基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理探究

麻立

摘 要：企業(yè)員工管理是企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容之一，員工是為企業(yè)創(chuàng)造巨大價值的。通過充分調(diào)動員工的積極性，可以有效提高員工的工作熱情，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。從企業(yè)發(fā)展的角度來講，企業(yè)必須要加強行政管理力度，對辦公室員工實行精細化管理，不斷提高企業(yè)員工管理水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展 辦公室員工 精細化管理 對策

中圖分類號：F272.9文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0248-02

引言

企業(yè)辦公室員工的管理，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一。近年來，在現(xiàn)代管理理念的助推下，企業(yè)開始重視精細化管理，并且在各個部門開始實踐和應(yīng)用，在辦公室員工管理過程中應(yīng)用精細化管理理念，可以對企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新和改進，尤其是一些比較大型的國有企業(yè)，在長期發(fā)展過程中受到計劃經(jīng)濟時代的影響，導(dǎo)致企業(yè)的管理理念陳舊，員工的思想意識下滑，對工作的積極性不高。因此，從企業(yè)全局發(fā)展的角度來講，應(yīng)用精細化管理理念十分必要，企業(yè)管理人員必須要基于企業(yè)視角開展對辦公室員工的精細化管理工作。

一、辦公室精細化管理的含義

精細化管理是從汽車行業(yè)中衍生出來的一個概念，汽車屬于精密制造行業(yè)，在制造過程中必須要具有精細化生產(chǎn)與管理意識，才能提高汽車品質(zhì)。后來，這種管理理念逐漸衍生到其他的行業(yè)，備受推崇。精細化管理的核心在于“精細”二字，指的是在管理過程中要做到精致、仔細、細化，從各個角度、各個模塊著手進行管理。

隨著社會不斷發(fā)展，社會的分工也不斷明確、不斷細化，每一個工作崗位對人員的專業(yè)化程度要求都越來越高，如何將各個零散的部分緊密結(jié)合起來，使得整個行業(yè)保持良性運轉(zhuǎn)，對企業(yè)來講是至關(guān)重要的。在這種背景下，精細化管理理念被提出，并且得到廣泛應(yīng)用。以企業(yè)的辦公室管理工作為例，因為企業(yè)的辦公室管理工作比較繁瑣，管理的內(nèi)容較多，作為企業(yè)的行政中樞部門，辦公室不僅要提高管理效率，還要降低管理成本，盡量減少對企業(yè)資源的占用。精細化管理可以很好地實現(xiàn)這些目標，在精細化管理理念的支持下，企業(yè)的辦公室管理工作可以實現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化、細致化發(fā)展，使得辦公室的各項工作、各個模塊之間精確地運作，同時可以通過程序化和標準化的管理模式，讓各個模塊之間協(xié)調(diào)起來，完成辦公室管理的整體任務(wù)。因此，精細化管理不僅僅注重細節(jié)和品質(zhì)，還要注重結(jié)果，注重過程，在辦公室員工管理工作中實行精細化管理模式，可以培養(yǎng)員工的精細化管理意識，從而在以后的工作中踐行精細化管理理念，提高辦公室工作水平。

二、辦公室員工管理存在的問題

知識經(jīng)濟時代背景下，企業(yè)的核心競爭力發(fā)生了改變，技術(shù)、人力資源成為企業(yè)的競爭實力的體現(xiàn)。辦公室作為企業(yè)的行政管理中樞部門，辦公室員工的工作能力、工作態(tài)度等，直接影響企業(yè)的發(fā)展。辦公室員工管理是企業(yè)發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容，無論是大企業(yè)還是小企業(yè)，辦公室員工管理都是不可或缺的內(nèi)容之一。辦公室內(nèi)部管理主要是面向企業(yè)的辦公室行政人員的，由于很多辦公室的員工覺得自己的工作比較枯燥乏味，久而久之失去了興趣，導(dǎo)致工作效率低下，而企業(yè)對辦公室員工管理的重視也不夠，所以導(dǎo)致辦公室的工作水平?jīng)]有太大改變。目前辦公室員工管理存在的問題有以下幾個方面：

1.缺乏精細化管理意識

辦公室的工作內(nèi)容繁復(fù)，需要辦公室員工的不懈努力來完成，辦公室員工在辦公室工作中扮演了十分重要的角色。為了提高辦公室管理水平，必須要提高辦公室員工的綜合能力素養(yǎng)。目前，企業(yè)對辦公室員工的管理還不夠重視，常常忽視了對員工的管理、激勵，更不提在辦公室員工管理過程中踐行精細化理念，所以導(dǎo)致一部分員工的思想意識比較懶散。

