檔案規(guī)范化管理工作的研究探討

李雅娟

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，蓬勃發(fā)展的企業(yè)成為中國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要構(gòu)成要素。目前我國身處經(jīng)濟(jì)新常態(tài)，我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，企業(yè)檔案也呈現(xiàn)出快速增長之勢，與此同時，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)一些問題，這些問題一般比較集中。企業(yè)若要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須認(rèn)識到檔案管理問題的根源，不斷完善檔案管理工作。本文立足于當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)背景，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理學(xué)的相關(guān)知識，就檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行探討，希望能夠為企業(yè)檔案管理部門提供理論參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)；對策；規(guī)范化

一、企業(yè)檔案管理概述

（一）企業(yè)檔案管理規(guī)范化應(yīng)當(dāng)堅持的原則

檔案管理主要是對檔案信息進(jìn)行管理，其中包括檔案價值鑒定、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案編目、檔案的提供利用等，它能準(zhǔn)確反映出企事業(yè)單位的成長歷程[1]。檔案管理工作應(yīng)堅持以下幾點原則：檔案安全原則、檔案完整原則、檔案易于利用原則。為有效遵循這些原則，管理人員必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，以確保檔案的安全完整。

（二）企業(yè)檔案管理規(guī)范化的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中的印記以及發(fā)展歷程，其不僅是企業(yè)的發(fā)展歷史記載，同時也是企業(yè)解決企業(yè)問題以及應(yīng)市場挑戰(zhàn)的參考依據(jù)，對其企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及決策的制定具有著重要的作用[2]。對于企業(yè)的管理水平來說，企業(yè)的檔案管理工作是評判其現(xiàn)代化管理水平的依據(jù)，企業(yè)的檔案管理內(nèi)容，需要企業(yè)生產(chǎn)、運營以及后勤等資料信息進(jìn)行全面的記錄，主要包括對企業(yè)財政的收入支出財務(wù)檔案、工作人員的基本信息、人員的流動清單以及相關(guān)產(chǎn)品的研究資料研發(fā)檔案等內(nèi)容，其每一部分的檔案內(nèi)容雖然都有所不同，針對的管理對象也不同，但是它們都和企業(yè)的運營與發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，因此，企業(yè)就需要高度重視檔案管理工作，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而來提高檔案的管理水平。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理認(rèn)識不到位

部分企業(yè)管理者只注重短期利益與現(xiàn)實利益，對檔案利用取得的效益知之甚少，認(rèn)為企業(yè)中的檔案管理可有可無。在現(xiàn)實中常有這樣的情況：說檔案資料的重要，企業(yè)管理者都認(rèn)同，但要把檔案工作作為企業(yè)內(nèi)的一項管理工作和其它工作一起來管理，卻難以擺上議事日程。只有當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者切實見到檔案為企業(yè)帶來的效益，才會主動更新原有的對檔案管理的認(rèn)知。積極投入資金改善檔案管理的企業(yè)環(huán)境。在企業(yè)發(fā)展中檔案所起的作用，及對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，需要經(jīng)過一個由不認(rèn)識到認(rèn)識，由膚淺到深刻的過程，并在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層中對檔案管理工作重要性認(rèn)識達(dá)成共識，并下力量抓好這項工作。

（二）檔案管理制度不健全

未對檔案實行統(tǒng)一規(guī)范管理的企業(yè)通常有兩種現(xiàn)象反映：一類是規(guī)模不大的企業(yè)或企業(yè)是家庭成員負(fù)責(zé)主要機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制，這類企業(yè)的檔案普遍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，集中在一小部分人手中，檔案的作用很難發(fā)揮出來；第二類是已經(jīng)形成一定規(guī)模的企業(yè)，但在管理方法上脫離了企業(yè)的實際需求，分散無序的檔案狀態(tài)影響了檔案工作的有效展開[3]?；靵y的管理方式，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響：一是限制了企業(yè)發(fā)展的規(guī)模。大多數(shù)企業(yè)由小規(guī)模逐漸做大，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，無論是從人員上還是技術(shù)開發(fā)層面都需要進(jìn)一步的數(shù)據(jù)資源管理。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理層不重視檔案資源的管理，對檔案工作各個環(huán)節(jié)缺少科學(xué)規(guī)范的指導(dǎo)和有力的內(nèi)部監(jiān)督，這些因素往往是造成企業(yè)信息資源實效甚至流失的根本原因。二是容易導(dǎo)致檔案資源的泄密。企業(yè)與員工雖然存在勞動合同的制約聯(lián)系，但是企業(yè)尤其是中小型企業(yè)在人員流動量上是及大的。企業(yè)的檔案如果由個人或相關(guān)部門分散保管，增加了監(jiān)督工作的難度。企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑分析

三、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的對策

（一）加強(qiáng)檔案組織管理

第一，提升對檔案管理工作的重視程度。企業(yè)可以把檔案工作納入企業(yè)督辦事項，作為年度目標(biāo)考核的重要內(nèi)容，每月通報工作進(jìn)展情況，壓實工作責(zé)任和任務(wù)擔(dān)子。

第二，企業(yè)可以對檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)人員及職責(zé)重新調(diào)整，成立由主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥、分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、辦公室主任負(fù)責(zé)的檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌安排和組織協(xié)調(diào)開展檔案工作規(guī)范化建設(shè)。

