)識(shí)，可以對(duì)于時(shí)代發(fā)展的要求更好的適應(yīng)，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

（2）加強(qiáng)制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運(yùn)行機(jī)制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵(lì)機(jī)制，從而對(duì)于繼續(xù)教育運(yùn)行機(jī)制得到有效的監(jiān)督和保障。

（3）開展綜合培訓(xùn)：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓(xùn)的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對(duì)于相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行普及，例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等，與此同時(shí)，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識(shí)，在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。

結(jié)語

信息化是當(dāng)前檔案管理工作的必由之路，相關(guān)的檔案管理人員需要認(rèn)清信息時(shí)代對(duì)于檔案管理的新的要求，不斷地提高個(gè)人綜合的素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理信息化的工作有效地前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃喆.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2017（07）.

[2]楊曉英.淺議新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作[J].東方企業(yè)文化，2017（13）.

[3]連紅宇.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）.

[4]付帥.對(duì)檔案工作創(chuàng)新與服務(wù)的思考[J].現(xiàn)代營銷（學(xué)苑版），2017，（12）.