論現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化策略

郝中樸 陳孝梅

【摘 要】近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)還需要依靠?jī)?nèi)部管理制度完善來(lái)加快發(fā)展步伐。對(duì)于電力企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)講，辦公室管理制度的優(yōu)化具有重要的作用，作為電力企業(yè)的主要管理部分，只有不斷加強(qiáng)辦公室管理工作，才可以有效協(xié)調(diào)電力企業(yè)各部門(mén)工作，并共同完成企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。本文就對(duì)電力企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)提出有效的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；辦公司；管理；策略

我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速增長(zhǎng)，城市化建設(shè)不斷加快，人們的生活水平逐漸提高，各行各業(yè)也在迅速發(fā)展，對(duì)電力資源的需求量越來(lái)越大，為現(xiàn)代電力企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在電力企業(yè)中，辦公室屬于綜合管理部門(mén)，企業(yè)良好發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策都取決于辦公室的工作效率，辦公室作為企業(yè)管理和執(zhí)行的重要部門(mén)，能為企業(yè)各部門(mén)搭建溝通的橋梁，所以，必須要對(duì)辦公室管理重視，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，促使企業(yè)各部門(mén)能協(xié)調(diào)工作，從而使企業(yè)良好運(yùn)轉(zhuǎn)，得到長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

1、現(xiàn)代電力企業(yè)辦公室管理工作的重要性

電力企業(yè)辦公室屬于綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，直接服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門(mén)、基層及全體員工，主要的工作內(nèi)容包括：起草文件、傳遞公文傳、督辦協(xié)調(diào)、信訪接待等，電力企業(yè)辦公室作為企業(yè)的對(duì)外窗口，是企業(yè)與外界進(jìn)行聯(lián)系的“橋梁”。目前，電力企業(yè)漸漸向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化發(fā)展，同時(shí)電力體制也在不斷改革和創(chuàng)新，其重點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)辦公室工作不能再進(jìn)行單一的事務(wù)性工作，而應(yīng)立足在企業(yè)的發(fā)展方面，準(zhǔn)確掌握在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下電力企業(yè)的發(fā)展方向，以及如何做好企業(yè)的服務(wù)性工作等，以此來(lái)進(jìn)一步推動(dòng)電力企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下能夠穩(wěn)定發(fā)展。但就目前我國(guó)大部分電力企業(yè)的辦公室管理工作而言，存在很多問(wèn)題，包括：管理制度不夠規(guī)范、辦公人員服務(wù)意識(shí)不夠、工作人員素質(zhì)低下及沒(méi)有發(fā)揮好辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用等，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了電力企業(yè)在群眾心中的形象。因此，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，怎樣讓電力企業(yè)辦公室的工作水平得以提升，是電力企業(yè)目前最該關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。

2、電力企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

2.1管理制度不健全

管理制度是約束辦公室管理人員行為的主要手段，它能保證辦公室管理工作規(guī)范有序進(jìn)行，有效提高辦公室管理人員的工作效率。但就目前來(lái)說(shuō)，電力企業(yè)的辦公室管理制度不太完善，這導(dǎo)致管理人員在工作過(guò)程中紀(jì)律性差，甚至?xí)霈F(xiàn)辦公室人員在工作過(guò)程中玩游戲、上網(wǎng)的現(xiàn)象，這種情況不僅使企業(yè)之中養(yǎng)成不好的風(fēng)氣，還嚴(yán)重影響了辦公室管理工作的質(zhì)量。

2.2服務(wù)層次低

有些辦公室管理人員的工作主動(dòng)性比較差，在工作過(guò)程中辦公室人員只要完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作就覺(jué)得是履行了自己的職責(zé)，這種心態(tài)導(dǎo)致辦公室人員只能初步掌握辦公室工作的常識(shí)，而不能將這些工作做到更精細(xì)。電力企業(yè)的辦公室管理工作比較復(fù)雜，很多管理人員在工作過(guò)程中，只重視表面的事務(wù)工作，而忽略了審查信息等深層次的工作，導(dǎo)致工作人員不能為領(lǐng)導(dǎo)提供深細(xì)致的服務(wù)，從而造成各項(xiàng)服務(wù)效果比較差，發(fā)揮不了對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助作用。

2.3管理人員的專業(yè)水平較差

在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)特別注重人的主觀性，人在管理層的作用十分重要，而管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)管理質(zhì)量有很大的影響。目前，電力企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高，工作人員的專業(yè)水平不高，缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，在遇到問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)采取有效的措施，這就對(duì)后期工作造成一定的影響，加上管理人員的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)比較差，工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致辦公室管理工作不能順利進(jìn)行。

