從信息共享角度分析智慧商旅企業(yè)應(yīng)用

任騰云 張敏

摘 要：商旅管理對于大型企業(yè)集團是一項非?，嵥橥瑫r又耗費人工的事情，從差旅申請、差旅出行預(yù)訂、差旅報賬、財務(wù)核算、差旅費用支付全鏈條來看，傳統(tǒng)方式下各個階段的信息各自獨立，差旅相關(guān)信息橫向沒有貫通，縱向沒有融合，造成信息孤立，不能有效地將信息進行整合，人工重復(fù)處理差旅信息。尤其對于集中管控的企業(yè)來說，更是增加了人工成本、時間成本。如何結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)下新型技術(shù)，將企業(yè)差旅與第三方供應(yīng)商提供的服務(wù)進行有機整合，是當前每一個大中型集團企業(yè)都應(yīng)思考的問題。

關(guān)鍵詞：智慧商旅 商旅云 報銷系統(tǒng)

中圖分類號：F49 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2019）01（b）-039-03

大中型集團企業(yè)目前大都有員工報銷（報賬）系統(tǒng)，基本解決了員工的出差申請、財務(wù)報賬、資金支付、財會核算等。但是在差旅出行預(yù)訂以及集團企業(yè)內(nèi)部方面如何與自身系統(tǒng)有機融合還存在很多的信息共享以及集成方面的不足。

本文系統(tǒng)分析了大中型集團企業(yè)商旅管理的現(xiàn)狀，從信息共享角度，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新思維，研究智慧商旅所應(yīng)承擔(dān)的職能，尋找一條適合大中型集團企業(yè)差旅管控的方式，提出一套可以實現(xiàn)商旅管理全鏈條信息共享的模式，為全面提升集團企業(yè)商旅管理水平，提升精益化管理提供解決方案。

1 建設(shè)商旅管理系統(tǒng)意義

商旅管理信息化建設(shè)，在響應(yīng)政府八項規(guī)定、提升企業(yè)精益化管理水平、方便員工出行上都有積極的意義，本文主要從信息化共享角度來分析建設(shè)商旅管理的積極意義。

1.1 通過信息化共享，固化管理制度

近年來，各項巡視審計對出差超標準乘坐交通工具、超標準入住酒店等違反“八項規(guī)定”的問題關(guān)注度較高。智慧商旅的應(yīng)用可將差旅規(guī)則共享到智慧商旅平臺，實現(xiàn)差旅標準管控前置，能有效防范違規(guī)風(fēng)險，通過技術(shù)手段嚴格落實“八項規(guī)定”的要求。

1.2 共享第三方供應(yīng)商信息資源，實現(xiàn)精益化管理

（1）智慧商旅通過整合集團企業(yè)內(nèi)外部資源，將員工差旅相關(guān)的出差申請、費用標準、業(yè)務(wù)審批等信息共享到外部資源的機車票、酒店的預(yù)訂中，同時將差旅出行的實際信息又回傳到企業(yè)內(nèi)部的費用報銷、財務(wù)結(jié)算等系統(tǒng)功能中，實現(xiàn)商旅管理的全流程管理，有效提升管理效率。

（2）智慧商旅能充分發(fā)揮集團規(guī)?；瘍?yōu)勢，與航司、酒店、鐵路、用車等商務(wù)出行服務(wù)商進行價格談判、簽署合作協(xié)議，爭取更大議價空間，降低企業(yè)整體差旅費成本。同時將相關(guān)的協(xié)議信息、差旅成本信息共享到差旅標準、費用報銷、財務(wù)結(jié)算中，實現(xiàn)企業(yè)的費控管理。

（3）從集團管理層面，通過智慧商旅匯聚了全集團的差旅出行信息，智慧商旅可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)線上儲存與實時管控，能提供大數(shù)據(jù)整合和分析，更加準確、全面反映集團差旅費情況，為企業(yè)降本增效提供有力數(shù)據(jù)支撐，從而為分析集團的差旅成本、差旅績效提供大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。

