探討企業(yè)項目檔案管理優(yōu)化的策略

高艷

摘 要：項目檔案管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中占據(jù)著非常重要的位置，它也是企業(yè)進行項目實施與管理的重要內(nèi)容，不僅能夠反映出企業(yè)項目展開后的全過程，而且也是各級監(jiān)管部門檢查的重要資料和考評的重要依據(jù)，因此，在企業(yè)的發(fā)展中，必須加強企業(yè)的項目檔案管理工作的重視。本文基于項目檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢，分析了當前企業(yè)項目檔案管理中仍存在的問題，進而提出了相應的提升項目檔案管理水平的策略，以促進企業(yè)更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);項目檔案管理;策略

為了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，必須加強對企業(yè)項目檔案管理工作的重視，意識到企業(yè)項目檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，從而推動項目完成的同時，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。加強企業(yè)項目檔案管理不僅有利于增強企業(yè)項目建設的科學性，而且也有利于提高檔案服務水平以及檔案利用的本質(zhì)要求，對企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用。

一、企業(yè)項目檔案管理工作的總體發(fā)展趨勢

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)不僅要堅持誠信經(jīng)營、規(guī)范管理以及把控風險的經(jīng)營理念，而且也要促使企業(yè)內(nèi)部各類項目的檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，從而不斷提高企業(yè)項目檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。就目前的形勢來看，企業(yè)加強項目檔案管理的工作主要是從兩方面入手的，第一，從制度角度，為了促進企業(yè)的業(yè)務發(fā)展，各個單位必須嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》以及《科學技術(shù)研究項目檔案整理規(guī)范》進行檔案管理工作的規(guī)范，從而對項目檔案進行整理分類，確保項目材料的完整性。第二，從執(zhí)行角度，企業(yè)通過細化檔案管理操作細則，完善檔案審核流程，從而確保項目檔案的質(zhì)量，推動企業(yè)的發(fā)展。

二、當前企業(yè)項目檔案管理工作存在的問題

（一）項目檔案管理工作的重視程度不足

就目前的企業(yè)檔案建設進程中，企業(yè)對項目的重視程度高于項目檔案管理，使得企業(yè)的項目檔案管理工作仍然存在不少發(fā)展問題。這也使得企業(yè)在人員分配上，缺乏專業(yè)的項目檔案管理人員，嚴重影響了企業(yè)檔案的歸檔質(zhì)量。在企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)領(lǐng)導人重點關(guān)注項目建設本身的質(zhì)量，使得企業(yè)的資金及精力也著重放在了企業(yè)項目的建設進程，而對項目所需的材料等的記錄關(guān)注較少，這也使得企業(yè)在項目檔案管理中的很多程序存在不足，且也并未按照檔案管理流程去認真執(zhí)行等，這在很大程度上影響了項目檔案管理資料的真實性與完整性。

（二）項目檔案管理工作的執(zhí)行力度不足

對于企業(yè)而言，企業(yè)領(lǐng)導者更多的是關(guān)注項目本身的進展以及為企業(yè)帶來的經(jīng)濟效益狀況，使得對項目的檔案缺乏重視，以致對其的管理大多都停留在文字上，而實際的落實情況則不理想，例如，在項目開展過程中，企業(yè)的檔案管理人員在此期間的檢查參與度并不高，而且與各部門間也缺少橫向溝通，對項目的監(jiān)管不足等，使得在施工過程中的文件審查以及歸檔并未能切實的落實好監(jiān)管職責，大多只流于表面數(shù)據(jù)的記錄工作，使得項目文件的內(nèi)容有時會出現(xiàn)邏輯混亂的局面等，項目檔案管理制度執(zhí)行不嚴格，從而導致各方的責任無法確定，在很大程度上也會影響企業(yè)的規(guī)章制度無法落實到實處，難以發(fā)揮實效，從長遠來看，對企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的阻礙作用。

