新時期電子檔案在檔案管理中的應用

杜蕾

新時期，電子檔案在檔案管理中的應用價值顯著，意義重大，能夠確保檔案安全、提高檔案的管理效率。當前檔案管理工作仍然存在一些問題，主要有檔案的安全管理不足、不規(guī)范，有關的制度缺失，檔案管理工作人員素質偏低。為了彌補這種不足，要采取有效的改進措施，加強檔案的安全管理工作，完善檔案的管理制度，提高檔案管理工作人員的工作素質，重視電子檔案檔案備份，優(yōu)化檔案的管理服務方式。

1 引言

新時期，信息技術和互聯(lián)網技術在不斷發(fā)展、進步，這種時代背景下檔案管理工作正面臨著深刻的變革，電子檔案逐漸出現(xiàn)于視線里，并得到了廣泛的應用。為了促進新時期電子檔案能夠更好地發(fā)揮作用，要采取有效的措施，提高電子檔案的管理水平，本文就根據電子檔案的發(fā)展情況，結合電子檔案的管理需要，針對性地提出電子檔案的管理對策，希望能為檔案管理工作人員的工作提供有幫助的啟示。

2 新時期電子檔案在檔案管理中應用的意義

信息技術和互聯(lián)網技術的發(fā)展使得新時期下電子檔案的應用越來越廣泛，在檔案管理工作中能夠發(fā)揮很重要的作用，它的重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 確保檔案的安全

電子檔案在檔案管理的工作中，安全問題是最為突出的。因此為了使電子檔案安全管理水平能得到提升，避免電子檔案受到損失，要結合實際的工作需要，構建出完善的檔案管理制度措施。要明確檔案管理人員的工作職責，要讓他們有效地適應電子檔案掛歷工作的需要，做好數據備份工作，要應用起防火墻技術、密鑰技術、要重視病毒查殺工作，做好安全防護工作，要避免電子檔案受到破壞和攻擊，以此來保證電子檔案的安全。

2.2 能夠提高檔案的管理效率

電子檔案一般是將紙質檔案進行掃描、處理后再進行存儲、檔案分類，方便數據的統(tǒng)計和查詢，能夠為廣大的檔案利用者提供極大便利，能夠為檔案利用者提供優(yōu)質服務，減輕管理人員的勞動強度，讓檔案管理工作者能夠適應工作需要，實現(xiàn)提高電子檔案管理水平的目的。

2.3 電子檔案的管理工作能夠最大程度上節(jié)省人力資源

電子檔案的管理工相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作操作更簡便，還能節(jié)省人力資源。電子檔案的管理工作有固定的工作流程，先是要收集檔案管理信息，然后對信息資源進行整合，再對檔案工作進行整理歸檔，最后對檔案檢索調用，這一整套流程都能夠利用信息技術，讓計算機集成化處理，也就是說，電子檔案管理工作能夠削減過去的檔案管理環(huán)節(jié)中的人力、財政資源的投入，最大限度地提高檔案管理效率。

2.4 電子檔案管理能夠實現(xiàn)信息虛擬化存儲

傳統(tǒng)的紙質檔案存在檔案管理難度大的問題，傳統(tǒng)檔案管理中，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等的各種工作，還要做好檔案的調取和歸檔工作，檔案的管理工作難度就會加大，電子檔案管理就比紙質檔案簡單，將檔案信息虛擬化保存，在管理的過程中就不會擔心檔案受潮、蟲咬等的問題，增加了檔案的管理效率。

2.5 電子檔案管理工作能夠極大提升檔案的存儲量

傳統(tǒng)的紙質檔案的儲存需要占據極大的空間，需要很多具備儲存檔案條件的庫房，大量的文檔需要歸檔儲存，就很容易出現(xiàn)空間不足的情況，而電子檔案的管理、儲存工作就相比紙質檔案就儲存空間而言比較輕松，計算機在不斷發(fā)展，就為電子檔案的儲存管理工作提供了空間保證。

3 新時期下電子檔案在檔案管理應用中的問題

電子檔案的出現(xiàn)，會對檔案的管理發(fā)生很大的影響作用。但是基于一些因素（制度、人員等）的影響，目前我國的電子檔案管理仍然存在很多的不足，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 電子檔案的安全管理出現(xiàn)的問題

