新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化分析

鄧婉萍

【摘要】：隨著我國當前社會的不斷迅猛發(fā)展，檔案管理的工作內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用于當前社會的要求，為了滿足當前對檔案管理日益提高的需求，需要不斷的對檔案管理的方法進行完善，以期能夠提高檔案管理的能力。通過對當前檔案管理工作的規(guī)范化水平進行分析，結(jié)合檔案管理工作的各項要求，提出當前對檔案管理工作不斷規(guī)范化的相關(guān)方法。

【關(guān)鍵詞】：新形勢 檔案管理 規(guī)范化

由于檔案管理是企事業(yè)單位日常管理工作中非常重要的一部分，具備相應(yīng)的參考依據(jù)，所以事業(yè)單位需要加強對檔案的日常管理工作。隨著我國當前檔案管理的不斷快速發(fā)展，這使得檔案管理的相關(guān)內(nèi)容非常繁雜。同時也對檔案管理提出了新的要求。為了滿足當前對檔案管理日益提高的要求，工作人員需要結(jié)合實際的情況完善梳理檔案管理的工作流程。做好檔案管理工作有利于提高企業(yè)單位的工作效率，從而使得企業(yè)在激烈的競爭市場中具有競爭力。

一、當前檔案管理工作中存在的問題

1.1? 檔案資料面臨著缺損的情況

企事業(yè)單位中常常存在著檔案缺失的情況。由于檔案管理人員在日常的檔案管理工作過程中，沒有對檔案管理引起足夠的重視，這使得檔案管理的方法存在著一定的不完善。例如對檔案的整理不及時，沒有加強對檔案保管的環(huán)境管理等等，這將會導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損壞的情況，從而對檔案管理工作產(chǎn)生影響。

1.2? 企業(yè)管理制度不完善

結(jié)合當前我國企事業(yè)檔案管理工作的實際情況，存在著很多企業(yè)沒有完善的檔案管理流程。由于檔案管理人員在日常的檔案管理過程中沒有完善的制度遵循，這使得檔案管理工作難以正常開展，從而使得檔案管理工作存在著非常多的疏漏。由于檔案管理制度的不完善，這使得檔案管理崗位沒有引起足夠的重視，這使得檔案管理人員的精力不斷被分散，從而使得檔案管理工作人員難以落實檔案管理工作的相關(guān)要求。

1.3? 檔案管理人員綜合能力有待提高

存在著部分企事業(yè)單位沒有充分重視檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作相對簡單，從而沒有加強對檔案的日常管理，這使得企事業(yè)單位的檔案管理水平難以得到提高。由于企業(yè)在日常的檔案管理工作中，沒有結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展需求，沒有不斷培養(yǎng)相關(guān)人員的規(guī)劃，從而使得企業(yè)的檔案管理人員綜合能力相對較低，這不利于企事業(yè)單位的檔案管理工作。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化的方法

2.1? 不斷完善企業(yè)的檔案管理工作制度

我國應(yīng)當不斷的加強對檔案管理工作的重要性強調(diào)，使得事業(yè)單位應(yīng)當充分意識到檔案管理工作的重要性。相關(guān)部門可以下發(fā)相關(guān)文件來進行宣導(dǎo)，使得事業(yè)單位能夠充分意識到檔案管理在日常管理工作的重要性。完善的檔案管理制度是確保各個部門正常開展工作的保障，為了提高檔案管理工作的規(guī)范性，我們需要充分認識到企業(yè)當前的現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃，制定出完善的檔案管理制度。由于檔案信息的保密工作對于企業(yè)非常重要，所以企業(yè)應(yīng)當加強企業(yè)檔案信息管理權(quán)限的制定，使得檔案管理工作能夠促使企業(yè)快速發(fā)展。

2.2? 提升企業(yè)檔案管理人員綜合能力

擁有扎實的檔案管理專業(yè)知識和豐富的檔案管理經(jīng)驗對于企業(yè)的檔案管理工作有著非常重要的影響。企事業(yè)單位應(yīng)當從人員招聘開始加強相關(guān)工作，在人員錄用的時候，應(yīng)當充分了解相關(guān)人員的工作能力，結(jié)合該人員過往的工作經(jīng)驗進行判斷，確保選用滿足相關(guān)崗位需要的人員。相關(guān)人員還應(yīng)當加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過對工作人員的不斷培訓(xùn)，能夠使得檔案管理工作人員學(xué)習(xí)到先進的檔案管理方法，從而提高企業(yè)的檔案管理水平。在對相關(guān)人員進行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當結(jié)合企業(yè)的長遠發(fā)展目標和檔案管理中存在的問題進行培訓(xùn)。在結(jié)合企業(yè)長遠發(fā)展目標進行培訓(xùn)的時候，應(yīng)當使得企業(yè)的檔案管理人員的專業(yè)能力得到不斷的提升，使得相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)越來越高。針對檔案管理中存在的問題進行培訓(xùn)的主要目的是就解決檔案管理過程中的實際問題。通過結(jié)合企業(yè)的長遠發(fā)展目標和檔案管理中存在的問題進行培訓(xùn)，能夠使得檔案管理工作人員的專業(yè)能力和工作能力都能夠得到快速的提升。

2.3? 不斷對檔案管理方法進行創(chuàng)新

伴隨著當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化成為檔案管理的必然選擇。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對檔案進行有效的管理，能夠使得檔案管理工作的效率快速提升，還能夠保障紙質(zhì)檔案的完好，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。事業(yè)單位應(yīng)當及時了解市面上新的檔案管理方法，投入足額的資金完善檔案管理所需要的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，對在當前檔案管理過程中進行創(chuàng)新的人員進行鼓勵。企業(yè)還需要及時的了解當前先進的檔案管理方法，結(jié)合企業(yè)的實際情況來加強對檔案的管理，結(jié)合計算機技術(shù)來梳理單位中龐大數(shù)量的檔案，并對相關(guān)檔案資料進行快速分析，從而能夠確保企事業(yè)單位能夠快速的依照檔案分析的結(jié)果來對企業(yè)當前的日常經(jīng)營做出調(diào)整，使得企業(yè)長遠發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案信息管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的作用，企事業(yè)單位的負責人需要在日常工作中加強對檔案管理的認識。通過不斷完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理的方法以及提高從業(yè)人員的綜合能力來保障企業(yè)檔案管理工作的不斷完善。

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