加強(qiáng)縣供電企業(yè)文書檔案管理

俞彬

摘 要：針對(duì)我省縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作存在的問題， 闡述了加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作的必要性及其措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;加強(qiáng); 縣級(jí)供電企業(yè)

自從我國(guó)實(shí)施“ 兩改一同價(jià)”工程以來， 縣級(jí)供電企業(yè)無論是管理體制還是企業(yè)運(yùn)行機(jī)制都發(fā)生了深刻的變革。在新的形勢(shì)下， 縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟供電改革發(fā)展步伐， 與時(shí)俱進(jìn)， 開拓創(chuàng)新， 充分發(fā)揮其服務(wù)作用。

1 我省縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前我省縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作進(jìn)展情況不平衡， 存在的問題較多， 突出表現(xiàn)在以下幾方面：

（ 1） 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要把公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)搞好， 效益搞好就行了， 沒有充分認(rèn)識(shí) 到檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用和價(jià)值， 沒有將其很好地收集、利用起來。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 有的縣公司其檔案庫房和辦公室在一起， 沒有建立查閱室; 達(dá)不到庫房“ 八防”要求; 還有的技術(shù)資料沒有歸檔， 以往變電站、線路上的設(shè)備出廠資料都找不到， 這對(duì)日后的生產(chǎn)檢修工作、甚至安全生產(chǎn)工作留下了很大的隱患， 還有個(gè)別公司連近幾年新建 辦公樓的竣工圖都未保管好， 不知放在何處， 現(xiàn)在找起業(yè)很困難。

（ 2） 檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。大多數(shù)縣級(jí)供電企業(yè)設(shè)置了綜合檔案室， 由總經(jīng)理分管檔案工作， 辦公室主任兼管檔案工作， 配備了專職檔案人員， 檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。但股改較晚的單位尚未實(shí)行， 目前仍為分散管理。

（ 3） 檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行不力?？h級(jí)供電企業(yè)雖然建立了基本的檔案規(guī)章制度， 但不能嚴(yán)格按制度辦事。如制定了“ 三納入”制度， 但在執(zhí)行過程中流于形式， 沒有清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理是企業(yè)管理中不可缺少的重要組成部分， 應(yīng)當(dāng)常抓不懈。

（ 4） 檔案人員整體素質(zhì)不高， 且隊(duì)伍不穩(wěn)定。檔案業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性， 其工作性質(zhì)要求要有比較固定的檔案工作人員。雖然大部分縣級(jí)供電企業(yè)已專門配備了專職檔案人員， 但他們往往身兼數(shù)職， 既要忙于收集資料、整理檔案， 還得幫辦公室打字、造工資表等瑣碎的工作， 造成檔案工作被動(dòng)。

（ 5） 檔案人員由于大多數(shù)是半路出家， 缺乏實(shí)際工作鍛煉， 不熟悉業(yè)務(wù)， 不熟悉檔案專業(yè)知識(shí)。盡管省公司和市公司對(duì)他們進(jìn)行了多次檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)， 但因只注重理論學(xué)習(xí)， 缺乏實(shí)踐練兵， 故其解決實(shí)際問題的能力不強(qiáng)。

（ 6） 設(shè)施設(shè)備雖已完善， 但挪作他用。在省電力公司大力爭(zhēng)取下， 在農(nóng)網(wǎng)改造資金費(fèi)用中爭(zhēng)取了一些費(fèi)用， 為縣級(jí)供電企業(yè)添置了微機(jī)、空調(diào)、檔案柜、電子柜、檔案管理軟件。有的企業(yè)卻把微機(jī)挪為他用， 電子柜、空調(diào)束之高閣。雖然省電力公司專門為縣公司檔案配備了檔案軟件， 但只有少數(shù)幾個(gè)縣供電公司利用該軟件進(jìn)行檔案存貯、統(tǒng)計(jì)、檢索等管理， 大多數(shù)縣供電企業(yè)檔案人員不知如何使用。

2 加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性

建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村是當(dāng)前建設(shè)我國(guó)社會(huì)主義和諧社會(huì)的客觀要求。1998 年始， 國(guó)家對(duì)農(nóng)村電網(wǎng)實(shí)施了“ 兩改一同價(jià)”工程， 初步改善了農(nóng)村用電狀況， 但按照社會(huì)主義新農(nóng)村的要求， 就地區(qū)均衡性而言， 當(dāng)前農(nóng)電在基礎(chǔ)建設(shè)和管理水平及方式上存在相當(dāng)大的差距。服務(wù)于新農(nóng)村建設(shè)， 電力企業(yè)肩負(fù)著直接的責(zé)任。在這種新形勢(shì)下， 重視和加強(qiáng)檔案工作顯得越來越重要。

