PDCA循環(huán)管理在推動醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果研究

摘 要：目的：對PDCA循環(huán)管理在推動醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進行調(diào)研和分析。方法：選擇2016年1月到2019年1月我院整理的114份檔案，其中，將2016年1月到2017年7月（該時間段的醫(yī)院檔案室還未實行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為對照組（57份）;將2017年8月到2019年1月（該時段的醫(yī)院檔案室已經(jīng)實行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為觀察組（57份）。對照組內(nèi)的檔案采用傳統(tǒng)檔案管理方法，觀察組內(nèi)的檔案采用PDCA循環(huán)管理方法。觀察并對比兩組檔案管理正確率情況。結(jié)果：觀察組檔案管理的正確率96.49%明顯高于對照組84.21%（P<0.05）。結(jié)論：在醫(yī)院檔案室管理中，采用PDCA循環(huán)管理方式能有效規(guī)范檔案室管理人員的行為，提高檔案管理的有效率，值得在臨床治療中推廣。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)管理;檔案管理;應(yīng)用效果

醫(yī)院檔案室是醫(yī)院的資料庫，在醫(yī)院中占有重要位置。然而由于醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容繁雜、管理人員數(shù)量較少，使得檔案管理人員在工作中存在效率不高、質(zhì)量較低等情況，如何提高醫(yī)院檔案管理水平，改善醫(yī)院檔案管理所存在的問題是醫(yī)院上層管理人員需要思考的問題。有研究表明PDCA循環(huán)管理能有效解決醫(yī)院檔案管理存在的問題，提高檔案的利用率。對此，本文就PDCA循環(huán)管理在推動醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進行調(diào)研和分析，具體如下。

一、資料與方法

1.一般資料

選擇2016年1月到2019年1月我院整理的114份檔案，排除不符合標準、不愿參與此次調(diào)研的檔案。其中，將2016年1月到2017年7月（該時間段的醫(yī)院檔案室還未實行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為對照組（57份）;將2017年8月到2019年1月（該時段的醫(yī)院檔案室已經(jīng)實行PDCA循環(huán)管理）的數(shù)據(jù)作為觀察組（57份）。對照組檔案中人事檔案23例，技術(shù)檔案13例，業(yè)務(wù)檔案9例，行政檔案6例，醫(yī)藥檔案4例，聲像檔案2例。觀察組檔案中人事檔案24例，技術(shù)檔案12例，業(yè)務(wù)檔案10例，行政檔案6例，醫(yī)藥檔案4例，聲像檔案1例。兩組研究對象的一般資料無差異（P>0.05），可作比較。

納入標準：①本次研究所抽取的檔案接經(jīng)過本人同意，并自愿參加此次調(diào)研，且全部簽署知情同意書;②所有檔案保存完整，且符合檔案管理的標準;③檔案室所有管理人員積極配合此次調(diào)研工作。

2.方法

對照組內(nèi)的檔案采用傳統(tǒng)檔案管理方法，觀察組內(nèi)的檔案采用PDCA循環(huán)管理方法，主要包括以下幾個方面：

（1）P（Plan）計劃階段：計劃階段是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)階段，為醫(yī)院檔案管理的整個運轉(zhuǎn)提供了方案支持，該階段主要分為三點：一是成立檔案管理小組，小組成員為各科室優(yōu)秀檔案管理人員，若是小組成員出現(xiàn)變動應(yīng)立即進行調(diào)整;二是在年末歲初的時候制定工作計劃，并及時向醫(yī)院上層管理人員報告。

（2）D（Do）執(zhí)行階段：①建立健全績效考核制度和獎懲制度，調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和主動性;分工明確，細化員工職責(zé)，提高檔案管理人員的責(zé)任感;定期組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其掌握檔案管理的各項規(guī)章制度，提高實際操作能力。②檔案管理人員要及時將資料歸檔，做到檔案資料分類正確、資料完整、外觀有序，管理人員在工作中勿拖拉;避免出現(xiàn)檔案資料丟失等情況。

