充分發(fā)揮教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用

彭莉

摘 要：本文主要論述了教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)工作中的重要作用，闡述了如何才能將教學(xué)秘書的作用發(fā)揮到最大，為高職院校教學(xué)管理工作的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;作用

近年來，高職院校教學(xué)管理模式已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變，由過去教務(wù)處直接統(tǒng)管模式逐漸過渡到以專業(yè)群為單位的二級學(xué)院管理模式，因此對教育管理者的要求也越來越高。教學(xué)秘書作為基本教學(xué)管理人員，是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的助手，是教務(wù)信息管理的中間環(huán)節(jié)，發(fā)揮著不可替代的作用。教學(xué)秘書的工作質(zhì)量會直接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，因此，科學(xué)認(rèn)知教學(xué)秘書工作的職責(zé)和作用，如何將其職能發(fā)揮到最大，具有明顯的現(xiàn)實意義。

一、教學(xué)秘書的作用

1、負(fù)責(zé)教學(xué)日常運行管理

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是在院系領(lǐng)導(dǎo)與教務(wù)處的指導(dǎo)下，對基層教學(xué)活動進行有序監(jiān)督和合理安排，保證每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)能夠有序開展。具體任務(wù)包括：一是要根據(jù)教學(xué)大綱的要求，收集各任課教師制訂出的教學(xué)授課計劃、教案與講稿，包括理論教學(xué)與實習(xí)實訓(xùn)，完成對學(xué)生的培養(yǎng)。二是要完成排課工作，根據(jù)學(xué)校學(xué)生數(shù)量、教師數(shù)量、現(xiàn)有的教室數(shù)量合理的安排上課時間及地點。三是要重視期末考試和補考工作，認(rèn)真安排考試時間、地點和工作人員等。四是要負(fù)責(zé)畢業(yè)生的各方面工作，要協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯及資料收集工作。五是要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理的檢查、落實和督促工作，保證教學(xué)秩序正常運行。六是要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍管理及考試違紀(jì)處理工作。七是要協(xié)助教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)做好每學(xué)期教師工作量的考核工作等。教學(xué)秘書的工作繁重而復(fù)雜，必須要有清晰的頭腦，合理的計劃和安排。

2、具有溝通協(xié)調(diào)的作用

教學(xué)秘書在教學(xué)管理中需要經(jīng)常與院校領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處等各個部門溝通聯(lián)系，尤其是要與本部門師生進行聯(lián)系，因此要有較強的溝通交流能力。這主要體現(xiàn)在兩個方面，一是負(fù)責(zé)學(xué)校教務(wù)處到二級院系教學(xué)工作方面的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。需要及時將各部門發(fā)放的教學(xué)任務(wù)準(zhǔn)確的傳導(dǎo)到院系領(lǐng)導(dǎo)和師生手中，并將任務(wù)執(zhí)行情況和信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為教學(xué)活動的順利進行提供有效的保障。二是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本院系的教學(xué)任務(wù)和工作。教學(xué)秘書需要時刻與本院系的專兼職教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員和其他行政人員保持聯(lián)系，將教師的調(diào)課與停課通知進行傳達，將學(xué)籍變化情況、違紀(jì)情況與輔導(dǎo)員進行溝通，協(xié)助雙方信息共享等。教務(wù)處、老師和學(xué)生是教學(xué)秘書要面對的三個群體，只有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好三者之間的關(guān)系，才能保證教學(xué)工作平穩(wěn)有序的開展。

3、具有參謀的作用

教學(xué)秘書的主要作用是參與日常的教學(xué)管理，保證教學(xué)秩序的正常運行，并根據(jù)平時收集的各種教學(xué)信息和情況，及時有效的向院系領(lǐng)導(dǎo)反饋，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)定期評價教師的教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的學(xué)習(xí)效果，提出自己的意見和建議，為院系領(lǐng)導(dǎo)正確的決策提供參考依據(jù)。因此，教學(xué)秘書具有幫助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作的作用。合格的高職院校教學(xué)秘書，一方面要對職業(yè)教育的教學(xué)流程、規(guī)律等要熟悉;另一方面，要對二級學(xué)院發(fā)展目標(biāo)、辦學(xué)情況、教師情況、學(xué)生情況要了解。此外，還要對各專業(yè)的人才培養(yǎng)方案、課程設(shè)置等也要熟悉，才能充分發(fā)揮教學(xué)秘書的參謀作用，促進高職院校教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

