電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：整合共享

張桂利

摘 要：電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案信息資源的整合與共享與檔案信息建設(shè)密切相關(guān)。根據(jù)檔案信息建設(shè)的基本條件，有針對(duì)性地制定檔案信息資源整合共享策略。只有這樣，才能有效促進(jìn)檔案資源的跨單位、跨部門互聯(lián)互通，集中深入挖掘檔案內(nèi)部的關(guān)聯(lián)性，發(fā)揮檔案信息資源的集約化作用。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);電子檔案;檔案整合;檔案共享

電子政務(wù)環(huán)境下，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)情況各異，檔案整合共享的層次性、復(fù)雜性特點(diǎn)突出。從信息背景下文件集成與共享的現(xiàn)狀出發(fā)，根據(jù)我國(guó)分散和集中的電子文件實(shí)體管理模式的特點(diǎn)，分別分析了相應(yīng)的電子文件集成與共享方式。

一、檔案整合共享的多種模式

從表面上看，上述模式主要依據(jù)檔案實(shí)體與管理體制的集中與否進(jìn)行區(qū)分;實(shí)際上，在信息化背景下，傳統(tǒng)意義上的“檔案實(shí)體”概念正被賦予“電子檔案實(shí)體”的涵義。因此，在不同的檔案整合共享模式中，電子檔案實(shí)體采用集中式或分散式管理，也決定了其整合共享中將遇到的問(wèn)題，如電子檔案管理系統(tǒng)的一致性與異構(gòu)性、檔案共享途徑的單一性與多樣性、檔案管理體制的縱向性與橫向性等，這也意味著電子檔案整合共享的方式與途徑依據(jù)實(shí)際情況具有多種實(shí)現(xiàn)模式。電子檔案整合共享與電子檔案實(shí)體管理及檔案信息化關(guān)聯(lián)密切。一方面，電子檔案實(shí)體管理反映檔案實(shí)體與信息整合共享的需求，應(yīng)當(dāng)據(jù)此制定相應(yīng)的電子檔案整合共享策略。另一方面，檔案信息化建設(shè)情況決定了電子檔案整合共享的基本條件，電子檔案整合共享需根據(jù)檔案信息化建設(shè)采取相應(yīng)的整合方式與共享途徑。因此，電子檔案整合共享模式的多樣性實(shí)質(zhì)上包含電子檔案實(shí)體管理與檔案信息管理等多重因素的相互影響，從理論研究的角度而言，實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)性成果應(yīng)當(dāng)置于普遍的框架下進(jìn)行分析和總結(jié)，才能更好地發(fā)揮其普遍性價(jià)值。

二、集中式電子檔案整合共享

1.基于共享平臺(tái)的電子檔案整合共享。建立跨單位的電子檔案整合共享平臺(tái)，就是要在電子檔案集中存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建可擴(kuò)充、可集成、可交換的復(fù)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)體集中管理與檔案信息資源統(tǒng)一共享，為各單位提供決策支持。電子檔案整合共享平臺(tái)建設(shè)的實(shí)現(xiàn)方式主要是以檔案館為中心的“云模式”，即由檔案館或檔案行政管理部門牽頭研發(fā)統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)供各單位使用，解決技術(shù)異構(gòu)問(wèn)題，并為各單位提供集中統(tǒng)一的存儲(chǔ)，檔案部門可以通過(guò)私有云建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案資源池，再通過(guò)公有云建設(shè)規(guī)范統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)。相較于分散式條件下的檔案整合模式，電子檔案整合共享平臺(tái)可以在保持現(xiàn)有檔案管理機(jī)制的情況下，對(duì)不同來(lái)源的檔案信息資源進(jìn)行整合開發(fā)，使得反映同一主題的檔案信息資源能夠集成起來(lái)，便于提供深層次利用。在電子檔案整合共享平臺(tái)的具體運(yùn)行中，可以通過(guò)權(quán)限控制賦予不同角色的部門或人員以不同的功能與操作內(nèi)容。