1.3 提升員工差旅體驗

智慧商旅可為員工提供集“申請、預(yù)訂、報銷”于一體的商旅“一站式”服務(wù)平臺，實現(xiàn)員工出差的“免墊付、免發(fā)票、免報銷”的三免模式；同時利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)實現(xiàn)PC、手機和平板多界面移動預(yù)訂、審批與查看，在做到強管控、降成本的同時有效提高員工的使用便利性和差旅體驗。

2 商旅管理的探索與實踐

2.1 現(xiàn)狀分析

當前大中型集團企業(yè)的差旅模式基本還是差旅出行預(yù)訂與集團內(nèi)部的相關(guān)審批、報銷、核算、支付等系統(tǒng)相隔離，各自形成信息孤島，從費用控制上由于信息不共享，無法做到事前控制，事中的差旅出行預(yù)訂也不能得到及時預(yù)警，尤其有的員工對相關(guān)的制度不甚了解，造成超標出行，給后期的差旅報賬、財務(wù)核算以及支付帶來不必要的麻煩，如圖1所示。

2.1.1 出行信息單點登陸，無集成共享

員工出行飛機票預(yù)訂主要通過與集團企業(yè)簽約的第三供應(yīng)商或者個人用攜程、去哪兒、航空公司網(wǎng)站的APP預(yù)訂機票，需單獨登錄供應(yīng)商的網(wǎng)站；火車票預(yù)訂主要通過12306等購票APP軟件；通過酒店的網(wǎng)站或者APP預(yù)訂酒店；通過滴滴等出行軟件預(yù)訂個人用車。所有的出行都是單點登陸，在預(yù)訂中不能與差旅申請、差旅標準等信息集成、共享，形成橫向信息孤島，費用標準也無法管控。

2.1.2 無客戶端報銷功能

個人報銷沒有移動端應(yīng)用，沒有手機報銷及相關(guān)便捷功能（發(fā)票驗真，掃一掃等）。通過簽約供應(yīng)商預(yù)訂的差旅費用，可通過供應(yīng)商發(fā)月結(jié)賬單，由各個部門確認后統(tǒng)一提交報銷并支付，形成了出行信息與報賬信息的縱向孤島。

2.1.3 未形成信息閉環(huán)

前端出差申請、預(yù)訂、報銷沒有形成閉環(huán)，個人缺少行程管理（機票、酒店、報銷等）。差旅審批需要業(yè)務(wù)部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)、主管會計、財務(wù)部門經(jīng)理等一系列環(huán)節(jié)，審批流程過長、員工報銷周期長，占用大量的人工，致使大型集團企業(yè)人工成本上漲。

2.1.4 無大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，決策分析缺失

不能實時、準確地獲取相關(guān)費用數(shù)據(jù)，后臺智能分析和相關(guān)報表無數(shù)據(jù)支撐，無法支持管理層的相關(guān)決策（費用進度、成本控制等）。在做年度預(yù)算時只能采取預(yù)估手段評估差旅費用水平，差旅標準不能進行大數(shù)據(jù)分析，預(yù)算缺乏科學(xué)依據(jù)，不能彈性制定相關(guān)標準，如飛機票不同飛行地段的淡、旺、平季的合理價格、不同地區(qū)的酒店淡、旺、平季的價格水平等。

2.2 系統(tǒng)總體建設(shè)思路

2.2.1 差旅流程信息全程共享

將差旅業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)為線上實施全過程自動管控，實現(xiàn)出差申請、業(yè)務(wù)審批、差規(guī)控制、票務(wù)預(yù)訂、費用報銷、批量對賬、財務(wù)結(jié)算全流程自動貫通，從而完成差旅信息鏈全程融合。