4、具有管理檔案信息的作用

在教學(xué)過程中，有大量的試卷、問卷調(diào)查、人才培養(yǎng)方案、會議記錄、研討記錄等教學(xué)資料需要收集整理，其中有很大一部分需要歸檔，為今后的檢查提供依據(jù)。這些教學(xué)信息都有很重要的價值和意義，需要教學(xué)秘書專門整合歸納起來。教學(xué)檔案的完整也是教學(xué)評估檢查的重要項目之一。所以，對于教學(xué)檔案的建立和保存工作，教學(xué)秘書要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能犯任何錯誤。

二、如何更好的促進教學(xué)秘書作用的發(fā)揮

1、學(xué)校應(yīng)加強對教學(xué)秘書崗位的重視

對于學(xué)校教學(xué)管理工作而言，教學(xué)秘書起著極其重要的作用。但是，在部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者眼中，并未重視教學(xué)秘書工作，僅是單一的認(rèn)為教學(xué)秘書就是在教學(xué)課程設(shè)置、排課、考試等工作中處理一些比較復(fù)雜的事情，只要崗位人員細(xì)心即可，對于能力方面的要求無需過高。正是這種想法和認(rèn)知的存在，導(dǎo)致教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的得不到發(fā)揮。建議各高職院校應(yīng)正確面對教學(xué)秘書的職責(zé)范圍、管理地位、發(fā)展困境等問題，加強對基層管理人員的重視，制定詳細(xì)的教學(xué)秘書管理辦法，加強教學(xué)管理隊伍建設(shè)，充分發(fā)揮教學(xué)秘書的重要作用。

2、學(xué)校應(yīng)加強對教學(xué)秘書崗位的激勵

當(dāng)前高職院校中擔(dān)任教學(xué)秘書的一般都是年輕人或者編制外人員，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，影響了教學(xué)秘書的工作積極性，他們的主觀能動性無法調(diào)動起來，相應(yīng)的主動服務(wù)意識也無法真正的體現(xiàn)。同時因其工作任務(wù)繁重、沒有晉升通道、待遇較低，使得教學(xué)秘書不斷地離職，嚴(yán)重影響了教學(xué)管理與運行。學(xué)校應(yīng)積極建設(shè)教學(xué)秘書隊伍，守好教學(xué)秘書崗位的入口，培養(yǎng)一支具有較高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的隊伍，為教學(xué)秘書創(chuàng)造出良好的工作氛圍。還要不斷提高教學(xué)秘書的待遇和地位，打通教學(xué)秘書的晉升通道，讓其有盼頭，有干頭，才能有效激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，增強教學(xué)秘書的工作責(zé)任感和榮譽感，提高學(xué)校整體管理水平。

3、增強教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力

為了增強教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力，應(yīng)加強對教學(xué)秘書的培訓(xùn)與考核。一是可以定期舉行各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可邀請做得好的教學(xué)秘書結(jié)合自身工作傳授經(jīng)驗，也可邀請教學(xué)管理方面的專家，普及基礎(chǔ)理論知識。通過培訓(xùn)活動的開展可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書日常工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決思路和辦法，促進教學(xué)秘書工作的順利進行。二是可以組織學(xué)校各院系、高職院校間教學(xué)秘書的交流，不斷拓寬教學(xué)秘書的工作視野，借鑒其他教學(xué)秘書好的工作經(jīng)驗，提升工作效率。三是要注重培訓(xùn)和考核兼顧，要對教學(xué)秘書進行一定形式的考核，督促教學(xué)秘書的成長。對考核優(yōu)秀的教學(xué)秘書給予一定的獎勵，在職稱評定和晉級時予以傾斜，以激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

三、結(jié)束語

教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理中起到了極為關(guān)鍵的作用，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)不斷加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，提高其地位，為教學(xué)秘書的發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。教學(xué)秘書自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合能力，為高職院校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

[1]焦玉萍.教學(xué)秘書參與教學(xué)管理的角色研究綜述.中小企業(yè)管理與科技.2019：92-93