辦公室文秘工作水平的提升途徑探討

摘要：隨著社會(huì)的不斷向前發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這對(duì)企業(yè)辦公室的工作也提出了更高的要求。企業(yè)辦公室的文秘工作，也需要順應(yīng)新形勢(shì)、接受新挑戰(zhàn)，不斷地進(jìn)行自我提升。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行闡述，對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了有效提高文秘工作水平的相關(guān)途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室文秘;工作水平;提升途徑

國(guó)有企業(yè)辦公室是企業(yè)重要的管理部門，辦公室文秘人員負(fù)責(zé)各種文件的收發(fā)登記、傳閱、催辦、分發(fā)工作以及文書檔案的打印整理、分類、歸檔工作，協(xié)調(diào)不同部門的整體工作流程。文秘人員的辦事效率會(huì)直接影響辦公室的工作進(jìn)度，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，辦公室文秘人員的工作范圍和工作強(qiáng)度都要有所提高。新時(shí)代文秘人員工作的質(zhì)量和水平是助推辦公室工作開(kāi)展的關(guān)鍵因素，本文簡(jiǎn)要介紹了該問(wèn)題，為后期促進(jìn)辦公室更好的拓展業(yè)務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

一、文秘工作的原則和重點(diǎn)

在文職工作里，需要加強(qiáng)文秘工作的工作質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作任務(wù)的順利進(jìn)行，應(yīng)該符合以下工作原則：第一，辦公室文秘人員要發(fā)揮參謀助手、服務(wù)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、承上啟下的職能作用。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，積極參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)，及時(shí)與高層管理者進(jìn)行工作匯報(bào)和工作細(xì)節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時(shí)傳遞給上級(jí)。注意上情下達(dá)，積極協(xié)調(diào)上級(jí)與各部門之間的關(guān)系，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)更改方案。二是提高辦文能力。本著“嚴(yán)格審核、急件急辦”的原則，努力加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，保證公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使文件能夠及時(shí)傳達(dá)貫徹，指導(dǎo)企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作。第三，要提高工作的預(yù)見(jiàn)性。對(duì)待工作要未雨綢繆，突出“全、密、實(shí)、早”，以工作的超前性、預(yù)見(jiàn)性來(lái)增加工作的主動(dòng)性，力求做到工作無(wú)失誤。第四，強(qiáng)化督查督辦職能，狠抓工作落實(shí)。抓好重要工作、領(lǐng)導(dǎo)批示的工作督辦力度，抓好過(guò)程監(jiān)督，發(fā)揚(yáng)“釘釘子”精神，對(duì)重點(diǎn)、復(fù)雜事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)想預(yù)判，通過(guò)電話、協(xié)同等方式及時(shí)提醒，確保各項(xiàng)工作按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利推進(jìn)。

二、文秘人員需要具備的專業(yè)精神

合格的辦公室文秘人員，必須具備強(qiáng)大的專業(yè)精神，一方面，必須嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，控制和把握各種流程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題的規(guī)避，并利用空閑時(shí)間提高辦公效率和工作質(zhì)量。另一方面，文秘人員需要控制好時(shí)間，特別是在突發(fā)情況出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)拿出解決方案，以避免對(duì)企業(yè)造成損失和負(fù)面影響。此外，文秘人員必須對(duì)自己的工作量、工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。在工作中，文秘人員還必須做到顧全大局，不能做出有損公司利益和名譽(yù)的事情，要統(tǒng)籌組織、合理協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作的順暢進(jìn)行，為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)造更多的價(jià)值。

三、如何提升文秘人員的素質(zhì)和能力

（一）增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心

文秘人員要樹立積極向上的工作態(tài)度和為他人服務(wù)的思想，必須具有幫助公司高層管理者的職業(yè)本能，堅(jiān)決不能結(jié)黨營(yíng)私，對(duì)工作積極向上，必須時(shí)刻牢記自己的工作使命。文秘人員是企業(yè)管理者工作的得力助手，是單位各科室信息的傳達(dá)者，在企業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程中就像左膀離不開(kāi)右臂一樣，發(fā)揮著不可缺少的作用，工作中要協(xié)助高層管理者做好工作方案，要和所有同事協(xié)調(diào)好工作關(guān)系。樹立服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)所交辦的工作，利用空閑時(shí)間鞏固自己的專業(yè)知識(shí)，提高自己的工作技能，配合領(lǐng)導(dǎo)和同事創(chuàng)造良好的工作局面和和諧的工作環(huán)境，在這種和諧的氛圍中不斷開(kāi)闊自己的眼界。通過(guò)多元化知識(shí)的累積，不斷提升自己的心理素質(zhì)和涵養(yǎng)，從而保證各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）制定完整的獎(jiǎng)罰制度

