工作流系統(tǒng)淺談

馬凌瀟?叢林

摘 要 目前大多數(shù)企業(yè)通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了“準確的數(shù)據(jù)信息”和“業(yè)務(wù)流程規(guī)范化”目標。但是，對于“業(yè)務(wù)流程管控”的目標，大多數(shù)企業(yè)還存在 “系統(tǒng)外簽字流程”和“系統(tǒng)內(nèi)審批流程”并存的實施結(jié)果，甚至隨著時間的推移逐漸放棄了系統(tǒng)的控制功能。以工作流系統(tǒng)提供的流程信息為分析基礎(chǔ)，可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運作流程的瓶頸，為業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供依據(jù)。同時企業(yè)內(nèi)部審計制度也要求通過系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程控制。

關(guān)鍵詞 工作流;架構(gòu);內(nèi)部審計

概述

目前大多數(shù)企業(yè)通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了“準確的數(shù)據(jù)信息”和“業(yè)務(wù)流程規(guī)范化”目標。但是，對于“業(yè)務(wù)流程管控”的目標，大多數(shù)企業(yè)還存在 “系統(tǒng)外簽字流程”和“系統(tǒng)內(nèi)審批流程”并存的實施結(jié)果，甚至隨著時間的推移逐漸放棄了系統(tǒng)的控制功能。以工作流系統(tǒng)提供的流程信息為分析基礎(chǔ)，可以發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)運作流程的瓶頸，為業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供依據(jù)。同時企業(yè)內(nèi)部審計制度也要求通過系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程控制。

1工作流（WorkFlow）

工作流（WorkFlow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機中以恰當?shù)哪Ｐ瓦M行表示并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的任務(wù)。我們可以將整個業(yè)務(wù)過程看作是一條河，其中流過的河水就是待審核的表單。工作流屬于計算機支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現(xiàn)協(xié)同工作的。

采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統(tǒng)計報表功能則不能實現(xiàn)。而采用工作流系統(tǒng)，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，大大提高了效率，實現(xiàn)了知識管理，提升公司的核心競爭力[1]。

2工作流引擎（Workflow Engine ）

例如開發(fā)一個系統(tǒng)最關(guān)鍵的部分不是系統(tǒng)的界面，也不是和數(shù)據(jù)庫之間的信息交換，而是如何根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)出符合實際需要的程序邏輯并確保其穩(wěn)定性、易維護性（模塊化和結(jié)構(gòu)化）和彈性（容易根據(jù)實際業(yè)務(wù)邏輯的變化做出程序上的變動，例如決策權(quán)的改變、組織結(jié)構(gòu)的變動和由于業(yè)務(wù)方向的變化產(chǎn)生的全新業(yè)務(wù)邏輯等等）。 Workflow 引擎解決的就是這個問題：如果應用程序缺乏強大的邏輯層，勢必變得容易出錯（信息的路由錯誤、死循環(huán)等等）[2]。

3工作流整體特征

（1）使用Web界面的工作流引擎，審批界面友好。

（2）采用JAVA和Oracle技術(shù)進行開發(fā)，提供靈活而強大的工作流處理功能。

（3）可自定義事件和事件觸發(fā)規(guī)則，通過檢查交易是否符合觸發(fā)規(guī)則來觸發(fā)事件，根據(jù)事件授權(quán)規(guī)則決定審批流程。從而實現(xiàn)了滿足企業(yè)管理的靈活控制和授權(quán)模型。

（4）審批流程的可定義程度高，可以適合復雜的業(yè)務(wù)審批流程要求;可以在審批過程中根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)引入新的審批人和會簽審批人。

（5）通過系統(tǒng)配置提高工作流效率。

（6）通過交易信息、工作流和附件文檔全面集成，為管理者提供更加完善的審批決策依據(jù)。

（7）工作流系統(tǒng)和公司主流SAP系統(tǒng)集成，通過IDOC、RFC實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸與同步，消除信息孤島，實現(xiàn)SAP系統(tǒng)與工作流之間的數(shù)據(jù)整合。

4工作原理

4.1 工作流系統(tǒng)的架構(gòu)

4.2 工作流流程要素

5結(jié)束語

企業(yè)工作流的發(fā)展不是一朝一夕的事情，需要全員的配合，以及流程、制度、標準等支持，設(shè)計和構(gòu)建高質(zhì)量的審批流程和表單來支持工作流管理是很有必要的。同時也需要領(lǐng)導層面的支持與關(guān)注，否則當流程冗余煩瑣發(fā)生，可能會導致企業(yè)發(fā)展的瓶頸及制約。

參考文獻

[1] 尚春明，李浩.建設(shè)企業(yè)信息化發(fā)展對策[J].建筑經(jīng)濟，2002，（1）：21-22.

[2] 佚名.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[J].冶金財會，2009，（4）：44-47.