2.2.2 制度信息源頭固化

將差旅出行的標準，如飛機乘坐要求、火車座位等級差旅標準、酒店住宿標準、差旅補貼等固化到智慧商旅中，通過差旅申請綁定整個行程，以便行程預(yù)訂中進行相關(guān)的控制以及預(yù)警。

2.2.3 差旅出行實時監(jiān)控

在員工出行預(yù)訂中，對于不滿足差旅標準的預(yù)訂直接拒收預(yù)訂或者警告，實現(xiàn)差旅標準的事中控制，減少后期的差旅審批、財務(wù)人員核對的工作強度，降低人工成本。

2.2.4 系統(tǒng)實現(xiàn)分布實施

由于智慧商旅涉及的內(nèi)容、以及集成點比較多，具體實現(xiàn)時需要分布實施。第一步先解決基礎(chǔ)建設(shè)問題，第二步利用共享后的大數(shù)據(jù)，進行相關(guān)的數(shù)據(jù)分析，為大中型集團企業(yè)制定差旅政策、降低差旅成本，為準確預(yù)算集團企業(yè)差旅成本提供決策分析數(shù)據(jù)，提升差旅管理精細化水平。

2.3 系統(tǒng)解決方案

分布實現(xiàn)智慧商旅的目標，主要分兩步走，第一步實現(xiàn)基本建設(shè)，完成應(yīng)用如圖2所示。

2.3.1 差旅申請管理

差旅出行前需要進行相關(guān)的申請，以差旅申請單為整個智慧商旅的信息龍頭，后續(xù)的出行預(yù)訂、報賬、核算、支付等均以此為基礎(chǔ)。在差旅申請中涵蓋了差旅出行人信息，同時攜帶了差旅人應(yīng)該享受的差旅級別、差旅標準，將實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層面關(guān)心的費用控制與管理的功能。

2.3.2 差旅出行管理

通過與第三方服務(wù)商的集成，在第三方服務(wù)商上的APP或者網(wǎng)站中，將差旅人的差旅審批單自動帶入，當差旅出行人在預(yù)訂機票、酒店、用車等環(huán)節(jié)時，能自動匹配其應(yīng)享受的差旅等級標準，避免超標準預(yù)訂，從而真正實現(xiàn)差旅標準的事中控制。

2.3.3 發(fā)票中心管理

建立票據(jù)中心模塊，集中管理用戶的各類發(fā)票票據(jù)信息，用戶通過選取對應(yīng)的票據(jù)信息快速提單報銷，并在報銷單審批通過后，通過移動端進行單據(jù)打印。發(fā)票信息主要有火車票、餐飲/住宿票/專車票、出租車票等。不同的發(fā)票通過不同的技術(shù)手段進行獲取。如通過拍照以及OCR識別技術(shù)獲取餐飲、住宿等的發(fā)票信息，通過微信導(dǎo)入、支付寶導(dǎo)入獲取微信以及支付寶的消費發(fā)票信息，通過郵件以及手工導(dǎo)入方式獲取在滴滴出行、電商網(wǎng)站等獲取的電子發(fā)票信息，通過發(fā)票中心的管理功能集中報銷發(fā)票信息，為后續(xù)的報賬、財務(wù)核算以及支付提供大數(shù)據(jù)共享服務(wù)。

2.3.4 智慧報銷管理

在發(fā)票中心管理的基礎(chǔ)上，將發(fā)票進行列表管理，同時對不同類別的發(fā)票信息進行結(jié)構(gòu)化處理?；疖嚻焙行畔⒅饕ǎ撼鲂腥掌?、起點、終點、乘車人姓名、身份證號、車次、座位等級、金額、車票圖像等；餐票信息主要包括就餐日期、發(fā)票抬頭、消費金額、就餐地點、就餐人數(shù)、開票公司、發(fā)票圖像等；住宿費發(fā)票包含信息有：入住時間、離店時間、房型、房價、消費明細、金額、發(fā)票圖像等；專車以及出租車包含乘車日期以及時間、金額、發(fā)票圖像等。依據(jù)結(jié)構(gòu)化的信息，為后續(xù)的報賬、資金支付提供結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)參考，實現(xiàn)差旅信息的縱向貫通，完成財務(wù)的自動核算。