（三）信息化檔案管理水平欠佳

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸被運用到各個企業(yè)的管理中，但是項目檔案管理仍然存在不少問題，由于大多數(shù)的企業(yè)并未設置符合檔案管理要求的設備，使得很多項目檔案原件資料存在遺失、字跡褪色、復印件等問題，從而不利于項目檔案的安全。傳統(tǒng)的項目檔案信息化管理是將紙質(zhì)版的檔案通過數(shù)字化掃描后形成電子版來保護檔案原件，但是，隨著企業(yè)信息化管理水平的不斷提升，企業(yè)電子商務合同、物資采購等方面的信息建設，使得電子文件的數(shù)量也日益龐大，保護項目檔案實體的安全已轉(zhuǎn)化成電子文件的安全，這也使得電子文件的真實性的標準制度尚未完善，電子文件歸檔與企業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)不同步的發(fā)展趨勢。

三、提高企業(yè)項目檔案管理水平的策略

（一）提高檔案管理的全體成員的理念重視

理念重視是各項工作得以順利實施的重要保障，因此，加強對檔案管理的理念重視在很大程度上是推動項目檔案管理科學化發(fā)展的前提條件。第一，加強企業(yè)領(lǐng)導層的重視，只有這樣才能在企業(yè)層面保障了項目檔案管理的實施，確保在企業(yè)內(nèi)部形成項目檔案管理制度，推動企業(yè)的發(fā)展;第二，要加強對項目檔案管理的相關(guān)企業(yè)員工的培訓力度，不斷提升其的專業(yè)能力及專業(yè)技能，從而推動項目檔案管理水平的專業(yè)化發(fā)展。通過不斷地學習，增強項目檔案收集及歸檔能力，確保檔案的全流程管理。第三，將項目系統(tǒng)的發(fā)展與項目檔案系統(tǒng)結(jié)合起來，逐步形成檔案歸檔項目完成才能竣工驗收的理念，從而增強相關(guān)員工的責任心以及工作的強制性，確保項目檔案能科學、及時地歸檔。

（二）提高檔案管理人員的考核力度，落實相關(guān)責任

企業(yè)在加強對項目檔案管理時，可將項目檔案的歸檔率、歸檔質(zhì)量等工作狀況納入到項目檔案管理考核系統(tǒng)中，并由企業(yè)的監(jiān)察部門、法律部門等多個部門進行全方位的監(jiān)督，并對考核結(jié)果定期予以發(fā)布，實行考核結(jié)果與相關(guān)員工的經(jīng)濟利益直接掛鉤，以此來調(diào)動項目檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，在工作中時刻保持警惕的工作態(tài)度，以提高檔案管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。另外，企業(yè)還可參考其他企業(yè)好的經(jīng)驗即做法，以不斷完善企業(yè)的項目檔案管理考核系統(tǒng)，真正實現(xiàn)并落實好企業(yè)員工的相關(guān)責任，從根本上解決企業(yè)管理水平不高的現(xiàn)狀。

（三）加強對檔案的信息化建設和文件管理

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛運用，也加快了企業(yè)項目檔案的信息化建設步伐，加上國家也陸續(xù)出臺了多項電子文件管理制度，這也使得企業(yè)項目檔案信息化管理水平不斷提高。但是電子文件的單軌制和雙軌制仍然是檔案管理的熱點問題。因此，企業(yè)在進行項目檔案管理時，要發(fā)揮主導作用，不斷加強對各信息系統(tǒng)中的電子文件的管理，通過對其進行前端控制，從而建立電子文件形成、積累，確保電子文件的安全，在進行項目電子文件移交工作時，要逐步實現(xiàn)電子文件和檔案接收的規(guī)范化，從而提高企業(yè)項目檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)項目檔案管理水平的提高有利于促進企業(yè)整體管理水平的通過以及對企業(yè)項目的監(jiān)管，推動企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)在加強項目檔案管理時，要充分認識到當前檔案管理工作的發(fā)展水平，從而根據(jù)現(xiàn)有問題積極采取有效措施來予以解決，防止問題逐漸惡化，進而推動企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

參考文獻：

[1]萬麗娟.電網(wǎng)建設項目檔案管理的探討[J].貴州電力技術(shù)，2013（7）：92-94.

[2]林紅.工程項目電子文件的歸檔管理問題及對策分析[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（13）：253.

[3]曾秋.強化重點建設項目檔案管理提升歸檔率措施分析[J].辦公室業(yè)務，2016（13）：135.