流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)思考

楊生俊

【摘要】傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式效率低、已不能適應(yīng)信息化社會(huì)的需要，因此探索和研究流動(dòng)人員人事檔案管理新模式，加快流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)成為人社部門(mén)人力資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)性工作。本文旨在結(jié)合工作實(shí)際，分析當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)信息化建設(shè)策略。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員;人事檔案;信息化

流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的重要組成部分。具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄（聘）用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專(zhuān)畢業(yè)生的檔案;自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員的檔案;外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)或縣級(jí)以上人社部門(mén)所屬的公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案。

一、流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的意義

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)是人力資源管理的基礎(chǔ)。人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎(chǔ)。同時(shí)人力資源管理中的招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效、薪酬、勞動(dòng)關(guān)系等各環(huán)節(jié)又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分。人事檔案是記錄一個(gè)人從高中到大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是高校畢業(yè)生就業(yè)及各單位選拔錄用的主要依據(jù)。在個(gè)人錄用審批、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工作調(diào)動(dòng)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及考研深造時(shí)，都需要使用人事檔案，將其信息化、數(shù)字化，可更加方便快捷地查閱、利用檔案信息，流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)是人力資源管理的基礎(chǔ)性工作。

（二）流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)是疏通堵點(diǎn)的有效手段。2018年國(guó)家發(fā)改委向社會(huì)公開(kāi)征集群眾辦事的100個(gè)堵點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，其中第五批第4項(xiàng)為“人事檔案存放在公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的流動(dòng)人員到異地就業(yè)后，需要回原檔案存放機(jī)構(gòu)辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，耽誤時(shí)間和精力”，各地積極研究制定了解決方案和標(biāo)準(zhǔn)，即已建成流動(dòng)人員人事檔案信息化系統(tǒng)的部分地區(qū)在轄區(qū)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞協(xié)同辦理。也就是說(shuō)信息化建設(shè)完成后，可有效疏通堵點(diǎn)，將實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，打破用人單位和公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的信息壁壘，變?nèi)罕娕芡葹閿?shù)據(jù)跑路，切實(shí)方便群眾辦事。

（三）信息化是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)是落實(shí)國(guó)務(wù)院“放管服”改革，推進(jìn)審批服務(wù)便民化的重要抓手，信息化完成后，將實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為全國(guó)跨地區(qū)檔案信息的共享和管理服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前和今后人事檔案管理服務(wù)應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和就業(yè)優(yōu)先戰(zhàn)略，以服務(wù)用人單位和求職者為中心，推動(dòng)檔案管理服務(wù)與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深度融合，構(gòu)建省級(jí)集中、全國(guó)聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息化格局，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化。

二、當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，流動(dòng)人員人事檔案管理整體工作水平有了很大提升，尤其是2014年《中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》下發(fā)以來(lái)，流動(dòng)人員人事檔案工作步入規(guī)范化建設(shè)軌道，但在信息化建設(shè)工作實(shí)踐中，仍存在著一些不容忽視的問(wèn)題：

（一）檔案工作人員不足。流動(dòng)人員人事檔案工作數(shù)量大，做起來(lái)耗時(shí)費(fèi)精力。相比人力資源管理其他工作，人事檔案工作枯燥、單純，需要特別細(xì)心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干這項(xiàng)工作。以隴西縣為例，目前庫(kù)存的流動(dòng)人員人事檔案多達(dá)16000份，僅1名工作人員，還身兼數(shù)職，導(dǎo)致對(duì)檔案工作精力投入不足。為了開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案日常管理，只能采取從有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或其他單位借調(diào)干部。但借調(diào)的人員畢竟由于人事關(guān)系和身份特殊，人員流動(dòng)快，難以靜下心來(lái)安心工作，工作效率和工作積極性得不到持續(xù)提高。

（二）檔案轉(zhuǎn)遞效率不高。人事檔案存放在公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，流動(dòng)人員到異地就業(yè)后，既要從用人單位所屬主管部門(mén)開(kāi)具調(diào)檔函、拿著調(diào)檔函原件回原檔案存放機(jī)構(gòu)辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，耽誤時(shí)間和精力，速度緩慢，效率低。當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的經(jīng)費(fèi)保障，以機(jī)要形式投遞檔案產(chǎn)生的資費(fèi)由檔案當(dāng)事人承擔(dān)，雖然費(fèi)用數(shù)目不高，但需要現(xiàn)場(chǎng)交費(fèi)這一環(huán)節(jié)，影響轉(zhuǎn)遞速度。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞途徑不規(guī)范。機(jī)要途徑雖然最安全、但速度較慢，大多數(shù)流動(dòng)人員就業(yè)后，憑調(diào)檔函調(diào)取后將自己的檔案帶到工作地公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，而中組部、人社部《關(guān)