2.基于電子文件中心的電子檔案整合共享。相較于傳統(tǒng)載體檔案管理，電子政務(wù)環(huán)境下更容易實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)體集中，這為電子文件中心的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了可行性?；陔娮诱?wù)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，可以將各單位的電子政務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件中心聯(lián)通，從而完成電子文件的實(shí)時(shí)、在線歸檔，并能夠在歸檔階段即實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)體集中，為深層次的電子檔案整合共享奠定基礎(chǔ)。電子文件中心統(tǒng)一面向電子政務(wù)系統(tǒng)中的各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不再是一對(duì)一的關(guān)系，而是一對(duì)多的關(guān)系。一方面，由于電子文件中心集中保管電子檔案實(shí)體，需要通過(guò)一對(duì)多的檔案利用服務(wù)平臺(tái)為各業(yè)務(wù)單位提供電子檔案共享，這意味著電子文件中心較其他整合共享方式更加具備強(qiáng)化檔案信息服務(wù)的驅(qū)動(dòng)力。在文件中心的體制模式下，電子文件中心的實(shí)際運(yùn)作獨(dú)立于各單位之外，因此電子文件中心承擔(dān)更復(fù)雜的檔案共享責(zé)任，但同時(shí)也具備更高的自主服務(wù)權(quán)力，這有利于電子文件中心以用戶需求為導(dǎo)向，提供更具個(gè)性化、專業(yè)化的檔案信息服務(wù)。

3.集中式電子檔案整合共享的優(yōu)勢(shì)。無(wú)論是建立電子檔案整合共享平臺(tái)或是電子文件中心，兩種方式在本質(zhì)上都對(duì)各單位的電子檔案實(shí)體實(shí)行集中統(tǒng)一管理。電子檔案實(shí)體的集中管理為電子檔案整合共享創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)，使得跨單位檔案信息資源的利用深度和廣度都有所擴(kuò)展。

三、電子檔案整合共享的發(fā)展趨勢(shì)

電子檔案整合模式與共享方式的選擇應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際背景與實(shí)踐條件。就我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)情況而言，我們認(rèn)為，相較于分散式的信息交換與共享，電子檔案的集中式整合共享更有利于真正實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息資源的互聯(lián)互通與深度整合，并且具有更突出的應(yīng)用需求和更好的實(shí)踐效果。隨著電子政務(wù)系統(tǒng)的整合式發(fā)展需求日益突出，集中式電子檔案整合共享也具備了一定的實(shí)施條件與現(xiàn)實(shí)意義。具體而言，電子檔案實(shí)體的集約化管理是集中式電子檔案整合共享的首要基礎(chǔ)，這在特定行政區(qū)域或?qū)I(yè)系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案管理中具有較高的可行性，我國(guó)也已經(jīng)有許多有益的探索可供借鑒。無(wú)論從實(shí)際政策、學(xué)術(shù)研究或是探索經(jīng)驗(yàn)中看，目前我國(guó)的檔案工作在技術(shù)、體制與管理方面都反映出集約化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，這意味著基于集中式的電子檔案整合共享具有極大的發(fā)展空間。因此，在這一背景下，我們認(rèn)為，推動(dòng)集中式的電子檔案整合共享不僅有利于檔案工作的提升，也有利于促使電子檔案管理在電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境中更好地發(fā)揮支撐性作用。要促進(jìn)、深化集中式的電子檔案整合共享，還需逐步完善、優(yōu)化集中管理?xiàng)l件下電子檔案整合共享的策略。一方面，在管理上，應(yīng)當(dāng)完善管理體制、機(jī)制建設(shè)，以檔案管理與應(yīng)用的需求為核心，構(gòu)建更有利于電子檔案集中管理與整合共享的跨部門檔案工作體制，如建立特定行政區(qū)域內(nèi)、行政單位間的聯(lián)合檔案室、文檔中心等檔案集中管理機(jī)構(gòu)，并在電子檔案的整合管理、共享共用方面建立科學(xué)合理的運(yùn)行機(jī)制。另一方面，在技術(shù)上，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案語(yǔ)義關(guān)聯(lián)以及檔案本體的應(yīng)用，使得集中管理模式下的電子檔案能夠真正發(fā)揮有機(jī)聯(lián)系的外在價(jià)值，這是大數(shù)據(jù)背景下強(qiáng)化檔案內(nèi)容管理的需求，也是電子政務(wù)對(duì)于檔案利用提出的要求。

總之，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案整合共享與檔案信息化建設(shè)模式、跨機(jī)構(gòu)的檔案利用需求等因素息息相關(guān)?；陔娮游募晒蚕淼幕粳F(xiàn)狀，基于電子文件實(shí)體的分散集中管理模式，分別對(duì)我國(guó)當(dāng)前的跨單位電子檔案整合共享方式與途徑進(jìn)行了梳理，并對(duì)我國(guó)電子檔案整合共享的發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行了分析。

參考文獻(xiàn)

[1]王建華.淺析電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：整合共享.2018.

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