數(shù)字檔案保管模式發(fā)展思路分析

文/龍口市檔案館 郝磊

近年來，隨著“放管服”改革事業(yè)的全面深化，為強化檔案集中統(tǒng)一管理制度，加快建設(shè)數(shù)字政府，打造一流的政務(wù)環(huán)境，山東省檔案局、檔案館嚴(yán)格按照國家檔案局部署要求，在省委、省政府的高度重視和政策支持下，著力于以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建智能、便捷、高效的政務(wù)生態(tài)。在此背景下，龍口市檔案館充分發(fā)揮檔案服務(wù)職能，聯(lián)合工信、發(fā)改等相關(guān)部門深入企業(yè)展開相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)及宣傳工作，針對不同企業(yè)的運營發(fā)展特點，協(xié)助其有序推進檔案室建設(shè)、檔案員培訓(xùn)、檔案科學(xué)化管理測評等工作，在提升數(shù)字檔案服務(wù)規(guī)范化和現(xiàn)代化水平的同時，為龍口市經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展及優(yōu)化營商環(huán)境創(chuàng)造了有利的先決條件。

一、山東省數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展進程

就目前的情況來看，山東省對檔案信息化建設(shè)發(fā)展方面的重視程度與日俱增，數(shù)字檔案館方面的建設(shè)始終處于全國前列，尤其是在系統(tǒng)建設(shè)與政策推動層面，均取得了較為突出的優(yōu)異成績。其中，在系統(tǒng)建設(shè)層面，青島市檔案局于2003年率先建成了全國首家數(shù)字檔案館；山東省檔案館于2008年建成國內(nèi)首家省級數(shù)字檔案館，并陸續(xù)建成了集電子文件中心、數(shù)字檔案館、自動化辦公于一體的數(shù)字檔案保管服務(wù)體系。而在政策推動層面，山東省檔案局是2010年《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的起草單位之一，且與國家檔案局并列。之后，山東省檔案局先后出臺的《山東省省直單位電子檔案進館辦法》（魯檔發(fā)〔2015〕63號）、《關(guān)于加快推進縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》《數(shù)字山東發(fā)展規(guī)劃（2018-2022）》等文件明確指出，山東省檔案館認真貫徹落實國家檔案局部署要求，始終堅持“走在前列、全面開創(chuàng)”的發(fā)展策略，努力創(chuàng)造出一條具有山東特色的數(shù)字檔案館創(chuàng)建之路。由此可見，檔案館要想更好地推進數(shù)字檔案保管模式發(fā)展，必須充分意識到數(shù)字檔案管理建設(shè)的必要性，在積極響應(yīng)本省數(shù)字檔案館建設(shè)政策號召的同時，積極探索創(chuàng)新優(yōu)化數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展路徑，從而為廣大人民群眾提供更高水平的檔案利用服務(wù)。

二、數(shù)字檔案保管模式創(chuàng)新發(fā)展的必要性

（一）有利于提升檔案利用服務(wù)工作整體水平。數(shù)字檔案保管模式的創(chuàng)新發(fā)展，一方面，可以通過在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)復(fù)合檢索、二次檢索等模塊，幫助檔案查閱人員快速檢索到具體的檔案資料或原文鏈接，即在系統(tǒng)中輸入相關(guān)檔案信息的成文日期、責(zé)任者、文件題名等關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息，便可查詢到全部信息，進一步提升檔案信息的利用效率、查準(zhǔn)率和查全率，努力為社會公眾提供更加高效、便捷的檔案檢索服務(wù)；另一方面，能夠依托網(wǎng)絡(luò)管理平臺，徹底改善傳統(tǒng)檔案管理模式下的“孤本”限制，不斷拓展檔案信息的利用空間，確保檔案信息利用者可以通過廣域網(wǎng)或計算機局域網(wǎng)進行檔案信息的異地查閱和傳輸，有利于檔案利用服務(wù)工作整體水平的提升。

（二）有利于確保檔案實體原件的安全和完整。以往的檔案信息保存保管模式普遍以紙質(zhì)版形式為主，不僅需要檔案管理單位設(shè)置專門的檔案室或檔案館，還要指派專業(yè)檔案管理人員進行相關(guān)檔案信息的采集、整理、歸檔和處理，增加了檔案資源的管理成本，還可能會因檔案室濕度、溫度等因素而出現(xiàn)紙質(zhì)版檔案發(fā)黃、受損等問題，不利于保障紙質(zhì)檔案信息的完整和真實。通過將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，并對現(xiàn)行的檔案保管模式加以創(chuàng)新，既能夠大大減少對庫存檔案原件的復(fù)印次數(shù)和調(diào)閱次數(shù)，有效解決紙質(zhì)版檔案在反復(fù)利用和保存保管方面的矛盾，又能夠在數(shù)字檔案加工期間對已破損、易碎、易褪色的檔案進行及時搶救修復(fù)，再通過對這類紙質(zhì)版檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，切實保障檔案實體原件的安全和完整。

