淺析建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理檔案管理制度

何雪蓮

摘 要 建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理，在一定程度上促進(jìn)了建設(shè)項目環(huán)境保護(hù)“三同時”制度的落實，在很多重點工程中發(fā)揮了重要作用，加強建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理檔案管理制度，可為落實環(huán)境保護(hù)“三同時”制度提供依據(jù)，本文重點針對建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理檔案制度的管理思路及難點問題等進(jìn)行剖析，并針對檔案管理制度的建立進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 環(huán)境監(jiān)理;檔案管理;三同時

近幾年，建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理工作得到較快發(fā)展，有些試點地區(qū)建立了較為完善的環(huán)境監(jiān)理制度和技術(shù)規(guī)范體系，并將建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理落實情況納入建設(shè)項目竣工驗收管理，建立健全建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理檔案管理制度，有利于建設(shè)項目施工期建設(shè)，尤其是環(huán)境保護(hù)工程建設(shè)，在一定程度上促進(jìn)了建設(shè)項目環(huán)境保護(hù)“三同時”制度的落實。本文就建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理檔案制度的管理思路及難點問題等進(jìn)行剖析，并針對檔案管理制度的建立進(jìn)行探討。

1設(shè)置檔案管理機構(gòu)及其明確職責(zé)

建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理應(yīng)根據(jù)實際情況，建立環(huán)保檔案管理機構(gòu)，檔案管理機構(gòu)由：項目總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、檔案工作人員（項目較小可由監(jiān)理員兼任）等組成。檔案工作人員，負(fù)責(zé)分類收集、歸檔所負(fù)責(zé)項目的環(huán)境保護(hù)檔案?？偙O(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師對項目檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查及追責(zé)[1]。

2環(huán)境保護(hù)檔案管理的基本要求

（1）環(huán)境保護(hù)檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

（2）環(huán)境保護(hù)檔案的銷毀檔案時，檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人指派兩人監(jiān)督銷毀并在銷毀清冊上簽字。庫存檔案未經(jīng)鑒定并履行批準(zhǔn)手續(xù)的，嚴(yán)禁銷毀。

（3）工作人員調(diào)動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或毀棄。

（4）查閱環(huán)境保護(hù)檔案必須經(jīng)過檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);摘錄和復(fù)制檔案，必須經(jīng)過檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（5）借用環(huán)境保護(hù)檔案者應(yīng)負(fù)責(zé)所借檔案的安全和保密。

（6）監(jiān)理資料整理與歸檔，監(jiān)理資料是對建設(shè)項目施工期開展環(huán)境監(jiān)理過程的記錄和見證;監(jiān)理工程師必須認(rèn)真管理及時歸檔;工程竣工后檔案工作人員做好歸檔資料整理，整理完畢后交建設(shè)單位存檔;檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人認(rèn)為不合格的資料，監(jiān)理人員負(fù)責(zé)補充收集。

需要在竣工以后繼續(xù)跟蹤的資料，項目監(jiān)理工程師應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤，及時將資料歸檔[2]。

3環(huán)境檔案應(yīng)包含的內(nèi)容

（1）建設(shè)單位提供的招標(biāo)文件、施工單位投標(biāo)文件、施工圖設(shè)計及其批復(fù)、設(shè)計變更、施工組織方案、政府相關(guān)批文等;環(huán)境影響評價文件及其批復(fù)、必要的監(jiān)理過程文件。

（2）施工過程中環(huán)境監(jiān)理的會議記錄。如：第一次環(huán)境監(jiān)理會議、環(huán)境監(jiān)理例會等會議記錄。

（3）環(huán)境監(jiān)理工作/現(xiàn)場記錄（含文檔、照片、視頻資料等）;

常見的環(huán)境監(jiān)理工作，主要涉及的現(xiàn)場記錄有以下幾種：

①巡視檢查。在巡視過程中如發(fā)現(xiàn)環(huán)境問題，應(yīng)以口頭或書面形式（如環(huán)境監(jiān)理通知書或發(fā)函）通知承包人環(huán)境管理人員限期處理。對要求處理的環(huán)境問題，環(huán)境監(jiān)理工程師按期檢查驗收，并將檢查結(jié)果形成巡查記錄下發(fā)承包人。

