當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作初探

馬曉燕

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。

企業(yè)人事檔案管理，關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。人事檔案，往往是發(fā)現(xiàn)、選擇、考察并啟用職員的重要憑據(jù)，對(duì)于讓人才的選拔以及公司發(fā)展和其他資源的管理起到重要作用。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會(huì)治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級(jí)和更新。

一、企業(yè)人事檔案管理的作用

現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

企業(yè)人事檔案管理是人才信息的重要組織部分，是個(gè)人在各個(gè)方面表現(xiàn)的反映。在人事檔案中能夠看到不同員工的不同的能力以及性格特點(diǎn)，有利于企業(yè)對(duì)于員工個(gè)人的有針對(duì)性的培養(yǎng)。有利于促進(jìn)員工的發(fā)展、能力的提升。在進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理的過程中能夠更好地利用員工的不同能力，發(fā)揮其獨(dú)特的作用。

由于這種人事檔案的存在使員工在工作中更加積極，進(jìn)而才能在檔案中出現(xiàn)優(yōu)秀表現(xiàn)的記錄。企業(yè)對(duì)于員工的關(guān)注也能夠激起員工的工作積極性以及創(chuàng)造力。加強(qiáng)人事檔案的管理體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)于員工工作狀態(tài)的關(guān)心，促使員工更積極努力的工作充分發(fā)揮自己的光和熱為企業(yè)做貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)自我的人生價(jià)值。

做好企業(yè)人事檔案的管理有利于促進(jìn)人力資源管理的有關(guān)方面的進(jìn)步。具有時(shí)代性的人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的信息的共享，能夠有效促進(jìn)人才的流動(dòng)，使人才信息充分快速的得到回應(yīng)。

二、存在于企業(yè)人事檔案中的問題

建立健全保管制度，是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。

新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。

檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

如今的企業(yè)人事檔案管理存在缺乏個(gè)人表現(xiàn)的記錄。很多企業(yè)對(duì)于人事檔案記錄不及時(shí)，記錄較為混亂，無法反映到個(gè)人近期的表現(xiàn)。材料不齊全、記錄不完整、分類不明確等問題普遍存在。不少企業(yè)對(duì)于個(gè)人檔案的記錄投入不高，以至造成檔案管理的混亂場面。這種不規(guī)范的企業(yè)人事檔案管理已經(jīng)使企業(yè)人事檔案失去了原來的價(jià)值。

大多數(shù)企業(yè)沒有專業(yè)性的檔案管理操作人員，缺乏專業(yè)性的管理人員沒有有效管理檔案的能力。有的單位在做檔案管理時(shí)業(yè)務(wù)十分不熟練，有關(guān)規(guī)則也不了解，最后導(dǎo)致重要資料丟失，重要信息缺失。現(xiàn)如今的檔案管理手段十分落后，管理方法跟不上時(shí)代發(fā)展潮流。在做企業(yè)檔案管理的過程中不能運(yùn)用新型的方法，無法有效做到檔案的整理和保存。手工的操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)資金，管理水平還停留在在初級(jí)階段。

有的企業(yè)認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理不重要從而不去重視，在企業(yè)中人事檔案沒有被真正利用起來，人事檔案的價(jià)值沒有發(fā)揮出來。企業(yè)人事檔案用于選拔人才的功能不能充分發(fā)揮，能夠運(yùn)用到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步方面的信息少之又少。

有一部分企業(yè)存在虛假檔案的情況，捏造員工的履歷和工作經(jīng)驗(yàn)。沒有實(shí)地考察實(shí)時(shí)關(guān)注員工的動(dòng)向和發(fā)展，在整理檔案的時(shí)候卻捏造出許多信息，造成檔案的混亂和虛假。很多檔案不全面，重要信息缺失，造成的影響很大。

三、解決對(duì)策

不少企業(yè)對(duì)于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對(duì)其的重視程度。進(jìn)一步加大對(duì)于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的整理和保存，提高效率。

對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個(gè)明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)補(bǔ)救，及時(shí)補(bǔ)種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。

管理人員的管理方法和專業(yè)技能對(duì)于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)線管人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運(yùn)用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時(shí)的、不實(shí)用的東西。緊跟時(shí)代潮流發(fā)展的腳步，運(yùn)用科學(xué)的管理方法進(jìn)行人事檔案的管理。

人事企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實(shí)有價(jià)值。

由于時(shí)代的進(jìn)步現(xiàn)代的管理方法開始升級(jí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有利于管理系統(tǒng)的升級(jí)。運(yùn)用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準(zhǔn)確、高效。

企業(yè)人事檔案管理工作有待進(jìn)一步改革，由于其具有特殊性又十分重要所以必須認(rèn)真對(duì)待。企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理工作的投入，用科學(xué)的方法進(jìn)行管理，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，有效利用人事檔案的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展和進(jìn)步。