（三）有利于提高數(shù)字檔案的綜合服務(wù)能力。在數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展進程中，始終堅持“以人為本”的檔案服務(wù)理念，對現(xiàn)行的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及服務(wù)模式進行優(yōu)化，能夠在開發(fā)利用珍貴檔案信息資源的基礎(chǔ)上，客觀反映城市的發(fā)展變遷，進而為處理各類突發(fā)或糾紛事件提供一定的合理化建議。不僅如此，利用數(shù)字檔案保管模式，可以全面整合現(xiàn)有的檔案信息資源，并通過積極吸納數(shù)字化民生檔案信息，創(chuàng)建專題民生檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，進而為本市人民群眾解決一系列的民生問題，最大限度地維護廣大人民群眾的合法權(quán)益，提高數(shù)字檔案的綜合服務(wù)能力。

三、推動數(shù)字檔案保管模式創(chuàng)新發(fā)展的具體思路

（一）構(gòu)建自上而下的政府引導(dǎo)機制。目前，我國相關(guān)部門在實際的數(shù)字檔案館建設(shè)進程中，數(shù)字檔案保管模式的探索普遍呈現(xiàn)出較強的自發(fā)性與隨意性，且缺少集中統(tǒng)一的長效化發(fā)展規(guī)劃及管控，不利于我國數(shù)字檔案資源整體管控及發(fā)展的體系化和規(guī)范化。首先，從地方政府層面講，如果想更好地推動數(shù)字檔案保管模式的創(chuàng)新及發(fā)展，必須構(gòu)建自上而下的政府引導(dǎo)機制。對此，龍口市將數(shù)字檔案館建設(shè)納入信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，探索適合實施數(shù)字檔案管理建設(shè)的可行性研究報告，確定數(shù)字檔案分布式保管與集中式保管的具體范疇。市檔案局對近年來上級檔案工作會議精神和部署要求加以研究，結(jié)合龍口市檔案館的數(shù)字檔案保存保管現(xiàn)狀，嚴(yán)格按照國家、省、市檔案部門信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，加快推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的提質(zhì)增效，以促進檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展。其次，在政府主管部門的引導(dǎo)下，龍口市檔案館構(gòu)建了專門的數(shù)字檔案管理機制，選派高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員全面負責(zé)數(shù)字檔案模式創(chuàng)新優(yōu)化的全部事宜，同時在嚴(yán)格遵循相關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)章政策下，與有保密資質(zhì)的數(shù)字化專業(yè)公司通力合作，構(gòu)建專業(yè)的計算機數(shù)字化系統(tǒng)，通過創(chuàng)建多保管場景下的檔案資源互聯(lián)機制，實現(xiàn)對各種檔案信息的集成化精細化管理。最后，建立了部門聯(lián)動機制。在成立龍口市各部門單位檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，定期組織相關(guān)部門單位召開檔案工作會議，認真落實數(shù)字中國建設(shè)重大戰(zhàn)略部署，深入學(xué)習(xí)《“十四五”數(shù)字強省建設(shè)規(guī)劃》《數(shù)字山東發(fā)展規(guī)劃》《數(shù)字機關(guān)建設(shè)工作方案》等政策文件，定期交流協(xié)調(diào)相關(guān)工作，有序推進各級檔案館的數(shù)字檔案歸檔及管理工作，進而為數(shù)字檔案保管模式發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（二）強化數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)保障。鑒于數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展本身就是一項兼具復(fù)雜性與專業(yè)性的系統(tǒng)化工程，除了需要構(gòu)建完善的機制之外，還應(yīng)充分考慮到不同發(fā)展背景下數(shù)字檔案的利用需求、技術(shù)環(huán)境、檔案室（館）保管能力、政府機構(gòu)改革、檔案管理體制等多方因素的變革。根據(jù)時代發(fā)展需要，有針對性地強化數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)保障。對此，龍口市檔案館主要從以下幾個方面入手：第一，加大了專項資金支持和軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。向財政申請專項資金，引入先進的數(shù)字掃描儀、服務(wù)器、磁盤陣列等硬件設(shè)施設(shè)備，對現(xiàn)行的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行升級更新，不斷完善數(shù)字檔案信息資源數(shù)據(jù)建設(shè)，確保數(shù)字檔案館硬件水平得以提升。第二，加強對民生檔案管理的重視程度。龍口市檔案館在具體工作中，圍繞農(nóng)村房產(chǎn)、職稱評審、單位調(diào)動、家庭關(guān)系證明等涉及民生且群眾利用率較高的檔案，在系統(tǒng)中設(shè)置專題目錄，以方便有需要的群眾對相關(guān)檔案進行有針對性的檢索利用。第三，通過現(xiàn)場調(diào)研、實地考察等方式，積極汲取周邊縣市的相關(guān)經(jīng)驗，結(jié)合自身實際，持續(xù)推進數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化、一體化建設(shè)。

