事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

陳妮

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，社會(huì)信息化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化必然導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化形式的出現(xiàn)。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)仍在探索階段，其檔案管理方式和手段仍存在諸多問(wèn)題，如何采取有效措施完成檔案管理信息化的建設(shè)與完善成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重要課題和主要目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略研究

前 言

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)智有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理建立在人工管理與紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)之上，由于其技術(shù)的滯后和自身物理屬性的影響，對(duì)其管理存在諸多不便。而事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)能夠有效地解決這種檔案管理方式所帶來(lái)的不便性。事業(yè)單位只有不斷改進(jìn)、創(chuàng)新管理方式，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，才能更有效地提高其單位檔案管理工作的效率。目前而言，如何采取有效措施完成事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，是目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作重點(diǎn)要考慮的課題和完成的目標(biāo)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新和改進(jìn)。加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有利于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率[1]，提升檔案整理的準(zhǔn)確性等好處。并且，事業(yè)單位檔案管理信息化促進(jìn)了事業(yè)單位資料的管理保存朝著更加多元化趨勢(shì)和發(fā)展。具體而言：

（一）提高工作效率。檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案整理方式相比較，大大的提高了工作效率，降低了相關(guān)檔案管理人員的工作量。加強(qiáng)信息化建設(shè)能夠加快檔案資料的分類(lèi)、歸納，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。更為重要的是，信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠使我國(guó)事業(yè)單位檔案管理更佳規(guī)范化、高效化。

（二）提升檔案整理的準(zhǔn)確性。在檔案管理工作中，檔案整理的準(zhǔn)確性是最基本的工作要求。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步保證檔案資料的準(zhǔn)確性。

（三）檔案資料保存與處理的多元化。檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)保存模式向現(xiàn)代化存儲(chǔ)方式創(chuàng)新與轉(zhuǎn)變[2]。與傳統(tǒng)檔案保存模式相比，使用信息化、現(xiàn)代化管理技術(shù)對(duì)檔案、進(jìn)行保存，一方面，有利于相關(guān)檔案管理人員隨時(shí)對(duì)檔案資料做整理、查詢(xún)等工作，另一方面，現(xiàn)代化技術(shù)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)資料易丟失、難找回的缺陷，提高了工作效率的同時(shí)保證了檔案信息的安全性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及不足

（一）缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度重視。目前我國(guó)大部分事業(yè)單位正致力于檔案信息化、數(shù)字化的改進(jìn)與創(chuàng)新，但很多事業(yè)單位由于缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)和高度重視，仍存在對(duì)單位檔案管理信息化建設(shè)關(guān)注度不夠的問(wèn)題。尤其在部分事業(yè)單位中，部分工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深度較淺，導(dǎo)致其事業(yè)單位無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理模式的改進(jìn)與創(chuàng)新，其信息化、數(shù)字化進(jìn)程是中難以推進(jìn)。

（二）缺少對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)支持。由于大部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視，因而很多事業(yè)單位也缺少對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予充分的人力、物力和財(cái)力等支持，相關(guān)的管理人員、資金配給、基礎(chǔ)設(shè)施配置和場(chǎng)地安排等無(wú)法落實(shí)。一方面，事業(yè)單位檔案管理信息化缺乏專(zhuān)業(yè)人才、部門(mén)以及團(tuán)隊(duì)，各部門(mén)無(wú)法形成互相配合的工作模式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)的協(xié)作，各部門(mén)之間的檔案的收集、處理以及交接與配合等工作難以開(kāi)展;另一方面，由于缺乏管理層的相關(guān)支持，檔案信息化工作資源調(diào)度無(wú)法實(shí)現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）事業(yè)單位相關(guān)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)度不夠，信息化水平不佳。由于事業(yè)單位的單位屬性和工作性質(zhì)的影響，大部分檔案管理工作人員對(duì)信息化技術(shù)等缺乏深入的了解，對(duì)信息技術(shù)知識(shí)掌握度不夠，導(dǎo)致了其在具體檔案管理進(jìn)程中將重點(diǎn)放在了檔案管理工作上，信息化技術(shù)的應(yīng)用浮于表面，其操作水平遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理信息化的水平。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理信息化是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)之上的一種新興的檔案管理模式，其具體工作的開(kāi)展離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支撐。但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，互聯(lián)網(wǎng)不可避免地會(huì)存在病毒或黑客的攻擊而導(dǎo)致信息泄密、數(shù)據(jù)泄露等問(wèn)題[3]。尤其對(duì)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)掌握不牢固的事業(yè)單位，將面臨更大的信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。

綜上，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，還存在認(rèn)識(shí)不足、人力與物資供給滯后、管理人員專(zhuān)業(yè)水平、信息化水平不佳以及網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)等問(wèn)題，需要相關(guān)事業(yè)單位重視起來(lái)，積極探索相關(guān)解決方案，致力于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法與發(fā)展策略

（一）正視檔案信息化建設(shè)，樹(shù)立正確認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位應(yīng)正視檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，樹(shù)立正確的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要做好各部門(mén)、各單位之間的協(xié)調(diào)和溝通工作，在各個(gè)部門(mén)之間強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加深對(duì)檔案管理信息化進(jìn)程的理解和認(rèn)識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)、調(diào)研等方式制定相應(yīng)的信息化建設(shè)執(zhí)行方案，從而在頂層設(shè)計(jì)層面進(jìn)行宏觀規(guī)劃。

（二）支持檔案信息化建設(shè)，做好后勤保障?！肮び破涫?，必先利其器?！笔聵I(yè)單位要想其檔案管理信息化建設(shè)有所成效，就必須給予相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力的支撐。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)、先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)，專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地的合理承載以及后期服務(wù)的服務(wù)支持。各事業(yè)單位需要不斷的加大人才的培養(yǎng)、資金、物資、場(chǎng)地以及后勤等支持，從而在專(zhuān)業(yè)人才、專(zhuān)業(yè)技術(shù)設(shè)備等層面全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（三）培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，提高相關(guān)檔案管理人員信息化水平。針對(duì)當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理相關(guān)人員信息化水平不佳的問(wèn)題，各事業(yè)單位需要根據(jù)自身單位的需求對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培養(yǎng)，通過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)、考核等方式培養(yǎng)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)信息化技術(shù)管理人才，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升和進(jìn)步。

（四）重視檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障。各事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，保證其信息安全。事業(yè)單位高層人員應(yīng)高度重視信息安全，做好檔案管理工作的保密工作。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位應(yīng)著力于網(wǎng)絡(luò)安全屏障的構(gòu)建，做到提升檔案管理工作的效率的同時(shí)還能確保檔案管理的機(jī)密性。

結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升、保證檔案信息的準(zhǔn)確性具有重要作用。目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在認(rèn)識(shí)不足、人力與物資供給滯后、管理人員專(zhuān)業(yè)水平、信息化水平不佳以及網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)等問(wèn)題，為促進(jìn)自身單位的健康與可持續(xù)發(fā)展，各事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)高度重視與支持，積極投身于檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中。

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