第三，為完成檔案工作年度等級評定任務(wù)及中長期規(guī)劃目標(biāo)，企業(yè)可以設(shè)立檔案工作專門管理機(jī)構(gòu)，成立檔案辦公室，獨立開展工作，負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程；組織開展日常的檔案收集、整理等業(yè)務(wù)工作，完成上級下達(dá)、公司交辦的檔案工作年度任務(wù)和中長期規(guī)劃目標(biāo)；負(fù)責(zé)公司檔案室標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，完成檔案工作規(guī)范化等級評定實施方案中確定的階段目標(biāo)和工作任務(wù)；對基層部門的檔案工作進(jìn)行檢查驗收和考核評定，指導(dǎo)和幫助各部門完善檔案基礎(chǔ)管理，提高公司檔案的利用率；組織開展檔案宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升公司檔案管理整體水平。

第四，推動檔案管理走向?qū)I(yè)化。企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案辦公室配備專職管理和業(yè)務(wù)人員，同時在各部門安排專職或兼職檔案工作承辦人，在公司檔案辦公室備案，負(fù)責(zé)本部門日常的檔案收集、整理、預(yù)組卷和移交歸檔等工作。

第五，企業(yè)可以成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)組和工作機(jī)構(gòu)，按要求開展檔案鑒定和統(tǒng)計工作，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對各業(yè)務(wù)部門應(yīng)交未交、確有價值的檔案，按照有關(guān)規(guī)定及時進(jìn)行收集鑒定、登記造冊和整理歸檔。

第六，企業(yè)可以定期組織召開專題會議，聽取檔案工作進(jìn)展情況匯報，對存在的差距和不足深入分析，對檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)行具體的安排部署。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

第一，企業(yè)可以進(jìn)一步建立健全各類規(guī)章制度，制定《檔案管理員崗位職責(zé)》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》、《檔案資料征集制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案檢查工作制度》、《檔案管理工作程序》、《檔案管理目標(biāo)任務(wù)獎懲辦法》等一系列制度，確保檔案管理工作向制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。

第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以齊全完整、管理規(guī)范、檢索便利、利用高效、創(chuàng)造價值為指導(dǎo)，制定《檔案工作五年規(guī)劃》；以服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為宗旨，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)對檔案信息的需求為出發(fā)點，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以創(chuàng)新檔案開發(fā)利用方式為重點，制定《檔案信息化建設(shè)五年規(guī)劃》；以業(yè)務(wù)上水平、管理上等級、工作上臺階為目標(biāo)，制定檔案工作規(guī)范化管理建設(shè)方案，明確規(guī)范化建設(shè)的四個實施階段，把公司檔案管理工作推上規(guī)范化的管理軌道。

第三，加強(qiáng)對檔案工作法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，堅持組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《實施辦法》和集團(tuán)公司有關(guān)企業(yè)檔案工作規(guī)定，增強(qiáng)從業(yè)人員對檔案工作的認(rèn)識。

第四，聘請檔案工作的專家到公司指導(dǎo)，講授檔案管理基本知識、重要意義和實施辦法，邀請檔案管理較突出的兄弟單位業(yè)務(wù)人員到公司交流介紹先進(jìn)經(jīng)驗，提高檔案管理人員的工作能力。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

第一，擴(kuò)大檔案專用庫房，保證檔案資料的安全存放。第二，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)領(lǐng)域的資金投入力度，為檔案室增加加濕器、去濕機(jī)、圖書消毒柜等一批專用設(shè)施設(shè)備，安裝溫濕度表、報警器等器械，定做專用防盜門。第三，在檔案辦公工具上，添置一批打印、裝訂等專用工具，確保檔案裝具全部符合規(guī)范要求。第四，立足于企業(yè)現(xiàn)有檔案管理環(huán)境，制作一批制度牌板，建立榮譽(yù)展覽室，為檔案的管理、利用提供良好的硬件基礎(chǔ)。第五，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)。

（四）加強(qiáng)對檔案的管理利用和開發(fā)利用

第一，企業(yè)可以編制規(guī)范的總目錄、全引目錄、分類目錄、資料目錄等多種檢索工具，便于檔案的查找和利用。第二，嚴(yán)格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，建立檔案利用登記簿。第三，積極開展檔案編研，編制公司大事記、組織沿革、經(jīng)營業(yè)績年報、部門管理制度、黨政工作報告、部門職責(zé)匯編、科研成果、組織沿革等編研。第四，嚴(yán)格按照分類方案進(jìn)行分類組卷，對全部檔案進(jìn)行分類編號，確保各類材料移交手續(xù)配備、歸類準(zhǔn)確、合理規(guī)范。第五，推行各部門業(yè)務(wù)檔案資料由兼職檔案員預(yù)先組卷，各類檔案在接收時嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對不完善的待完善后再上交。

四、結(jié)束語

我國市場經(jīng)濟(jì)的宏觀環(huán)境隨著國際經(jīng)濟(jì)趨勢的變化而不斷改制，做好企業(yè)檔案管理是一種社會責(zé)任，是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動力，是對豐富國家檔案資源的需要。企業(yè)作為我國市場經(jīng)濟(jì)的主體部分，其檔案是研究企業(yè)經(jīng)濟(jì)的重要材料，反映我國社會主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程。隨著企業(yè)檔案得到越來越多的關(guān)注，針對企業(yè)特點的檔案管理制度將會逐漸完善。企業(yè)管理者對企業(yè)檔案的意識也越來越高，企業(yè)檔案也開展的愈加具有規(guī)范性，更注重標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷芳.企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路[J].企業(yè)改革與管理，2018（22）：8+29.

[2]王巍.如何推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].城建檔案，2018（10）：75-79.

[3]王夢媛.新形勢下檔案管理之思考[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報，2018，20（07）：95-97+113.

（作者單位：陽煤集團(tuán)壽陽開元礦業(yè)有限責(zé)任公司）