學(xué)校電子檔案管理分析

姜會(huì)圖

【摘要】學(xué)校電子檔案管理工作是學(xué)校日常工作的重要組成部分，其相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式展現(xiàn)出了理想的作用優(yōu)勢，本文重點(diǎn)圍繞學(xué)校電子檔案管理工作，首先介紹了主要的電子檔案管理需求，然后又具體探討了如何優(yōu)化學(xué)校電子檔案管理，以供參考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校;電子檔案;管理

隨著當(dāng)前我國學(xué)校管理要求的不斷提升，檔案管理方面同樣也面臨著較大的壓力，為了較好優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作，關(guān)注電子檔案的有效管理和創(chuàng)新必不可少。基于學(xué)校電子檔案的管理工作進(jìn)行分析，管理人員必然需要首先明確具體管理內(nèi)容和目標(biāo)，進(jìn)而才能夠有針對(duì)性地實(shí)現(xiàn)所有電子檔案的有序管理和保護(hù)，促使電子檔案可以在學(xué)校運(yùn)行中發(fā)揮較大作用。

一、學(xué)校電子檔案管理內(nèi)容

（一）學(xué)生電子檔案。學(xué)校電子檔案管理中關(guān)注學(xué)生方面的相關(guān)檔案文件是比較重要的目標(biāo)，學(xué)生作為學(xué)校工作的重要目標(biāo)，也是主要培養(yǎng)對(duì)象，必然需要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)于學(xué)生各個(gè)方面信息資料的有效管理，在了解學(xué)生動(dòng)態(tài)發(fā)展的基礎(chǔ)上，為后續(xù)學(xué)生更高層次的發(fā)展提供必要參考。學(xué)生電子檔案相對(duì)而言比較復(fù)雜，其涉及了多個(gè)方面的內(nèi)容，不僅僅需要納入學(xué)生所有的學(xué)習(xí)成績等基本信息資料，往往還需要關(guān)注到學(xué)生的日常行為，從德智體美勞等多個(gè)方面針對(duì)學(xué)生進(jìn)行衡量和評(píng)價(jià)?；诖耍槍?duì)學(xué)生檔案采取電子檔案的方式進(jìn)行管理也就顯得極為必要，電子化檔案管理模式能夠較好優(yōu)化管理效率，保障管理的協(xié)調(diào)性和全面性。

（二）團(tuán)委、學(xué)生會(huì)電子檔案。在學(xué)校發(fā)展中，學(xué)生會(huì)以及團(tuán)委相關(guān)工作同樣也是比較關(guān)鍵的內(nèi)容，并且該方面的檔案資料同樣比較豐富。比如學(xué)生會(huì)工作中涉及的會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、簡報(bào)、學(xué)生會(huì)成員資料等，團(tuán)委工作中涉及的相關(guān)活動(dòng)資料、團(tuán)委工作人員資料等，都是需要管理保存的重要資料文件。針對(duì)這些團(tuán)委、學(xué)生會(huì)資料實(shí)現(xiàn)電子化管理必然也可以表現(xiàn)出較強(qiáng)的便捷性，有助于實(shí)現(xiàn)靈活錄入、存儲(chǔ)和應(yīng)用。

（三）其他電子檔案。從學(xué)校管理層面來看，檔案資料更是比較復(fù)雜，比如學(xué)校基建資料、相關(guān)設(shè)備和教材的記錄管理、財(cái)務(wù)資料信息等，同樣也都需要形成較為理想的管控效果，促使這些資料能夠在維系學(xué)校發(fā)展中作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。針對(duì)這些繁雜的信息資料實(shí)現(xiàn)電子化管理同樣也是比較重要的發(fā)展方向。