制定完整的文秘人員獎(jiǎng)罰機(jī)制，可以有效地提高文秘人員的工作效率，一套完整科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制在現(xiàn)代企業(yè)管理中尤為重要。對(duì)工作中表現(xiàn)突出的文秘人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，這既可以充分發(fā)揮文秘人員的工作熱情，同時(shí)也滿足了公司規(guī)范化管理的需求，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。而傳統(tǒng)的公司對(duì)文秘工作沒(méi)有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價(jià)值體現(xiàn)，同時(shí)也缺少了工作的積極性。

（三）照顧文秘人員的情緒

企業(yè)的運(yùn)作模式應(yīng)該人性化，一方面要讓文秘人員積極用心工作，一方面要及時(shí)洞察文秘人員的心情，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文秘人員因?yàn)橐恍┦虑槎a(chǎn)生的不良情緒，及時(shí)進(jìn)行心理疏導(dǎo)和安慰。企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行人性化管理，但同時(shí)又要有嚴(yán)格合理的規(guī)章制度來(lái)約束文秘人員，這樣既可以讓文秘人員有家的感覺(jué)，又可以提高文秘人員工作的積極性，保證工作效率。同時(shí)還可以幫助企業(yè)避免文秘人員的流失。

（四）提升文秘人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)辦公室文秘人員素質(zhì)建設(shè)，通過(guò)書本、實(shí)踐、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等及時(shí)掌握和吃透上級(jí)精神，及時(shí)了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況;引導(dǎo)辦公室文秘人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上下工夫，認(rèn)真學(xué)習(xí)寫作及公文相關(guān)知識(shí)，提高辦公室文秘人員綜合素質(zhì);通過(guò)學(xué)習(xí)，不斷提高勤于想事、善于謀事、樂(lè)于干事、誠(chéng)于共事的能力，努力建設(shè)有闖勁、有干勁、有韌勁和張口能說(shuō)、提筆能寫、遇事能辦的綜合素質(zhì)過(guò)硬的辦公室隊(duì)伍。要加強(qiáng)辦公室文秘人員的擔(dān)當(dāng)精神，培養(yǎng)無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神，做勤奮敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的表率。辦公室工作任務(wù)重、節(jié)奏快、要求高，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，這要求辦公室文秘人員要有老老實(shí)實(shí)、勤勤懇懇、扎扎實(shí)實(shí)的奉獻(xiàn)精神，始終做到“不抱怨不埋怨、撲下身子埋頭干”。要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，持續(xù)提升辦公室文秘人員對(duì)公司高管和其他部門的支持能力和服務(wù)水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎(jiǎng)罰制度和人性化管理，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心，不斷增強(qiáng)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質(zhì)量和公司的綜合管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 現(xiàn)代企業(yè)文秘人員應(yīng)具備的三種素質(zhì)[J].李富.特區(qū)理論與實(shí)踐.2001（05）.

[2]? 機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理分析[J].孫錦偉.河北農(nóng)機(jī).2019（11）.

[3]? 文秘人員應(yīng)抓好文稿的“供給側(cè)改革”[J].王維新.秘書之友.2018（03）.

[4]? 增強(qiáng)“三服務(wù)”意識(shí)提升文秘人員水平[J].徐遠(yuǎn)強(qiáng).理論與當(dāng)代.2017（04）.

[5]? 機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].劉暢.辦公室業(yè)務(wù).2017（10）.

[6] ?如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平[J].張潔玲.現(xiàn)代國(guó)企研究.2017（10）.

[7]? 淺談企業(yè)文秘崗位職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成[J].王維煒.現(xiàn)代國(guó)企研究.2017（10）.

[8]? 對(duì)總部片區(qū)辦公室文秘隊(duì)伍建設(shè)的調(diào)查與思考[J].馬婉星.辦公室業(yè)務(wù).2017（12）.

[9]? 文秘人員職業(yè)素養(yǎng)要求與培養(yǎng)探究[J].李冬梅.才智.2017（20）.

[10]? 例談?lì)I(lǐng)導(dǎo)講話稿部署任務(wù)的八種表達(dá)方式[J].張金燁.應(yīng)用寫作.2017（09）.

作者簡(jiǎn)介：史陽(yáng)（1992—），女，漢族，陜西銅川人，研究生學(xué)歷，助理政工師，主要從事辦公室文秘寫作及國(guó)企思想政治工作研究。

（作者單位：陜西煤炭交易中心有限公司）