醫(yī)院文書檔案整理與歸檔工作的探討

徐艷琴 高毓謙

摘 要：在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，人力資源也越來越受到重視。檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，也是做好人力資源的重要基礎(chǔ)。只有科學(xué)合理的操作方法和技巧才能使檔案管理歸檔發(fā)揮其在人力資源管理中的重要作用。這也就使得如何在檔案管理歸檔整理過程中既能做到科學(xué)、合理，又能達(dá)到較高的工作效率成為相關(guān)工作者所面臨的重大課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;措施

引言

通常情況下，企事業(yè)單位檔案包括文件、通告、請(qǐng)示、批復(fù)、公告、通知、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等等，種類繁雜，尤其是一些大型單位，有關(guān)方面檔案數(shù)量巨大，且需要長(zhǎng)期保存，為實(shí)際管理工作帶來一定難度。但是，檔案可以為后續(xù)工作開展提供服務(wù)，因此，解決檔案管理工作中的問題勢(shì)在必行。在這一過程中，必須遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)定，使用現(xiàn)代化手段，保證檔案管理全面、真實(shí)、安全，還要注重檔案管理的全過程化，有效落實(shí)管理工作，增強(qiáng)管理效果。

1 文書檔案管理存在的問題

1.1醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄

在醫(yī)院各種類型的檔案中，現(xiàn)階段就整個(gè)衛(wèi)生行業(yè)來說，醫(yī)院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對(duì)于醫(yī)院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)淡薄的情況。根據(jù)現(xiàn)階段施行的《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》，當(dāng)醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療事故案件處理時(shí)，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時(shí)也包括了文書檔案。當(dāng)處理醫(yī)院相關(guān)醫(yī)療事故時(shí)，往往還需要參考文書檔案中有關(guān)醫(yī)院紅頭文件的記載、規(guī)章制度的制定、各種下設(shè)委員會(huì)小組的職能、人事任免制度、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案以及物資設(shè)備采購等相關(guān)規(guī)章檔案文件等。隨著醫(yī)院日常經(jīng)營管理中的事務(wù)越來越繁雜，這就導(dǎo)致醫(yī)院管理者檔案意識(shí)淡薄與文書檔案需求增長(zhǎng)之間不平衡的矛盾。

1.2檔案工作人員能力欠缺

文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的成效。然而在實(shí)際工作中，不少企業(yè)沒有配置專職的檔案管理工作人員，很多從事檔案管理的人員是兼職，沒有進(jìn)行過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，只能對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集和整理，使得檔案管理工作質(zhì)量難以提高。另外一些企業(yè)對(duì)文書檔案不重視，從事檔案管理的人員嚴(yán)重不足，且存在專職人員年齡偏大，文化程度不高等問題，甚至出現(xiàn)一旦檔案管理人員退休，沒有人員可以接替上崗的情況，這些問題的存在導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作水平無法適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)文書檔案管理工作的需要，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，長(zhǎng)期來看對(duì)企業(yè)的發(fā)展也帶來影響。

2 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作策略

2.1轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)文書檔案的重視

1.各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的態(tài)度影響著文書檔案管理工作的開展情況。所以，領(lǐng)導(dǎo)一定要把文書檔案管理放在重要位置，了解文書檔案管理工作的情況，定期聽取檔案管理員的匯報(bào)，幫助文書檔案管理員解決突出問題，加大對(duì)文書檔案管理工作的支持力度。同時(shí)，要對(duì)優(yōu)秀的文書檔案管理員進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作積極性。2.文書檔案管理員要提高認(rèn)識(shí)。檔案管理員的態(tài)度直接關(guān)系著文書檔案管理工作的好壞。所以，檔案管理員一定要高度重視文書檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，在工作中兢兢業(yè)業(yè)，不斷創(chuàng)新，使文書檔案管理工作不斷向前推進(jìn)。

2.2創(chuàng)新信息化工作方式

一是企業(yè)必須轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方式，積極汲取先進(jìn)的工作理念，迅速開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，提高檔案管理的效率。二是要加大信息化相關(guān)硬件設(shè)施的配套工作，搭建起符合企業(yè)需求的文書檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化流轉(zhuǎn)、歸檔和查詢管理，為文書檔案的資源共享提供硬件支持，注重網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)，做好信息傳輸、存儲(chǔ)和利用節(jié)點(diǎn)的安全控制，保障文書檔案數(shù)據(jù)安全。三是要提高檔案管理人員的信息化管理水平，企業(yè)應(yīng)為管理人員創(chuàng)造形式多樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，豐富管理人員知識(shí)體系，讓檔案管理人員對(duì)信息化工作有全面的認(rèn)識(shí)，在工作中將檔案管理工作和信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來。

2.3將檔案管理工作納入績(jī)效考核體系中

文書檔案管理工作的有序開展離不開績(jī)效考核制度的激勵(lì)。對(duì)于檔案管理意識(shí)較強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理人員要進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)于有關(guān)檔案管理人員隨意丟棄或者違反檔案管理制度操作方法的現(xiàn)象進(jìn)行懲罰，真正做到獎(jiǎng)懲分明，以此來提高大家檔案管理的積極性和重視程度，做到職責(zé)分明，崗位負(fù)責(zé)。

2.4健全文書檔案收集與歸檔工作制度

第一，檢查制度建立。企事業(yè)單位需要定期對(duì)文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行檢查，包括現(xiàn)存的檔案數(shù)量、狀態(tài)等等，對(duì)一些未及時(shí)歸還、遺漏、丟失等情況進(jìn)行分析和處理，查明原因，追求責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施。第二，監(jiān)督制度建立。鼓勵(lì)全員參與，全員監(jiān)督，對(duì)于員工反映的一些檔案管理方面的漏洞、問題、違規(guī)行為等及時(shí)處理，并給予相應(yīng)的反饋人員獎(jiǎng)勵(lì)，作為參與檔案管理的激勵(lì)手段。第三，獎(jiǎng)懲制度建立。文書檔案收集與歸檔管理工作可以依據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)具體實(shí)施，但是，規(guī)定中的內(nèi)容多數(shù)為專業(yè)性操作方面的內(nèi)容，對(duì)于一些人員違法違規(guī)操作帶來的損失、影響等缺少行政處罰方面的規(guī)定，因此，需要在有關(guān)方面完善法律體系。除此以外，企事業(yè)單位也可以根據(jù)實(shí)際情況，將這一工作與績(jī)效考核結(jié)合在一起，進(jìn)行獎(jiǎng)懲，提高管理意識(shí)，規(guī)范管理行為。

結(jié)語

文書檔案管理工作對(duì)企業(yè)而言是一項(xiàng)長(zhǎng)期且重要的工作，其工作成效對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展有著持續(xù)深遠(yuǎn)的影響，雖然目前醫(yī)院文書檔案管理中存在的管理問題，但采用創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式、創(chuàng)新思想觀念、創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段和創(chuàng)新信息化工作方式，對(duì)充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，提高企業(yè)文書檔案管理水平有重要意義。

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）