（三）完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著數(shù)字檔案建設(shè)的不斷推進和完善，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)已逐漸演變?yōu)橥诰驒n案信息價值、提高檔案資源利用效率的重要載體。因此，不僅需要對現(xiàn)行數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計和系統(tǒng)架構(gòu)進行優(yōu)化，還應(yīng)不斷完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在推動檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，龍口市檔案館利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)創(chuàng)建更加高效、便捷的檔案數(shù)據(jù)信息管理中心，以實現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，進而為提高數(shù)字檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新數(shù)字檔案保管模式提供強有力的技術(shù)支持。首先，龍口市檔案館從健全安全保障體系的角度入手，積極建立和完善涵蓋數(shù)字資源管理、機房管理、設(shè)備管理、人員管理和安全管理的規(guī)章制度，以實現(xiàn)對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源的安全保障，并安排專人對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)安全等級加以測評，結(jié)合實際的考察結(jié)果，在現(xiàn)行系統(tǒng)中增設(shè)指紋識別、多角度監(jiān)控等多重防護手段，以達到提高數(shù)字檔案安全防范水平的目的，最大限度地防范因數(shù)字檔案丟失或被篡改的風(fēng)險隱患。其次，應(yīng)用智能化、虛擬化技術(shù)手段，將庫房管理、編研開發(fā)、開放鑒定等業(yè)務(wù)納入數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實現(xiàn)以往人工管理模式向智能化管理模式的過渡、轉(zhuǎn)型。同時，還對現(xiàn)有的濕溫度控制系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行整合，積極構(gòu)建高度集成的數(shù)字檔案管理平臺，進一步優(yōu)化系統(tǒng)功能，不斷提高檔案信息的檢索查閱效率及服務(wù)效果。最后，深化檔案信息的開發(fā)利用，持續(xù)推進檔案資源開發(fā)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的深度融合，為各級各部門政務(wù)服務(wù)應(yīng)用及輔助決策提供準(zhǔn)確、可靠的參考資料，努力開創(chuàng)數(shù)字檔案保管與大數(shù)據(jù)融合發(fā)展的新格局。

（四）加強高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)。為持續(xù)推進數(shù)字檔案保管模式發(fā)展，僅靠完善相關(guān)基礎(chǔ)保障及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)顯然是不夠的，還應(yīng)根據(jù)不同時期的數(shù)字檔案保管要求，加強高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)，從根源上提升各級檔案館的數(shù)字化檔案保管水平。一方面，加大宣傳引導(dǎo)。在現(xiàn)代化技術(shù)更新迭代的環(huán)境下，引導(dǎo)各機關(guān)企事業(yè)單位檔案管理人員主動轉(zhuǎn)變陳舊、滯后的管理理念和思維模式，加大對數(shù)字檔案保管模式的深入了解，積極探索適合本地本部門數(shù)字檔案保管模式的發(fā)展路徑。為此，龍口市檔案館根據(jù)數(shù)字檔案保管需要，加大對計算機網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)秀人才引進力度，廣泛吸納、引入兼具數(shù)字檔案保管經(jīng)驗和現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，持續(xù)優(yōu)化館內(nèi)的從業(yè)人員結(jié)構(gòu)；另一方面，針對全市機關(guān)單位和鎮(zhèn)街區(qū)現(xiàn)有的檔案管理人員，通過定期組織專業(yè)化、系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識講座等多種活動形式，為檔案相關(guān)從業(yè)人員傳授最新的檔案管理知識、經(jīng)驗和技能，進一步強化現(xiàn)有檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專項技能，使其更好地完成自身的本職工作。另外，龍口市檔案館還建立健全了責(zé)任追究機制及考察機制，鼓勵館內(nèi)人員積極撰寫相關(guān)專業(yè)論文和信息報道，參加系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理研討會和上級組織的檔案培訓(xùn)交流活動，持續(xù)錘煉館內(nèi)檔案管理人才隊伍的整體素質(zhì)。通過加強與其他縣市檔案館的高效溝通及交流，不斷汲取優(yōu)秀的數(shù)字檔案保管模式和管理經(jīng)驗，并結(jié)合本館的實際情況和發(fā)展現(xiàn)狀，對現(xiàn)行的工作機制加以優(yōu)化創(chuàng)新，組建一支符合數(shù)字檔案保管模式發(fā)展需要的高素質(zhì)檔案人才隊伍，為后續(xù)推動數(shù)字檔案發(fā)展創(chuàng)新夯實人才根基。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案保管模式的創(chuàng)新發(fā)展尤為重要，是新時期全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平，持續(xù)推進數(shù)字檔案建設(shè)統(tǒng)一部署的關(guān)鍵所在。因此，檔案館必須高度重視數(shù)字檔案管理模式的創(chuàng)新優(yōu)化，正確認識加快數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)實意義，圍繞本區(qū)域社會需求，通過構(gòu)建自上而下的政府引導(dǎo)機制，強化數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)保障，完善檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)等，加快推進數(shù)字檔案保管模式的創(chuàng)新變革。在保證數(shù)字檔案保管模式與時代發(fā)展相契合的同時，助力推動我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。