信息化時(shí)代檔案的利用工作

王建雄

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案工作在面臨巨大發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著極大的挑戰(zhàn)。我國(guó)高度重視各種檔案的信息化發(fā)展，并采取了一系列的措施進(jìn)行改善，近年來(lái)取得了顯著的成果，但是由于各種因素的影響，目前的電子檔案利用程度低下，無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需求。本文針對(duì)信息化檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并根據(jù)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案利用效率的策略，希望能夠?yàn)闄n案的管理工作提供有效的支撐。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;利用效率

前 言

在新的時(shí)代背景下，檔案已經(jīng)脫離了單純記錄的目的，而是作為重要的數(shù)據(jù)資源存在。檔案管理中涉及到的內(nèi)容非常復(fù)雜，而且也涵蓋著很多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但是由于我國(guó)目前對(duì)于檔案利用的相關(guān)理論研究缺失，而且在實(shí)踐中也缺乏經(jīng)驗(yàn)，這就在很大程度上制約著信息檔案的利用程度，非常不利于信息化社會(huì)的發(fā)展。不可否認(rèn)，信息化時(shí)代給檔案的管理工作帶來(lái)了極大的便利，但是由于其具有的較強(qiáng)開(kāi)放性，也在很大程度上使得檔案管理越來(lái)越難。因此，建立系統(tǒng)的電子檔案利用規(guī)劃就顯得尤為重要，不但能夠降低整體管理的成本，而且能夠更好地提高檔案的利用率。

一、加強(qiáng)信息化時(shí)代檔案利用程度的重要性

在21世紀(jì)，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為一個(gè)重大的財(cái)庫(kù)，人們可以從數(shù)據(jù)中挖掘出自己想要知道的知識(shí)，但是對(duì)于龐大的信息，如何才能更加有針對(duì)性的提高電子檔案的價(jià)值？由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案分類(lèi)和保存工作可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，已經(jīng)不再依賴(lài)于單純的手寫(xiě)記錄和保管[1]。那么這就在很大程度上削弱了檔案管理者的角色，檔案管理者也可以從繁重的記錄和歸檔中脫離出來(lái)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)于信息技術(shù)的價(jià)值進(jìn)行挖掘。在這個(gè)過(guò)程中，不僅需要良好的基礎(chǔ)建設(shè)，更需要加強(qiáng)管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，否則的話就會(huì)在很大程度上埋沒(méi)信息檔案的價(jià)值。在這樣的發(fā)展背景下，就要求檔案管理者能夠建設(shè)良好的數(shù)據(jù)模型，通過(guò)各種方式發(fā)揮檔案所具有的價(jià)值，為未來(lái)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

二、提高信息化時(shí)代檔案利用程度的策略

2.1改善管理方式

由于各種因素的影響，目前我國(guó)信息檔案建設(shè)并不完善，近年來(lái)，很多地區(qū)仍然采用的是半傳統(tǒng)的信息模式進(jìn)行管理，無(wú)法滿(mǎn)足信息交流平臺(tái)的要求，在很大程度上限制信息檔案的利用程度。而且目前很多信息技術(shù)僅僅停留在信息記錄的階段，不但無(wú)法對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，而且各種數(shù)據(jù)雜糅在一起，在進(jìn)行后期利用的過(guò)程中，就會(huì)遇到很大的困難。對(duì)于這些問(wèn)題，就需要能夠改善信息檔案的管理方式，才能提高信息檔案利用的便捷度[2]。其一，要建設(shè)完善的硬件設(shè)備，通過(guò)對(duì)自身情況的總結(jié)，挖掘出更具有針對(duì)性的策略，數(shù)字檔案建設(shè)不僅僅要以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息，更要能夠?qū)ο嚓P(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分析處理。要系統(tǒng)地規(guī)范數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，對(duì)于瀏覽、修改和登錄痕跡都要有嚴(yán)格的控制，而且要對(duì)用戶(hù)的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)，檔案發(fā)生修改的過(guò)程中也要與后臺(tái)信息進(jìn)行重合比較，保證數(shù)據(jù)的正確性。其二，健全內(nèi)部規(guī)章制度，無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有建立完善的規(guī)章制度，才能使管理工作有據(jù)可循，這也有利于內(nèi)部責(zé)任的分配，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，能夠更好地找到源頭，避免更大經(jīng)濟(jì)損失的產(chǎn)生。

