數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應用分析

摘?要：數(shù)字化技術(shù)在我國社保檔案管理工作中已得到廣泛應用，它不僅能提高我國社保檔案管理工作效率和準確性，還有利于減輕檔案管理工作人員的工作負擔和任務(wù)，為此，本文主要分析了數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的具體應用，以更好促進社保檔案管理工作開展。

關(guān)鍵詞：社保;檔案管理;數(shù)字化技術(shù);應用

一、 數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中應用優(yōu)勢

（一）預測征管信息

在社保檔案管理中應用數(shù)字化技術(shù)能夠預測征管信息，發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應用意義，由于社保檔案管理范圍較為廣泛，如文書類、業(yè)務(wù)類，社保檔案管理人員在應用傳統(tǒng)方法征管信息時，無法預測參保人員的信息，難以制定科學的工作計劃，極容易出現(xiàn)工作疏漏。但應用數(shù)字化技術(shù)預測征管信息時，系統(tǒng)能夠形成完善的數(shù)字檔案，檔案管理人員能夠根據(jù)這一信息預測各地區(qū)的工作情況，以便之后的信息補充工作。并且社保檔案管理人員在應用數(shù)字化技術(shù)時，能夠快速的了解各部分信息整理情況，為之后的工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善內(nèi)控管理

數(shù)字化技術(shù)應用到社保檔案管理中，能夠具有完善內(nèi)控管理的優(yōu)勢，社保檔案數(shù)字化系統(tǒng)中包含大量內(nèi)容，如：經(jīng)辦人員信息、審批人員信息等，可以從數(shù)字化系統(tǒng)中了解各項業(yè)務(wù)的詳細信息，這一部分信息為內(nèi)控管理提供了重要信息。在內(nèi)控管理中，社保檔案管控人員可以在內(nèi)控系統(tǒng)中檢查工作，發(fā)揮出監(jiān)督管理的意義。另外，檔案管理人員通過這樣方式管理，工作人員能夠在工作中形成自我管理意識，達到完善內(nèi)控管理的實際意義。

二、 社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應用分析

（一）優(yōu)化檔案管理規(guī)范性

為了在社保檔案管理工作中合理應用數(shù)字化技術(shù)，可以優(yōu)化檔案管理規(guī)范性，以達到提高社保檔案管理質(zhì)量的目的，具體可以從以下兩個方面進行分析。第一，為了約束社保檔案管理工作人員的工作方式，避免出現(xiàn)檔案管理工作疏漏問題，進而管理者可以構(gòu)建完善的監(jiān)督管理機制，但由于監(jiān)督管理機制的管理范圍較廣，需要先總結(jié)整理現(xiàn)階段管理制度中存在的問題，之后進行管理制度調(diào)整。例如：管理人員可以在單位中設(shè)置意見箱，員工可以向管理者提出意見，幫助管理者了解管理制度中的不足。另外在檔案管理中，管理者可以還可以設(shè)置獎懲制度，一旦在內(nèi)控管理工作中發(fā)現(xiàn)工作疏漏，能夠快速對其處罰。但由于這部分數(shù)據(jù)量較大，難以做到全面性管理，為了提高工作的規(guī)范性，可以在應用數(shù)字化技術(shù)時優(yōu)化工作流程，避免出現(xiàn)工作流程重復的問題。第二，在優(yōu)化檔案管理規(guī)范性時，需要合理制定業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等，并加強各系統(tǒng)之間的聯(lián)系性，發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應用意義。例如：管理人員需要先明確各個系統(tǒng)之間的聯(lián)系性，在應用之前為員工講解系統(tǒng)應用方法，達到提高規(guī)范性的目的。

（二）提高管理人員的綜合能力

社保檔案管理中應用數(shù)字化技術(shù)時，社保管理人員的綜合能力直接影響檔案管理質(zhì)量，具體可以通過以下幾個方面來了解。為了推進社保檔案管理工作進一步發(fā)展，需要定期開展培訓工作，優(yōu)化整體社保檔案管理團隊的綜合能力。例如：管理人員可以聘請數(shù)字化檔案管理專家，為員工講解數(shù)字化技術(shù)的應用方式。但在這一過程中，為了避免員工出現(xiàn)不重視培訓工作的問題，可以在培訓前、培訓中、培訓后考察員工的數(shù)字化技術(shù)能力，達到提高員工學習積極性的目的，為之后的社保檔案管理工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。第二，為了達到優(yōu)化整體檔案管理團隊的目的，可以應用淘汰機制，將考核成績綜合到一起，定期淘汰掉成績最末的社保檔案管理員，保障社保檔案管理工作能夠穩(wěn)定運行，達到滿足數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的目的。另外，在提高管理人員綜合能力時，管理者可以設(shè)置互幫互助小組，例如：管理人員可以將檔案管理人員分為幾個小組，引導其學習數(shù)字化技術(shù)專業(yè)知識，提高社保人員的綜合能力，為之后的社保檔案信息化管理工作發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）加強數(shù)字文件整理

數(shù)字文件整理能夠提高社保檔案管理效率，為了達到這一目的，需要合理應用數(shù)字化技術(shù)。第一，社保檔案管理工作受到傳統(tǒng)方法的影響，存在大量紙質(zhì)、照片、錄像等文件，為了提高檔案信息化整理的效率，需要管理者組織開展數(shù)字文件整理工作。例如：合理應用掃描法進行信息整理，按照類別進行信息錄入，達到推進檔案電子化整理效率的目的。但在這一過程中，為了提高信息整理質(zhì)量，需要管理者明確數(shù)字文件整理的標準，并在這一過程中嚴格把控數(shù)字文件質(zhì)量，避免出現(xiàn)二次整理的現(xiàn)象，達到加快數(shù)字檔案建設(shè)效率的目的。第二，在進行數(shù)字文件整理時，為了發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應用意義，管理者可以先聘請信息技術(shù)專家，按照社保檔案管理形式設(shè)置信息錄入系統(tǒng)，保障各個類別的資料都能夠得到準確的收集，發(fā)揮出社保檔案管理的實際意義，并且為社保檔案信息查找奠定良好的基礎(chǔ)。

三、 結(jié)束語

綜上所述，在社保檔案管理中應用數(shù)字化技術(shù)時，為了提高檔案整理效率，需要管理者先了解現(xiàn)階段社保檔案管理中存在的問題，之后將數(shù)字化技術(shù)融入管理工作中，又針對性的進行管理方式調(diào)整，發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的實際意義。另外，為了發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的應用意義，社保檔案管理人員需要形式自主學習意識，積極進行數(shù)字文件整理工作，將檔案信息整理到信息化的系統(tǒng)中，推進社保檔案管理工作運行發(fā)展。

參考文獻：

[1]張孟瑀.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應用及展望[J].勞動保障世界，2016（6）：55.

[2]王旭.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的主要應用[J].民營科技，2016（1）：142.

作者簡介：鄭艷玲，唐山市曹妃甸區(qū)人力資源和社會保障局。