2.缺乏科學(xué)合理的辦公室員工管理制度

企業(yè)的管理體系不夠規(guī)范，是當前很多企業(yè)的通病。因為規(guī)模較小，在企業(yè)管理體系上沒有形成規(guī)范有序的制度，所以導(dǎo)致很多企業(yè)對辦公室員工的管理過程不夠規(guī)范，甚至由于企業(yè)受到計劃經(jīng)濟時代的影響，在選人、用人的時候講究義氣和情分，顯得更加柔性化。雖然柔性化管理對企業(yè)發(fā)展很重要，有助于在企業(yè)內(nèi)部加強凝聚力，讓員工為企業(yè)發(fā)展做出更大貢獻，但柔性化管理并不等同于任人唯親，隨著企業(yè)不斷發(fā)展，規(guī)模不斷擴大，缺乏科學(xué)合理的辦公室員工管理制度，就會導(dǎo)致人情問題出現(xiàn)，加重辦公室員工之間、員工與上級之間的矛盾，從而阻礙企業(yè)進一步發(fā)展[2]。

3.考核機制與激勵機制不夠健全

辦公室員工每天面對的工作主要是各種行政工作，比較繁瑣，有的人在崗位上工作時間比較久，產(chǎn)生了厭倦情緒，而企業(yè)如果缺乏科學(xué)合理的考核與激勵機制，則會對員工的工作積極性造成更嚴重的影響，使其更不愿意工作?？茖W(xué)合理的考核與激勵機制有助于調(diào)動員工積極性，讓員工意識到自己在企業(yè)中的價值，并且能夠挖掘自身更大的潛力，為企業(yè)發(fā)展做出更多貢獻。但是當前很多企業(yè)在員工考核機制和激勵機制的制定上缺乏充分有效的認識，導(dǎo)致激勵制度單一，福利待遇體系和薪酬政策不完善，在對員工的工作進行評價與考核的時候得到的結(jié)果也不能完全真實地反映出員工的實際情況，使得辦公室工作質(zhì)量不高。

4.沒有對員工進行繼續(xù)教育

辦公室員工管理包括很多內(nèi)容，對員工進行培訓(xùn)也是其中之一，很多員工在獲得了工作之后就忘記了要繼續(xù)學(xué)習(xí)，繼續(xù)提升自己。隨著企業(yè)對人才的需求越來越大，對人才的要求越來越高，加強員工培訓(xùn)在辦公室員工管理中的地位也越來越高，而且當前辦公室管理工作逐漸實現(xiàn)自動化、信息化發(fā)展，員工也必須要跟上時代的腳步，對信息化技術(shù)、自動化技術(shù)進行學(xué)習(xí)，才能不被社會淘汰。企業(yè)應(yīng)該要為員工提供接受教育的機會，定期對員工進行培訓(xùn)，讓員工的意識不斷更新、技術(shù)水平不斷提升。但是一些企業(yè)沒有意識到員工培訓(xùn)的重要性，擔心在員工培訓(xùn)上投入的人力、財力和物力得不到相應(yīng)回報，不重視員工培訓(xùn)工作，員工的綜合能力素養(yǎng)得不到提升，從企業(yè)發(fā)展的長遠角度來講，這并不利于企業(yè)的發(fā)展。

三、辦公室員工精細化管理的作用

辦公室員工精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)容之一，加強辦公室員工精細化管理，作用主要有以下幾個方面：

1.提高員工的業(yè)務(wù)能力

辦公室員工精細化管理的目的就是要充分調(diào)動每一個人的潛力，用最少的人完成更多的工作，降低成本的同時，提高辦公室工作效率。辦公室員工精細化管理，可以減少傳統(tǒng)的辦公室工作中的一些比較冗雜的程序，使企業(yè)更加注重個人職業(yè)發(fā)展，有利于企業(yè)員工不斷成長。

2.明確員工的具體崗位職責(zé)

辦公室的日常工作必須要每一個人的共同努力來完成，每個人都要履行自己的崗位職責(zé)，但是在實際工作中常常出現(xiàn)辦公室員工的崗位職責(zé)不明確的問題。辦公室員工精細化管理可以很好地解決這一問題，通過精細化管理，可以對每一項工作的責(zé)任人進行確定，再確定具體的工作職責(zé)，然后對工作的任務(wù)進行細分，每一個員工都可以得到自己的工作任務(wù)以及工作要求，再按照工作要求完成工作任務(wù)即可。通過辦公室員工精細化管理，可以有效避免崗位職責(zé)模糊的現(xiàn)象。