②旁站監(jiān)理。在旁站過程中如發(fā)現(xiàn)環(huán)境問題，應(yīng)以口頭或書面形式（如環(huán)境監(jiān)理通知書或發(fā)函）通知承包人環(huán)境管理人員限期處理。對要求處理的環(huán)境問題，環(huán)境監(jiān)理工程師按期檢查驗收，并將檢查結(jié)果形成巡查記錄下發(fā)承包人。

③監(jiān)理日志。環(huán)境監(jiān)理日志重點記錄：環(huán)境保護(hù)巡視檢查情況、當(dāng)天發(fā)生的重大事項及收發(fā)文、參加會議情況等工作完成情況，以及現(xiàn)場人員及天氣情況等。

④環(huán)境監(jiān)理指令。針對發(fā)布整改通知的工作記錄有以下要求：環(huán)境監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)主要采用整改通知等文件形式對承包人的施工行為進(jìn)行規(guī)范和約束。對于一般的問題，可下發(fā)《環(huán)境監(jiān)理整改通知書》或《環(huán)境監(jiān)理通知書》，做到及時提醒，并提供必要的技術(shù)幫助。每一份整改通知均應(yīng)注明該通知單是否要求回復(fù)和回復(fù)的時限。收到環(huán)保項目承包人的整改通知《環(huán)境監(jiān)理回復(fù)單》回復(fù)后，環(huán)境監(jiān)理工程師根據(jù)整改通知逐項檢查承包人的落實情況，檢查意見應(yīng)清楚、全面地記錄在巡查記錄上，對不符合要求的可再次發(fā)出整改通知《環(huán)境監(jiān)理整改通知書》或《環(huán)境監(jiān)理通知書》，直至符合要求。

以上工作過程的各種現(xiàn)場記錄，應(yīng)按時間要求及時存檔。

⑤向建設(shè)單位及環(huán)境管理部門提交的各類報告;依據(jù)項目實際情況，通常應(yīng)定期向發(fā)包人或環(huán)境管理部門提交“環(huán)境監(jiān)理月報”、“環(huán)境監(jiān)理季報”、“環(huán)境監(jiān)理年報”等階段性報告，項目竣工后提交“環(huán)境監(jiān)理總結(jié)報告”，并及時歸檔。

（4）環(huán)境監(jiān)理往來文件

環(huán)境監(jiān)理收到和發(fā)出的各種正式函件、通知和回復(fù)等均應(yīng)做好記錄、存檔。如及時填寫《環(huán)境監(jiān)理文件簽收表》、《環(huán)境監(jiān)理來文登記表》、《環(huán)境監(jiān)理發(fā)文登記表》等文件表格并做好記錄。如以下幾種情況：

①環(huán)境監(jiān)理工程師在現(xiàn)場檢查過程中發(fā)現(xiàn)的環(huán)境問題，下發(fā)的各種監(jiān)理通知單，由項目總監(jiān)理工程師審定簽發(fā)，各種停工指令和復(fù)工指令等，需登記《環(huán)境監(jiān)理發(fā)文登記表》;②承包商對環(huán)境問題處理結(jié)果的答復(fù)以及其他方面的問題，致函環(huán)境監(jiān)理部，需登記《環(huán)境監(jiān)理來文登記表》;③加蓋公章的階段性成果，由監(jiān)理人員發(fā)到各有關(guān)單位或各類會議通知，收件人必須在《環(huán)境監(jiān)理文件簽收表》上簽字[3]。

4結(jié)束語

環(huán)境監(jiān)理處于發(fā)展階段，其檔案管理制度的建立和健全需要一定的發(fā)展時期，當(dāng)中也存在不足，但是隨著建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理的有效實施，使環(huán)境受到了應(yīng)有的保護(hù)，使工程建設(shè)與生態(tài)環(huán)境的關(guān)系處于穩(wěn)定狀態(tài)，減小環(huán)境傷害的同時，又可以使工程建設(shè)得以合理施工，大大改善了環(huán)境污染的程度，在一定程度上可促進(jìn)建設(shè)項目環(huán)境保護(hù)“三同時”制度的落實。

參考文獻(xiàn)

[1] 環(huán)境保護(hù)部環(huán)境工程評估中心.建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理[M].北京：中國環(huán)境出版社，2012：202.

[2] 環(huán)境保護(hù)部環(huán)境工程評估中心.建設(shè)項目環(huán)境影響評價[M].北京：中國環(huán)境出版社，2012：56.

[3] 安國清，廖敏，何浩.建設(shè)項目環(huán)境監(jiān)理實施要點研究[J].科技展望，2017，（29）：29-30.