3、電力辦公室管理工作的優(yōu)化措施

3.1建立健全的辦公室管理制度

健全的辦公室管理制度，能夠有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室管理人員和其它各個(gè)部門(mén)的監(jiān)督管理，也能實(shí)現(xiàn)上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層之間信息的交流傳遞。這就需要電力企業(yè)根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展中的具體情況，建立起較完善的辦公室管理制度。首先，根據(jù)企業(yè)的具體實(shí)際，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范員工和領(lǐng)導(dǎo)層的行為，并保證這些規(guī)章制度落實(shí)到位。其次，就是實(shí)施賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，遵守相關(guān)規(guī)則和對(duì)企業(yè)發(fā)展有重大貢獻(xiàn)的員工，給予必要的獎(jiǎng)賞；而對(duì)破壞規(guī)則影響企業(yè)發(fā)展的員工實(shí)施具體的懲罰措施。最后，要建立其相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，聘用專門(mén)的監(jiān)督管理人員，在監(jiān)督過(guò)程中，保證監(jiān)督的有效性，能通監(jiān)督實(shí)現(xiàn)企業(yè)更好的發(fā)展。

3.2提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

電力企業(yè)辦公室管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，對(duì)于工作人員綜合素質(zhì)的要求也比較高。特別是目前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境正在不斷變化，辦公室管理人員不僅要具備一定的管理素質(zhì)，同時(shí)還要擁有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)和能力，能夠在日常工作中不斷提高自己的綜合素質(zhì)。因此，電力企業(yè)在招收辦公室人員的時(shí)候，就應(yīng)該適當(dāng)?shù)奶岣哒惺諛?biāo)準(zhǔn)，要求應(yīng)聘人員不僅要掌握現(xiàn)代企業(yè)管理的相關(guān)理論，同時(shí)也應(yīng)該有豐富的電力企業(yè)辦公室工作經(jīng)驗(yàn)。在文化水平方面，應(yīng)該招收一部分綜合素質(zhì)較高的應(yīng)屆畢業(yè)生，利用這些畢業(yè)生對(duì)于信息技術(shù)和管理知識(shí)的熟練掌握優(yōu)勢(shì)，提高辦公室工作團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。但需要注意的是，應(yīng)屆畢業(yè)生的工作經(jīng)驗(yàn)較少，應(yīng)該在具體管理中給予他們相應(yīng)的培訓(xùn)。

3.3充分利用企業(yè)人力資源，做到以人為本

企業(yè)規(guī)章制度的制定是保證企業(yè)辦公室管理工作正常開(kāi)展的重要前提，但是，還需要對(duì)辦公室工作人員自身的重要作用予以重視。有效的突破傳統(tǒng)的管理方式，逐漸轉(zhuǎn)變成具有實(shí)際意義的管理方式，始終重視辦公室管理人員在企業(yè)的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中所發(fā)揮的重要作用，并且以人為中心，把現(xiàn)代企業(yè)的管理方法與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)藝術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，進(jìn)而將企業(yè)的專項(xiàng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿娌⑶议L(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略管理。比如，采取柔性管理方式，這是一種與剛性管理相對(duì)應(yīng)的管理方式，重視人的作用，“以人為本”。柔性管理比較重視企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的個(gè)人作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)真正為員工服務(wù)，“想員工所想，憂員工所憂”，真正讓員工感受到公司的關(guān)懷。柔性管理能夠最大的將員工力量凝聚起來(lái)，為企業(yè)工作的開(kāi)展提供保障。辦公室管理作為企業(yè)決策的執(zhí)行者和監(jiān)督者，應(yīng)該重視人力資源有效管理，及時(shí)解決員工困惑，促使員工能夠全身心地投入到工作中。

3.4增強(qiáng)管理人員的協(xié)調(diào)能力，創(chuàng)建良好的工作環(huán)境

辦公室管理人員在工作過(guò)程中，需要不斷地和其他人員進(jìn)行溝通交流，處理各種事件，避免電力企業(yè)員工之間出現(xiàn)的矛盾，這就需要辦公室管理人員有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。辦公室管理人員在日常工作中，要注重各種資料的收集和整理，從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題，積極配合各部門(mén)的工作協(xié)調(diào)好各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，因此，增強(qiáng)辦公室人員的協(xié)調(diào)能力對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定、有序運(yùn)行有一定作用。想要做好辦公室管理工作，必須營(yíng)造一個(gè)和諧穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)共進(jìn)的工作氛圍，因此，電力企業(yè)要堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，關(guān)心每一位辦公室管理人員的生活和工作，讓每一個(gè)辦公室管理人員都能感受到企業(yè)的關(guān)懷，讓辦公室管理人員保持良好的心態(tài)進(jìn)行工作，激發(fā)員工的積極性。

4、結(jié)束語(yǔ)

電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀態(tài)的穩(wěn)定與否不僅關(guān)系到了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)效益，同時(shí)也對(duì)人們的生活質(zhì)量有著直接的影響。因此，電力企業(yè)應(yīng)該明確自身肩負(fù)的各類社會(huì)責(zé)任，明確辦公室管理工作對(duì)于自身運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要性。在企業(yè)具體內(nèi)部管理中，必須要不斷的完善辦公室管理的規(guī)章制度，真正拉起一支素質(zhì)過(guò)硬的管理隊(duì)伍，不斷調(diào)整與優(yōu)化內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的相互協(xié)調(diào)能力，在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造一種良好的管理溝通氛圍，有效的提高辦公室管理工作的最終效果，發(fā)揮電力企業(yè)的社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)山西運(yùn)城電力勘測(cè)設(shè)計(jì)有限公司）