3.提高企業(yè)的綜合競爭實力

在現(xiàn)代化發(fā)展理念下，企業(yè)想要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須要提高自身的綜合競爭實力，現(xiàn)代化的企業(yè)，看重的是人才、技術(shù)、管理因素，而且這些因素也是市場經(jīng)濟時代企業(yè)的核心競爭力的重要內(nèi)容。辦公室員工精細化管理，可以提高企業(yè)的綜合競爭實力，因為實現(xiàn)精細化管理之后，員工工作制度更細致，企業(yè)也有更加科學(xué)合理的管理制度和激勵制度，能夠幫助企業(yè)留住優(yōu)秀的人才，也可以增加員工之間的凝聚力，從而提高企業(yè)的綜合競爭實力[3]。

四、基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理措施

建設(shè)一個更加科學(xué)合理的人才結(jié)構(gòu)和人才管理體系，對企業(yè)的人才進行充分調(diào)動，發(fā)揮其潛力，是促進企業(yè)發(fā)展的重要途徑，辦公室員工對于企業(yè)的作用不言而喻，只有對辦公室員工進行有效配置，才能促進企業(yè)快速發(fā)展。

1.加強對辦公室員工精細化管理的重視

辦公室是企業(yè)的行政部門，屬于服務(wù)部門，雖然不是最核心的部門，但是對企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的作用。當前很多企業(yè)對辦公室員工管理缺乏整體規(guī)劃，對這項工作不夠重視，所以導(dǎo)致企業(yè)辦公室員工的工作水平不高。對此，要在企業(yè)內(nèi)部加強宣傳，提高企業(yè)所有人員對辦公室員工管理工作的重視。首先，企業(yè)管理者必須要轉(zhuǎn)變觀念，給予辦公室員工管理部門足夠的權(quán)利和信任，并且給予足夠的資源，讓辦公室員工管理工作順利開展下去。其次，要加強精細化管理理念的應(yīng)用，精細化管理是每一個部門都要踐行的理念，在員工管理上逐漸滲透精細化管理意識，從員工管理的各個環(huán)節(jié)著手，提高員工管理水平。

2.建立科學(xué)合理的辦公室員工管理制度

在企業(yè)辦公室員工管理中應(yīng)該要堅持科學(xué)、合理、嚴格的管理制度，以員工為中心開展員工管理，將人看成是企業(yè)最具活力、最具創(chuàng)造性的資源。企業(yè)需要對本單位的辦公室員工管理制度進行建立和完善，形成規(guī)范合理的管理體系，對辦公室員工管理的每一個環(huán)節(jié)的內(nèi)容、工作任務(wù)進行明確，并且要對人事管理專員的職能定位進行明確，讓企業(yè)的辦公室管理人員知道自己的職責(zé)，并且努力完成各項工作。在實際管理過程中可以結(jié)合法治管理模式，提高辦公室員工管理的公平性。比如在辦公室員工管理過程中，要建立明確的獎懲制度，并且逐漸落實這種制度，對于每一個人員的工作內(nèi)容、工作時效要進行明確，在規(guī)定的時間內(nèi)如果沒有完成工作，或者沒有做好自己的工作而導(dǎo)致企業(yè)遭受損失的，則要按照規(guī)定給員工一定的懲罰。對于能力較強、工作效率較高的員工，則可以給予更多的獎勵，并且在辦公室內(nèi)部形成良好的競爭氛圍，讓辦公室員工處于更公平、合理的環(huán)境中，提高員工的工作積極性。

3.建立健全的考核與激勵機制

健全的考核與激勵機制可以提高員工工作積極性，讓員工發(fā)揮潛力，為企業(yè)發(fā)展做出更多貢獻。企業(yè)辦公室員工的工作雖然與行政管理有關(guān)，大多數(shù)是文書等方面的工作，但這些工作卻不容易做好。在開展辦公室員工管理時，應(yīng)該要跳出傳統(tǒng)的管理認知意識，以完善的激勵機制來調(diào)動員工的積極性，對員工不僅僅要給予物質(zhì)上的激勵，還應(yīng)該要給予精神上的激勵，結(jié)合員工的職業(yè)生涯規(guī)劃，給企業(yè)員工更多激勵，讓員工對企業(yè)保持更忠誠的態(tài)度，在企業(yè)內(nèi)部形成凝聚力。另外，激勵機制應(yīng)該要與考核機制結(jié)合起來，以考核的結(jié)果來確定激勵方案，傳統(tǒng)的考核方案不夠完善，不能很全面地展示出員工的工作成績[4]。因此，需要對傳統(tǒng)的考核機制進行完善，在對員工進行考核時，堅持全面考核的原則，加強日常考核與年終考核相結(jié)合，對員工的工作情況進行完全、真實的反映，從而根據(jù)考核結(jié)果來實行獎懲。