二、學(xué)校電子檔案管理措施

（一）分類管理。因?yàn)楫?dāng)前學(xué)校電子檔案管理工作面臨著多個(gè)方面的管理需求，相應(yīng)電子檔案的類型也較為繁雜，如此也就必然需要重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)分類管理，這也是提升各類電子檔案有效應(yīng)用的重要前提條件。結(jié)合電子檔案分類管理工作的落實(shí)，可以針對(duì)不同的電子檔案內(nèi)容安排不同的管理部門負(fù)責(zé)，比如學(xué)生成績等學(xué)習(xí)資料信息，則可以委托教務(wù)處負(fù)責(zé);而學(xué)生學(xué)籍檔案以及日常行為檔案資料等，則可以交由學(xué)生科負(fù)責(zé);團(tuán)委以及學(xué)生會(huì)的相關(guān)檔案資料則交由這些具體部門直接管理;財(cái)務(wù)科實(shí)現(xiàn)自身財(cái)務(wù)檔案資料的管理;后勤則負(fù)責(zé)學(xué)校各類物資的有效管理。這種分類管理模式可以較好提升電子檔案管理的效率，在后續(xù)電子檔案的應(yīng)用方面也具備明顯優(yōu)勢。當(dāng)然，如果后續(xù)涉及一些交叉應(yīng)用，則需要各個(gè)部門進(jìn)行相應(yīng)資料的有效提供，并且可以進(jìn)行直接匯總。

（二）完善規(guī)章制度。結(jié)合當(dāng)前學(xué)校電子檔案管理工作的開展，從規(guī)章制度層面予以完善同樣也是必備條件，完善可行的規(guī)章制度可以對(duì)相關(guān)電子檔案管理人員形成較強(qiáng)指導(dǎo)和約束，確保各項(xiàng)工作有序完成。這種規(guī)章制度的完善不僅僅需要關(guān)注于電子檔案資料的后續(xù)保存和調(diào)用環(huán)節(jié)，更加需要關(guān)注所有電子檔案資料的收集和獲取階段，確保電子檔案資料能夠準(zhǔn)確可靠。這也就需要在電子檔案資料的收交過程中進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，層層審查，針對(duì)其中存在的明顯混亂問題或者是錯(cuò)漏現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)調(diào)整修正，避免影響到后續(xù)電子檔案的實(shí)際應(yīng)用。對(duì)于后續(xù)電子檔案的查閱，同樣也需要構(gòu)建完善的規(guī)章制度，確保電子檔案的應(yīng)用更為合理規(guī)范，避免可能存在的嚴(yán)重混亂問題。

（三）優(yōu)化電子檔案管理必備條件。在學(xué)校電子檔案管理工作落實(shí)中，重點(diǎn)優(yōu)化電子檔案管理的各項(xiàng)硬件以及軟件條件必不可少。比如針對(duì)電子檔案管理所需要的相關(guān)計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，需要在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行逐步完善，確保相應(yīng)電子檔案可以實(shí)現(xiàn)較為理想的共享以及轉(zhuǎn)存，加大部門間的電子檔案協(xié)同管理。此外，對(duì)于電子檔案管理工作中涉及的所有計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)以及傳真機(jī)等硬件設(shè)備，同樣也需要切實(shí)做好充分準(zhǔn)備，保障電子檔案管理工作的執(zhí)行更為適宜。

（四）加大電子檔案保護(hù)力度。對(duì)于學(xué)校電子檔案管理工作的開展，除了要圍繞著電子檔案信息的應(yīng)用進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)外，還需要重點(diǎn)做好所有電子檔案信息的保護(hù)工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏風(fēng)險(xiǎn)。基于此，在日后電子檔案管理中，不僅僅要切實(shí)提升所有電子檔案管理人員的信息保護(hù)意識(shí)，還需要圍繞著整個(gè)管理流程進(jìn)行全面優(yōu)化防護(hù)，尤其是對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)，需要構(gòu)建完善的防護(hù)體系，杜絕電子檔案泄露以及被竊取問題。

三、結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校電子檔案管理工作在當(dāng)前面臨著較高的壓力，需要圍繞各個(gè)不同需求進(jìn)行針對(duì)性滿足，確保所有電子檔案資料都可以得到較好管控。在后續(xù)具體管理工作中，同樣也需要加大對(duì)硬件條件的更新和補(bǔ)充，規(guī)范各個(gè)管理流程，加大電子檔案保護(hù)力度。