試論如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

馮永強(qiáng)

【摘要】隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的行政體制與人力管理等方面進(jìn)行了不斷的深入改革，而隨著這種改革的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作也顯現(xiàn)出了一定的問題，為了解決這些問題，加強(qiáng)檔案管理工作的開展，本文就對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并有針對(duì)性的提出了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的方法，促進(jìn)事業(yè)單位工作的開展，維持社會(huì)穩(wěn)定。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 檔案管理? 創(chuàng)新

事業(yè)單位是我國最重要的組成部門，事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展中起到了重要的作用，為百姓提供了便利的服務(wù)。所以，事業(yè)單位的人事管理相關(guān)工作得到了有關(guān)部門的重視，事業(yè)單位的檔案管理不同于普通單位的檔案管理，其具有一定的專業(yè)性與機(jī)密性，采取積極的措施，完善事業(yè)單位的檔案管理，保證檔案的有效利用可以提高相關(guān)工作的效率。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的意義

事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括檔案信息的搜集、歸納整理和存放管理，最后使這些檔案信息得到有效的利用，為事業(yè)單位提供詳細(xì)的服務(wù)工作。事業(yè)單位的檔案管理還包括單位人員的聘用與考核制度及考核結(jié)果等記錄，所以說，事業(yè)單位的檔案管理不僅能起到為社會(huì)提供服務(wù)信息的作用，而且可以為單位內(nèi)部的人力資源管理工作的開展提供信息資料的支持。事業(yè)單位通過不斷完善檔案管理工作，可以加強(qiáng)人員變動(dòng)的調(diào)整，保證單位內(nèi)部人盡其用，間接地提高了事業(yè)單位工作的效率。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（1）缺乏檔案管理的意識(shí)。長期以來我國許多單位缺乏檔案管理的意識(shí)，檔案管理工作未能得到相關(guān)的重視，而且對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)了解更少，所以檔案管理工作在我國并沒有得到有效的實(shí)施。這種意識(shí)的缺乏在企業(yè)的管理領(lǐng)導(dǎo)中體現(xiàn)的最為明顯，許多企業(yè)的管理領(lǐng)導(dǎo)不能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而從領(lǐng)導(dǎo)到員工產(chǎn)生了這種惡性循環(huán)。所以由于我國的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的長期忽視，導(dǎo)致當(dāng)今的事業(yè)單位對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致許多事業(yè)單位對(duì)于單位的檔案并沒有及時(shí)整理和總結(jié)，在涉及到檔案的工作流程時(shí)效率低下，進(jìn)度緩慢。

（2）檔案管理設(shè)備落后。檔案管理設(shè)備在檔案管理中作用十分重要，特別是在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代和自動(dòng)化時(shí)代，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對(duì)于檔案管理工作的有效和準(zhǔn)確進(jìn)行顯得更加重要。但是長期以來，由于我國事業(yè)單位對(duì)于檔案管理事業(yè)的忽視，不僅相關(guān)管理方法和制度不完善，檔案管理的設(shè)備更加缺乏。主要是由于檔案管理設(shè)備的相關(guān)投資缺乏，更是使相關(guān)的設(shè)備得不到及時(shí)的更新和引進(jìn)，使檔案管理無法有效的進(jìn)展和準(zhǔn)確的實(shí)施，出現(xiàn)差錯(cuò)。例如相關(guān)事業(yè)單位的檔案室非常簡陋，而且長期不開放，所以許多檔案管理工作就被擱淺了。

（3）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低。檔案管理人員是檔案管理的直接參與者和操控者，所以檔案管理人員的工作素質(zhì)和相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備情況密切的影響著檔案管理工作的進(jìn)行。一批優(yōu)秀的檔案管理人員是一個(gè)單位保證檔案管理工作有效進(jìn)行的標(biāo)配。但是在我國許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的招聘要求非常低，更有很多人幾乎不在意檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，所以許多的管理人員的的能力滿足不了工作的要求，雖然有一些事業(yè)單位會(huì)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，但是這種培訓(xùn)還是不足以彌補(bǔ)其缺陷，所以很多工作人員進(jìn)行檔案管理時(shí)都會(huì)心有余而力不足，導(dǎo)致檔案管理工作難以有效展開。

（4）檔案管理未得到有效的開發(fā)利用。由于長期以來我國事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的忽視，不僅導(dǎo)致了我國許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理相關(guān)制度和設(shè)備的缺乏和空白，也影響我國事業(yè)單位工作人員包括企業(yè)管理人員對(duì)檔案資源有效利用的忽視。我國大多數(shù)事業(yè)單位單純的認(rèn)為把整理收集好，整理好，保存好就完成里檔案的管理工作，而并沒有重視到檔案管理的開發(fā)利用功能，缺乏對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用意識(shí)。檔案作為我國重要的歷史文化積淀，需要管理部門提起重視，采取有效措施，對(duì)檔案資源開發(fā)和利用，最大程度發(fā)揮檔案的作用。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

（1）提高對(duì)檔案管理工作的重視。為加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，提升對(duì)檔案管理工作的重視是最重要的。首先，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該重視起對(duì)《檔案法》中相關(guān)規(guī)定的了解，并加強(qiáng)在內(nèi)部的宣傳，使各個(gè)部門的人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性并在工作中保持認(rèn)真的態(tài)度。在實(shí)際的工作中，多多借鑒其他單位檔案管理的有效措施，并做好檔案自己資料的保密工作，尤其是一些機(jī)密的資料，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)資料存放地點(diǎn)的選擇和資料存放的管理。

（2）提高檔案管理專業(yè)人才的素質(zhì)。為了提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，我們應(yīng)該從多方面入手，首先，在專業(yè)人員的培養(yǎng)上教育部門應(yīng)該加大重視，各大高校應(yīng)該積極增設(shè)相關(guān)專業(yè)，培養(yǎng)更多具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員。對(duì)于事業(yè)單位自身來說，在檔案管理工作者的聘用時(shí)應(yīng)該提高門檻，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)素質(zhì)的要求，盡量選用一些具有專業(yè)素質(zhì)的人員，而且對(duì)于在職的人員應(yīng)該注重對(duì)其定期的培訓(xùn)，一方面提高其思想意識(shí)，加強(qiáng)其對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視，使其在工作中端正態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)。另一方面加強(qiáng)對(duì)其專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，注重專業(yè)知識(shí)的更新，注重工作開展的與時(shí)俱進(jìn)。管理者還可以通過完善獎(jiǎng)懲制度來約束和激勵(lì)檔案管理人員的日常工作。

（3）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，其在各行各業(yè)的應(yīng)用也越來越廣泛，為了提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)也是一項(xiàng)重要的措施。首先，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)信息化設(shè)備和相關(guān)技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及軟件開發(fā)技術(shù)，并積極引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，從而加強(qiáng)信息化在檔案管理各個(gè)方面的應(yīng)用。同時(shí)可以借鑒其他國家的先進(jìn)技術(shù)，對(duì)微縮技術(shù)、聲像技術(shù)以及光盤技術(shù)等進(jìn)行充分利用，加強(qiáng)我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作的開展對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有重要的作用，為了強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理，提高事業(yè)單位的工作效率，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并積極采取措施來加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，保證檔案管理工作的開展并促使其充分發(fā)揮在提高工作效率方面的作用。

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