2.2提高工作人員的能力

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的21世紀(jì)，各種競(jìng)爭(zhēng)真正的內(nèi)核就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。既然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不僅僅是內(nèi)容的記錄，那么在進(jìn)行實(shí)踐工作的過(guò)程中就要能夠注重工作人員能力的提升。其一，我國(guó)目前各個(gè)高校已經(jīng)存在檔案管理和利用的專(zhuān)業(yè)人才，因此，在進(jìn)行自身建設(shè)的過(guò)程中，要能夠注意增強(qiáng)對(duì)人才的重視程度，積極的吸引各種高素質(zhì)的人才為自身檔案利用工作不斷注入新鮮的血液，幫助建立更加完善的檔案利用體系。其二，雖然目前的檔案管理工作人員對(duì)于信息化檔案利用的知識(shí)了解甚少，但是因?yàn)樗麄儞碛虚L(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)，因此對(duì)于實(shí)踐工作而言，他們具有更強(qiáng)的能力。那么相關(guān)單位就要能夠定期的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員的技能，發(fā)揮他們的專(zhuān)業(yè)能力，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供更有力的保障。其三，由于很多數(shù)據(jù)需要在各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行流通，這就要求相關(guān)工作人員對(duì)于多種系統(tǒng)具有較強(qiáng)的操作能力，因此，在專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的過(guò)程中，要注意這方面的內(nèi)容，相關(guān)單位可以開(kāi)展工作人員技能的交流或錄制相關(guān)的操作小視頻，以便于他們更加順利的開(kāi)展相關(guān)工作[3]。其四，在目前的時(shí)代背景下，檔案工作人員的角色已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，在很多時(shí)候他們主要體現(xiàn)的是服務(wù)的角色。因此，要能夠培養(yǎng)相關(guān)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，不要拘泥于以往的工作方式，要實(shí)現(xiàn)自身角色定位的轉(zhuǎn)換。

2.3增強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)

信息化技術(shù)在給檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給檔案安全保存帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。每天都產(chǎn)生著成千上萬(wàn)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。從Zoom到三星手機(jī)，從數(shù)據(jù)公司到娛樂(lè)明星，互聯(lián)網(wǎng)公司都經(jīng)常泄漏信息，給自身帶來(lái)了極大的經(jīng)濟(jì)損失和負(fù)面效應(yīng)。不得不承認(rèn)，如果沒(méi)有安全的系統(tǒng)，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上的大量數(shù)據(jù)流失是不可避免的。

甚至催生了一系列的犯罪鏈條，究其根本原因，一方面就是由于我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)建設(shè)并不完善，法律是人行為的重要導(dǎo)引者，而對(duì)于目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)法律對(duì)于信息泄密這方面的規(guī)定并不具體，而且所采用的懲罰措施相對(duì)較弱，無(wú)法從根本上限制這類(lèi)犯罪行為的產(chǎn)生。那么這就需要根據(jù)目前的社會(huì)背景，完善相關(guān)法律建設(shè)，保證檔案管理的安全，在檔案?jìng)鬟f的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠進(jìn)行嚴(yán)密的控制。另一方面，各個(gè)單位在進(jìn)行信息檔案利用的過(guò)程中就要注意保密工作，投入資金和人力不斷更新設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，對(duì)于保密程度高的檔案，要能夠選擇更好地保密措施。

總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，增強(qiáng)信息檔案的利用工作具有非常重要的意義。這就要求相關(guān)單位的檔案專(zhuān)業(yè)人員能夠不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)技能，與時(shí)代的發(fā)展相接軌，通過(guò)各種措施全力推動(dòng)信息檔案利用程度，保障信息檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[2] 劉軍華.信息化時(shí)代的檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].中國(guó)科技投資 ， 2019 （16）.

[3] 陳峰.淺析信息化時(shí)代檔案工作的變革趨勢(shì)[J].內(nèi)蒙古統(tǒng)戰(zhàn)理論研究 ， 2017 （05） ：45-46.