淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

孫崇梅

摘要：事業(yè)單位檔案管理中電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，也不能避免的現(xiàn)實(shí)。要不斷研究電子檔案管理中存在的管理和技術(shù)上的問題，不斷加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全的管理電子檔案的目的，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求。本文具體分析了事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題，提出了新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案管理;有效對(duì)策

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。事業(yè)單位檔案管理中電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，日益為檔案界矚目。文件載體的這一變化，給我們的生活和工作帶來巨大的變化，同時(shí)由于電子文件不同于傳統(tǒng)的記錄形式，將給檔案工作帶來新的生機(jī)和活力，也在管理形式、管理方法等諸多方面給廣大檔案工作者提出嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

1、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的重視程度不夠，思維方式觀念陳舊

對(duì)電子檔案的重視不足，主要是由于長期以來部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)造成的。在一些部門和單位，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不會(huì)對(duì)部門或單位的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。所以，他們很少關(guān)心檔案工作，對(duì)剛剛出現(xiàn)不久的電子檔案管理自然存在重視程度不夠的現(xiàn)象。與此同時(shí)，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題。他們沒有及時(shí)意識(shí)到，由于工作環(huán)境和工作對(duì)象的變化，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有很大的區(qū)別，需要及時(shí)在思維觀念上進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng)。相反，由于受封閉、守舊的檔案管理觀念的影響，他們對(duì)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性認(rèn)識(shí)不足，產(chǎn)生了“抗拒”心理，使檔案管理電子化、信息化建設(shè)受到一定的影響。

2、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的范圍不夠明確，檔案管理存在漏洞

電子檔案的特點(diǎn)是量大卻沒有物質(zhì)化，它們必須依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能夠得到體現(xiàn)。在電子檔案的管理工作中，雖然規(guī)定了重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔等應(yīng)定期備份，但對(duì)究竟哪些系統(tǒng)、文件等必須以硬盤介質(zhì)形式保管、如何形成介質(zhì)檔案、以什么介質(zhì)保存等問題并沒有明確的規(guī)定。另外，在電子檔案的管理中，還存在電子檔案保存不連續(xù)、不完整等問題，且在電子檔案管理中還存在一定的漏洞。當(dāng)前，電子檔案的存儲(chǔ)主要使用的是U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等介質(zhì)，并沒有像紙質(zhì)檔案一樣列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿，電子檔案隨意放置的現(xiàn)象較為普遍，而且計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案尚缺乏防止拷貝的技術(shù)措施，也未將其列入檢查內(nèi)容，從而在一定程度上影響了電子檔案的管理，形成管理上的漏洞。

3、事業(yè)單位檔案管理中對(duì)電子檔案管理的安全性估計(jì)過高，對(duì)其忽略了利用中的潛在問題

當(dāng)前，大部分從事電子檔案管理工作的人員對(duì)電子檔案的安全性都不同程度地存在估計(jì)過高的問題。實(shí)際上，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)面臨著病毒的入侵，同時(shí)也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性?？梢姡娮游募n案存儲(chǔ)的信息并不是完全安全的。與此同時(shí)，電子檔案在利用過程中也存在不少潛在的問題。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用相比，最顯著的特點(diǎn)是迅速快捷，可以通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)很方便地實(shí)現(xiàn)讀取信息。然而，由于電子檔案易于被修改的特點(diǎn)，在電子檔案利用的過程中可能會(huì)帶來相關(guān)信息被改動(dòng)或被覆蓋，從而造成電子檔案原稿的破壞。此外，電子檔案易于被修改的特點(diǎn)，亦使檔案保管部門在電子檔案利用之后進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性與完整性進(jìn)行認(rèn)定。

二、事業(yè)單位檔案管理中加強(qiáng)電子檔案管理的有效對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

要貫徹以人為本的戰(zhàn)略，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案者對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)，探索其規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

由于電子文件更改、復(fù)制非常容易，失去了原件和文件形式上的依據(jù)性，要鑒定文件內(nèi)容的真實(shí)性和原始性，必須依靠信息技術(shù)和制度的支持，例如通過計(jì)算機(jī)加密、簽署、身份驗(yàn)證、防寫措施、防火墻等技術(shù)來維護(hù)電子文件的真實(shí)性、安全性;通過制定電子文件各類參與人員的責(zé)任制度、載體及轉(zhuǎn)換登記制度的管理制度來堵塞信息失真的隱患。此外，檔案人員必須通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。

3、解決電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題還有待檔案工作者深入研究和探討。目前，我們應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，應(yīng)用安全的數(shù)據(jù)備份手段，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。一旦數(shù)據(jù)損壞、丟失，可以進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修復(fù)，確保電子檔案的完整。對(duì)電子文件依附的載體壽命不長的問題，應(yīng)通過制定載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與環(huán)境保存標(biāo)準(zhǔn)，盡力使這類載體具有更長的保存期限。如計(jì)算機(jī)光盤，維護(hù)其安全穩(wěn)定就要注意防止高溫氧化、潮濕霉變、劃痕的損傷等。還要用高效的網(wǎng)絡(luò)安全防范軟件，防止病毒入侵，防止遭受非法破壞和攻擊。應(yīng)用加密軟件對(duì)重要信息進(jìn)行保護(hù)，確保電子檔案信息的傳輸、存儲(chǔ)過程的安全性能。

4、完善歸檔制度，探索管理規(guī)范化的道路

近年來，我國檔案部門針對(duì)電子文檔管理進(jìn)行了深入的探索，逐步摸索出了電子文檔管理的道路，制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，又頒布了《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面做出詳細(xì)的規(guī)定，為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。我們必須結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從電子文件的產(chǎn)生途徑、類型出發(fā)，明確歸檔電子文件的管理機(jī)制，全面劃定歸檔電子文件的范圍，加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)，自己開發(fā)或購入電子檔案的管理系統(tǒng)軟件，形成一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法。

5、加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運(yùn)用存儲(chǔ)、傳輸、檢索等技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，更需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，理解電子檔案長期保存的必要性和嚴(yán)重性，實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案人員本身也要采取積極措施抓好知識(shí)更新，提高自身素質(zhì)，提高自身“含金量”，才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。

總之，電子文件的廣泛應(yīng)用，成為當(dāng)今信息時(shí)代勢(shì)不可擋的潮流。實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的科學(xué)管理，已成為我國“檔案信息高速公路”的熱門話題，也是建立與發(fā)展“檔案信息網(wǎng)絡(luò)”一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案管理者只有更新觀念，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際工作出發(fā)，以高度的責(zé)任心，加強(qiáng)文件管理，熟練的運(yùn)用專業(yè)的、科學(xué)的檔案管理平臺(tái)接收、整理和儲(chǔ)存電子信息文件，同時(shí)保證信息安全，才能促進(jìn)我國電子檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

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[3]?王玉寶.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理中電子文件在檔案管理工作中的作用[J]. 中國商界（上半月）. 2015（12）

（作者單位：遼寧省昌圖縣鎮(zhèn)村振興發(fā)展服務(wù)中心泉頭鎮(zhèn)分中心）