4.對辦公室員工進行培訓(xùn)

（1）培養(yǎng)員工形成五種意識。員工的意識決定著員工的工作態(tài)度、工作能力、工作水平。要想在工作中做到位，員工首先要改變自己的意識，對自己的工作有一個正確的認知。在辦公室員工的培訓(xùn)過程中，要注重培養(yǎng)員工形成五種意識：第一，責(zé)任意識。員工要具有高度的責(zé)任心，對自己的工作負責(zé)，努力完成份內(nèi)工作。第二，服務(wù)意識。辦公室是行政部門，要為其他的部門提供一定的支持和幫助，辦公室員工需要具備服務(wù)意識。第三，紀律意識。有的員工缺乏紀律意識，工作散漫，不利于辦公室的發(fā)展，所以，要加強對員工的紀律意識的培養(yǎng)，讓員工嚴格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，不早退、不遲到，按時完成工作任務(wù)。第四，奉獻意識。一個人有更強烈的奉獻意識，則可以在工作中為企業(yè)的發(fā)展奉獻更多，培養(yǎng)員工的奉獻意識，要從日常小事做起。第五，團隊意識。團隊意識是員工不可或缺的一種認知，一個人的力量是有限的，團隊的力量可以帶來更大的效益，辦公室更是一個需要團隊協(xié)作的部門，在培養(yǎng)員工思想意識的時候要加強對團隊協(xié)作意識的培養(yǎng)，比如定期組織一些團隊活動，讓辦公室員工參與，可以促進員工之間相互溝通與交流，逐漸形成良好的團隊意識。

（2）加強科學(xué)技術(shù)的培訓(xùn)。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，在辦公室工作中也逐漸開始應(yīng)用信息化技術(shù)，對員工進行培訓(xùn)教育的時候，要注重員工的科學(xué)技術(shù)的教育。比如對計算機操作過程進行培訓(xùn)，對辦公自動化軟件進行應(yīng)用，讓員工逐漸認知到信息化發(fā)展的重要性，并且對信息化技術(shù)進行應(yīng)用，提高日常工作效率和工作質(zhì)量。

（3）制定員工培訓(xùn)計劃，定期對員工進行培訓(xùn)教育，是企業(yè)辦公室員工管理中的重要內(nèi)容，面對越來越復(fù)雜的市場環(huán)境，企業(yè)必須要采用先進的技術(shù)和管理理念，多渠道、多層次、多形式地開發(fā)員工潛力。對人力資源進行培訓(xùn)，給員工提供充足的學(xué)習(xí)機會，讓員工可以借助業(yè)余時間充實自己，豐富自己的知識。培訓(xùn)工作可以從技術(shù)、業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德素養(yǎng)等方面著手，制定科學(xué)的培訓(xùn)方案，并且按照培訓(xùn)方案實施下去，對員工培訓(xùn)工作結(jié)果進行考核，確保每一個員工可以在培訓(xùn)期內(nèi)得到專業(yè)化的培訓(xùn)教育。另外，在對員工進行培訓(xùn)教育的時候，可以采取網(wǎng)絡(luò)化教育方法，通過網(wǎng)絡(luò)授課，幫助員工節(jié)省時間，同時還能提高培訓(xùn)效率[5]。

結(jié)語

綜上所述，面對市場經(jīng)濟環(huán)境的改變，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展更注重可持續(xù)發(fā)展。人才已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的核心要素，對企業(yè)來講，精細化管理理念可以提高企業(yè)的發(fā)展水平，推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。在辦公室員工管理過程中，要形成精細化管理模式，并且通過加強培訓(xùn)、制定科學(xué)合理的辦公室員工管理制度，不斷提高辦公室員工的綜合素質(zhì)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，促進企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻

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[2]蘭瑛.基于企業(yè)視角的辦公室員工精細化管理研究[J].中外企業(yè)家，2019（12）：91.

[3]楊國林.基于精細化管理視角下的辦公室后勤管理研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（30）：111.

[4]王正東，尹玉石，郭金婷.企業(yè)人員精細化管理[J].科技與企業(yè)，2012（22）：49.

[5]張穎.淺議精細化管理在企業(yè)員工培訓(xùn)中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（19）：269.