2.3.5 費用控制管理

費用控制管理是將費用控制標準通過信息共享融入到智慧商旅的事前、事中、事后的管理中。事前控制（預(yù)防性控制）主要包括：在年初提前下達年度預(yù)算下達，同時分解到季度、月度期間費用，在月度費用中再分解到具體項目維度，實際費用發(fā)生時按照項目維度進行控制；事中控制主要指預(yù)訂過程中的申請審批、報銷過程中的憑證證明；事后控制（檢測性控制）主要是后期的財務(wù)核算和分析，循環(huán)和定時、不定時的檢查和審計。

第二步全面提升決策水平，實現(xiàn)的應(yīng)用如圖3所示。

（1）獨立的費用控制功能模塊。在一期建設(shè)的基礎(chǔ)上，將費控模塊單獨出來，確保費用控制能更好地落實到位，整合機票、酒店、約車、行程、報銷等全鏈條控制，能智慧地配置各項費控標準，同時共享到差旅的全過程環(huán)節(jié)，并且根據(jù)國家監(jiān)管規(guī)定、集團企業(yè)實際情況等，全流程、全范圍（組織范圍、業(yè)務(wù)范圍）動態(tài)地監(jiān)控差旅出行以及相關(guān)費控指標的落地。

（2）更豐富的數(shù)據(jù)分析及展現(xiàn)。提供多口徑、多維度、全視角的報表和智能分析報告，提升差旅數(shù)據(jù)中心分析能力，實時監(jiān)控全集團的差旅費用發(fā)生、預(yù)算執(zhí)行以及對比情況，將供應(yīng)商提供的服務(wù)、價格進行橫向比對，以獲取更高性價比的服務(wù)。

（3）更高的產(chǎn)品附加價值。在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，全面總結(jié)智慧商旅的運作，為企業(yè)制定年度預(yù)算提供及時、準確的差旅預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在做好集團智慧商旅管理的同時，借助智慧商旅強大的出行量以及獲取的價格優(yōu)勢，讓集團成員成為個人旅游出行的首選，使得集團員工也充分享受到智慧商旅獲取的宏利。在大中型集團企業(yè)內(nèi)部取得經(jīng)濟、管理效益的同時，將智慧商旅平臺推向社會，獲取更大的社會以及經(jīng)濟效益。

3 商旅管理未來需要解決的問題

目前大中型集團企業(yè)大部分已經(jīng)部署了員工報銷系統(tǒng)，能處理差旅、市內(nèi)交通費用、招待費用等的報銷。智慧商旅是將差旅這塊費用的報銷與第三方服務(wù)商整合，從而形成了差旅出行的信息完整鏈條，但不能處理市內(nèi)交通費、招待費等費用的報賬，未來需要將員工報賬系統(tǒng)、智慧商旅整合成一個整體，形成大中型集團企業(yè)的費用大數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)的價值。另外，隨著智慧商旅的建設(shè)，將增加與第三方服務(wù)供應(yīng)商的賬務(wù)核對工作，為了提升核對工作的效率，降低成本，可考慮引入機器人來完成事務(wù)性的工作。

4 結(jié)語

隨著智慧商旅在集團應(yīng)用的持續(xù)推進，集團企業(yè)將進一步推進與第三服務(wù)商的集成，借助集團企業(yè)龐大的差旅開支，逐漸提升在議價能力上的話語權(quán)。不僅在成本上獲得優(yōu)勢地位，在獲取第三方服務(wù)質(zhì)量方面也能取得先機，在信息共享的平臺上，進一步挖掘智慧商旅的價值。