于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》規(guī)定

“嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞”。

（四）服務(wù)對(duì)象的需求難以滿(mǎn)足。有的流動(dòng)人員拿著一張成績(jī)表，或其他表冊(cè)，但未密封，強(qiáng)烈要求裝進(jìn)自己的檔案。經(jīng)常遇到一些流動(dòng)人員理直氣壯地要求復(fù)印自己檔案中的成績(jī)表、實(shí)習(xí)鑒定表等資料，但沒(méi)有任何介紹信等憑證，只是說(shuō)某高等院校錄取研究生需要、某機(jī)關(guān)報(bào)名考取資格證需要。雖經(jīng)工作人員解釋?zhuān)怨虉?zhí)己見(jiàn)、強(qiáng)詞奪理。

（五）檔案信息化程度不高。當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案目錄僅錄入到Excel表格，上傳到“金保工程”“大就業(yè)”信息系統(tǒng)，方便工作人員查找和流動(dòng)人員查詢(xún)存放地，但用人單位需要調(diào)閱檔案信息時(shí)仍需調(diào)閱紙質(zhì)檔案原件，無(wú)紙化辦公仍然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，信息化管理水平亟待提高。

三、流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的途徑和措施

流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)包括：檔案的接收和轉(zhuǎn)遞;檔案材料的收集、鑒別和歸檔;檔案的整理和保管;為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查（借）閱服務(wù);依據(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明;為相關(guān)單位提供入黨、參軍、錄用、出國(guó)（境）等政審（考察）服務(wù);黨員組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)等。隨著人員流動(dòng)日趨頻繁，流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)日益繁重，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

（一）把流動(dòng)人員人事檔案信息化工作擺在人力資源管理的首要位置。人力資源管理過(guò)程中，人事檔案管理是重中之重，因?yàn)槿肆Y源管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)都是圍繞人事檔案基礎(chǔ)信息來(lái)展開(kāi)的，所以人事檔案管理尤其是信息化管理工作應(yīng)得到高度的重視。通過(guò)加大宣傳力度、普及檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、明確各自在檔案管理中的職責(zé)，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。人事檔案信息化不到位將對(duì)人力資源管理與開(kāi)發(fā)起到阻礙作用，不對(duì)稱(chēng)的檔案信息對(duì)未來(lái)人力資源配置的預(yù)測(cè)造成重大的影響，并將使組織失去更多的人才。因此流動(dòng)人員人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

（二）配備專(zhuān)職工作人員，為檔案人員的成長(zhǎng)晉升開(kāi)辟綠色通道。為流動(dòng)人員人事檔案管理配置專(zhuān)職工作人員，并及時(shí)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性培訓(xùn)和檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，檔案工作涉及的單位多、材料多，整理工作繁瑣，制度規(guī)定和上級(jí)要求嚴(yán)格，達(dá)標(biāo)任務(wù)重，如果同時(shí)開(kāi)展其他崗位上的工作，就會(huì)分散精力。因此，應(yīng)該按要求配備專(zhuān)職檔案工作人員，使她們一心撲在檔案工作上，這樣能減少差錯(cuò)的發(fā)生。將檔案工作人員納入專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員管理，按照事業(yè)單位崗位比例要求設(shè)置足夠的高級(jí)和中級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位，為檔案工作人員暢通專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘和行政職務(wù)晉升的通道，讓檔案工作人員樹(shù)立工作的自信心，培養(yǎng)檔案工作人員的職業(yè)榮譽(yù)感，切實(shí)做到愛(ài)崗敬業(yè)，以促進(jìn)檔案工作。