沒有結合好電子檔案管理工作的需要，沒有構建出的健全、完善的管理規(guī)章制度，制約了安全管理水平的提高。檔案管理工作人員的安全意識薄弱，就無法全面提升電子檔案的安全管理水平，會忽視電子檔案的備份，保存的檔案數據一旦丟失，檔案保存數據就無法找回。

3.2 電子檔案的相關制度缺失

電子檔案的制度缺失，有關的檔案管理規(guī)定就不夠完善，無法有效地約束、規(guī)范地管理檔案工作，會制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進程。相關檔案管理工作人員的工作責任不夠明確，電子檔案管理責任制度不能嚴格地、具體地落實到位，會影響檔案管理工作水平的提升。

3.3 檔案管理工作人員的工作素質偏低

在電子檔案的管理工作中，有些檔案工作的管理人員素質水平偏低，不能適應電子檔案的管理需要，管理的專業(yè)技能非常缺乏，現(xiàn)代信息技術應用不佳，大大地忽視了檔案工作管理人員的培訓工作，制約檔案的信息技術應用水平和電子檔案的管理效率的提升。

4 新時期電子檔案在檔案管理中應用的策略

為了提升電子檔案管理工作的工作水平，結合新時期的新要求，根據電子檔案目前存在的問題，可以采取下面幾種措施來應對電子檔案在檔案管理中的應用難題。

4.1 加強電子檔案的安全管理

要重視電子檔案的軟件維護，確保電子檔案能夠安全有效地運營。完善電子檔案的安全管理措施，預防電子檔案的安全隱患發(fā)生，要明確好電子檔案管理人員的工作職責和工作權限，讓檔案管理工作人員能夠有效開展檔案安全管理的各項工作。要加強電子檔案的軟件和系統(tǒng)維護，確保電子檔案的存儲設備能夠正常安全運行。要落實好專機專用制度，保證電子檔案的存儲設備能夠保持良好的工作性能。要做好電子檔案的備份工作，設置安全密碼，提升電子檔案的安全管理水平。

4.2 要完善電子檔案的管理制度，優(yōu)化服務方式

為了適應電子檔案的管理需要，要建立起完善的電子檔案管理制度，明確電子檔案管理的目的、工作流程和工作方法。要落實好電子檔案的管理責任制度，讓電子檔案的管理工作者能夠開展管理工作，預防安全隱患，推動電子檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率得到提升。

要充分利用各種各樣的多媒體技術，光盤制作技術、信息技術，為檔案利用者提供個性化服務，要促進電子檔案的利用，讓電子檔案資源能夠最大化共享，為檔案利用者提供在線咨詢服務，完善電子檔案的資訊平臺，各項操作都要嚴格進行，優(yōu)化管理服務方式。

4.3 提高檔案管理工作人員的工作素質

電子檔案的管理工作者要了解電子檔案的信息，充分發(fā)掘、開發(fā)還有利用電子檔案資源。能夠及時存儲電子檔案的信息資源，建立起完善的電子檔案資源庫，能夠快捷高效的進行電子檔案查詢。提高電子檔案管理人員的服務意識，加強電子檔案工作者的管理培訓，讓電子檔案管理人員具備良好的愛崗敬業(yè)精神，具有服務意識和奉獻精神，構建起先進的網絡服務體系，提供在線的電子檔案咨詢服務，提升電子檔案的管理水平。

5 結束語

總而言之，信息技術和網絡技術不斷發(fā)展的今天，信息化建設時時代發(fā)展的必須。電子檔案作為新時期檔案管理信息化建設的主要標志，會推動現(xiàn)代化檔案管理體系的簡稱，為了推動電子檔案技術的發(fā)展，我們必須要先明確電子檔案管理的意義和優(yōu)勢，找到問題所在，以問題為導向，針對性地對問題進行逐個擊破，制定出相關的電子檔案應用策略，讓電子檔案在檔案信息化的新時期下發(fā)揮它的價值。

（作者單位：重慶市健康教育所）