首先， 加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理是供電企業(yè)改革發(fā)展的需要。其次， 加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作是縣級(jí)供電企業(yè)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要。再次， 加強(qiáng)縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作是縣級(jí)供電企業(yè)加強(qiáng)精神文明建設(shè)的客觀需要。隨著縣級(jí)供電企業(yè)創(chuàng)一流和雙文明建設(shè)的開展， 由此形成的材料自然是企業(yè)檔案的重要組成部份。在縣供電企業(yè)發(fā)展過程中取得了優(yōu)秀成績(jī)， 積累了成功經(jīng)驗(yàn)， 這些材料作為企業(yè)的精神財(cái)富保存下來， 作為教育和激勵(lì)職工尤其是青年職工的教材 顯得尤為重要。

3 健全和規(guī)范縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作

（ 1） 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)， 建立健全規(guī)章制度。作為一個(gè)縣供電 企業(yè)， 公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度和認(rèn)識(shí)決定著企業(yè)檔案工作的命運(yùn)。公司管理層應(yīng)高度重視公司檔案工作： 首先是認(rèn)識(shí)到位。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容， 是企業(yè)整體工作的有機(jī)組成部分， 對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理具有不可或缺的作用。規(guī)范的檔案工作有利于完善企業(yè)管理， 提高企業(yè)工作效率， 從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)從人力、物力、財(cái)力上大力支持檔案工作， 使企業(yè)檔案工作做到“ 人員、措施、設(shè)施、設(shè)備”四到位， 為開展檔案工作創(chuàng)造有利條件。其次是措施得力。檔案工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作應(yīng)納入企業(yè)中長(zhǎng)期規(guī)劃和年度計(jì)劃， 并將其列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。對(duì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范管理， 成立以總經(jīng)理任組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組， 建立綜合檔案室， 制定檔案管理人員崗位責(zé)任制。選拔具有專業(yè)知識(shí)技能的專職檔案工作人員。同時(shí)在各部門和基層單位聘用兼職檔案員， 形成涵蓋全公司的檔案管理體系。再次是完善制度。制定企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和有關(guān)人員崗位責(zé)任制， 使檔案管理的各項(xiàng)程序有章可循。

（ 2） 加大宣傳力度， 增強(qiáng)法制觀念。要做好企業(yè)檔案工作， 不僅領(lǐng)導(dǎo)要有較高的檔案意識(shí)， 企業(yè)全體員工都要增強(qiáng)檔案意識(shí)。應(yīng)把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識(shí)的有效途徑。

（ 3） 加大培訓(xùn)， 不斷提高檔案人員素質(zhì)。人是發(fā)展的關(guān)鍵檔案事業(yè)， 選拔聘用熱愛檔案事業(yè)、工作責(zé)任心強(qiáng)、綜合業(yè)務(wù)水平高的檔案人員， 是搞好縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作的前提。

（ 4） 開拓創(chuàng)新， 做好檔案服務(wù)工作。檔案工作的兩大任務(wù)： 一個(gè)是管理; 一個(gè)是利用， 而利用則是檔案工作的根本目的。在做好檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上， 積極開展利用服務(wù)工作， 改善服務(wù)態(tài)度， 完善服務(wù)措施， 將服務(wù)的觸角延伸到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的各方面、各環(huán)節(jié)， 不斷提高服務(wù)水平， 使檔案工作在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮重要作用。

（ 5） 實(shí)行目標(biāo)管理， 促進(jìn)檔案管理工作上臺(tái)階。通過制定實(shí)施檔案目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)管理。目標(biāo)確定以后， 檔案人員對(duì)照《檔案管理工作目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)》， 把檔案目標(biāo)管理指標(biāo)進(jìn)行分解， 找出存在的問題， 制訂實(shí)施計(jì)劃， 逐項(xiàng)實(shí)施。通過目標(biāo)管理， 提高現(xiàn)代化設(shè)備和管理手段， 豐富庫藏， 進(jìn)一步提高案卷質(zhì)量， 進(jìn)一步完善檢索工具體系， 使檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4 小結(jié)

企業(yè)檔案管理在企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)中是至關(guān)重要的，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理，關(guān)系到企業(yè)的生命力以及員工在企業(yè)中的工作秩序。檔案管理人員必須具備很高的職業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合檔案工作的特殊性，從而要 求管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。在企業(yè)的檔案管理只要做到以上的幾點(diǎn)，那么我相信檔案管理工作會(huì)完成得很好，從而更好的為企業(yè)服務(wù)。

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