（三）統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，使流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)有章可循。推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，推動(dòng)檔案管理服務(wù)與信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深度融合，依托“金寶工程”，使數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸、信息全國(guó)共享，構(gòu)建省級(jí)集中、全國(guó)聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息化格局，全國(guó)統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌推進(jìn)，支持檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案基礎(chǔ)信息采集和檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作，建設(shè)統(tǒng)一便捷的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，建設(shè)互聯(lián)互通的全國(guó)檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開(kāi)放性、互融性，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化，提升檔案公共服務(wù)能力、提高檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率。統(tǒng)一檔案基本公共服務(wù)規(guī)范，組織檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)、梳理、細(xì)化檔案公共服務(wù)經(jīng)辦流程，推進(jìn)辦事材料目錄化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案公共服務(wù)同一事項(xiàng)、同一流程、同一標(biāo)準(zhǔn)、同一格式。統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息規(guī)范，制訂流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范，統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼、開(kāi)展檔案基礎(chǔ)信息采集工作。統(tǒng)一檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，鼓勵(lì)和支持有條件的地區(qū)或檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)積極開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，參照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017），逐步建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫(kù)。

（四）建立全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)。依托“金寶工程”二期項(xiàng)目，以全國(guó)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)為基礎(chǔ)，組織開(kāi)發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的軟件支撐各地檔案管理服務(wù)，為各地推動(dòng)檔案信息化工作提供支持，推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)間信息互聯(lián)互通，利用政府信息交換平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息跨系統(tǒng)共享，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨層級(jí)、跨部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)信息共享，業(yè)務(wù)協(xié)同。省級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)可結(jié)合本地實(shí)際，基于上述統(tǒng)一軟件建設(shè)省級(jí)集中的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，開(kāi)展轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案基礎(chǔ)信息采集，將每一名流動(dòng)人員的姓名、性別、民族、出生年月、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等信息錄入系統(tǒng)，并加密管理，建立省級(jí)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)。用人單位主管部門(mén)需要調(diào)閱檔案時(shí)，不再千里迢迢調(diào)閱紙質(zhì)檔案，而是通過(guò)專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)經(jīng)人社部門(mén)授權(quán)在線(xiàn)調(diào)閱其檔案信息，切實(shí)提高檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦水平及效能，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。大力推廣電子證明、電子公文、電子簽章等新技術(shù)應(yīng)用，提高檔案管理服務(wù)的科學(xué)化和便民化水平。使用人單位在查閱、借閱及管檔單位歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案信息化、智能化管理，切實(shí)提高檔案工作效率和查閱利用效率、轉(zhuǎn)遞速度。

（五）推動(dòng)檔案數(shù)字化，加強(qiáng)檔案信息應(yīng)用和共享。各地可結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案工作實(shí)際和已有的信息化建設(shè)水平，安全有序地分類(lèi)實(shí)施，因地制宜制定合理的信息化建設(shè)工作方案，有重點(diǎn)、分步驟逐步推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化工作，注重信息安全和個(gè)人隱私保護(hù)，采取切實(shí)有效的安全防護(hù)措施，增強(qiáng)系統(tǒng)支持能力，保證系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。有條件的地區(qū)可開(kāi)展紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份等，逐步建立數(shù)字檔案資源庫(kù)，為檔案“一窗式辦理”提供基礎(chǔ)。數(shù)字檔案保存、上傳和交換工作必須通過(guò)業(yè)務(wù)專(zhuān)網(wǎng)完成。地方各級(jí)人社部門(mén)可以充分利用檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資源，對(duì)流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析，逐步建立檔案基本情況統(tǒng)計(jì)分析制度。強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和融合利用，實(shí)現(xiàn)人力資源開(kāi)發(fā)、就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保障、人事人才、勞動(dòng)關(guān)系等業(yè)務(wù)信息共享，推動(dòng)人社、公安、工商、民政、教育、衛(wèi)生等部門(mén)資源數(shù)據(jù)互通。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，流動(dòng)人員人事檔案長(zhǎng)期以來(lái)發(fā)揮著重要的作用，發(fā)揮著無(wú)可替代的價(jià)值，是人力資源管理工作的基礎(chǔ)和重要的參考依據(jù)。實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理，滿(mǎn)足檔案管理服務(wù)在信息管理、公共服務(wù)等方面的要求，加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+公共服務(wù)”，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，打破檔案信息孤島，強(qiáng)化部門(mén)內(nèi)外信息共享，提升流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)整體效能，提供存檔信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，為流動(dòng)人員和用人單位查詢(xún)檔案提供便利，積極推動(dòng)跨地區(qū)網(wǎng)上遠(yuǎn)程經(jīng)辦模式，逐步形成“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的格局，是當(dāng)前和今后檔案管理部門(mén)努力的方向。