（3）C階段（Check）檢查階段：建立健全檔監(jiān)督和管理制度，加強對醫(yī)院檔案資料的控制和監(jiān)督。在檔案管理過程中，將制定的年度工作計劃以及檔案管理標準作為參照物，仔細檢查和核對各階段任務(wù)完成情況，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題與安全隱患，并及時解決問題或調(diào)整年度工作計劃。

（4）A（Action）處理階段：該階段又可稱之為持續(xù)改進階段，處理階段存在于執(zhí)行階段和檢查階段。加強對檔案管理人員的管理力度，強化工作員工的履職能力。定期組織工作人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)工作人員自學(xué)的能力，醫(yī)院管理人員要多為員工提供學(xué)習(xí)機會，比如邀請專家到本院開展座談會或技術(shù)指導(dǎo)、派遣員工外出參加學(xué)術(shù)交流會或出國深造等。提高醫(yī)院檔案信息化水平，除了提高醫(yī)療設(shè)備的水平以外，醫(yī)院還要在檔案室投入一定的經(jīng)費，為檔案室配置相應(yīng)的電子設(shè)備，打造數(shù)字化檔案庫，逐步提高檔案資料的利用率，延長檔案資料的保管期限。

3.觀察指標

（1）檔案管理正確率，判斷標準：采用問卷調(diào)查方式評估檔案正確率，滿分為10分，8-10分則表示正確;5-7分則表示達標;0-4分則表示不合格。

4.統(tǒng)計學(xué)方法

采用SPSS21.0分析，計量資料以（±s）表示，經(jīng)t檢驗，計數(shù)資料經(jīng)x2檢驗，以（%）表示，差異有統(tǒng)計學(xué)意義為P<0.05。

二、結(jié)果

兩組檔案管理正確率對比

觀察組檔案管理的正確率96.49%明顯高于對照組84.21%（P<0.05），見表1。

三、討論

檔案管理室是醫(yī)院的機密機構(gòu)，對于醫(yī)院具有重要的作用和價值，因此，醫(yī)院檔案管理不僅需要嚴格的規(guī)章制度進行管理，還需要更為科學(xué)的管理方法。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前醫(yī)院檔案管理中存在著許多問題，而導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的原因包括四個方面：（1）醫(yī)院上層管理者對檔案管理的重視力度不大，由于檔案管理室是一個非盈利部門，不會對醫(yī)院造成嚴重的損害，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對其不夠重視。（2）管理設(shè)備陳舊、落后。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案室無過多的資金更換設(shè)備，從而影響了檔案管理的質(zhì)量。（3）檔案管理人員能力水平參差不齊，檔案管理人員往往是一些辦公室的兼職人員，并沒有專業(yè)的管理人員，導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)問題。（4）檔案管理方式缺乏創(chuàng)新是影響檔案管理質(zhì)量的重要原因。

本文針對PDCA循環(huán)管理在推動醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果進行調(diào)研和分析，PDCA循環(huán)管理是一種比較全面的管理方法，在臨床實踐中取得了較好的成績，目前已被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)。PDAC循環(huán)管理模式主要包括四個階段，分別是Plan（計劃）階段、Do（實施）階段、Check（檢查）階段以及Action（處理）階段，四個階段相輔相成、相互影響。本次研究中通過對檔案管理實行PDCA循環(huán)管理模式，進一步完善了醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度，提高了管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)了檔案管理設(shè)備的數(shù)字化。本次研究結(jié)果顯示，觀察組檔案管理的有效率94.74%明顯高于對照組，檔案管理的正確率96.49%明顯高于對照組84.21%（P<0.05），這說明PDCA循環(huán)管理模式在檔案管理中的效果顯著。

綜上所述，在醫(yī)院檔案室管理中，采用PDCA循環(huán)管理方式能有效規(guī)范檔案室管理人員的行為，提高檔案管理的有效率，值得在臨床治療中推廣。

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基金項目：本文為萬寧市人民醫(yī)院2018年海南省萬寧市科技和工業(yè)信息產(chǎn)業(yè)局科研項目，項目編號：2018wnkj03。

作者簡介：陳少婷（1979-），女，漢族，海南萬寧人，本科學(xué)歷，館員，海南省萬寧市人民醫(yī)院，醫(yī)院檔案管理。