發(fā)電企業(yè)整合后檔案管理一體化問題研究

王中玲

【摘要】當(dāng)前發(fā)電企業(yè)為了加快自身的發(fā)展而互相進(jìn)行整合的同時(shí)也為檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。在本文中將對(duì)發(fā)電企業(yè)整合后所帶來的檔案管理問題進(jìn)行探討，并提出相應(yīng)的措施，以此實(shí)現(xiàn)發(fā)電企業(yè)在進(jìn)行整合后的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。

【關(guān)鍵詞】發(fā)電企業(yè)? 企業(yè)整合? 檔案管理? 一體化

想要保證發(fā)電企業(yè)在進(jìn)行整合后能夠順利開展工作，就要首先實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案整合的一體化。并且在實(shí)際的工作中，發(fā)電企業(yè)的檔案在其企業(yè)自身的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，將其進(jìn)行一體化整合不僅能夠統(tǒng)合企業(yè)的科技與知識(shí)信息還能夠推動(dòng)發(fā)電企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

一、發(fā)電企業(yè)整合后所帶來的檔案管理問題

（一）檔案管理系統(tǒng)的差異

目前因?yàn)轶w制內(nèi)沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致了現(xiàn)階段各個(gè)企業(yè)都采用著不同的類型的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)電企業(yè)整體的信息化建設(shè)以及行業(yè)整體的信息資源整合都仍處于初級(jí)階段，而且因企業(yè)在合并前各種發(fā)展程度不同的原因，發(fā)展進(jìn)度快的企業(yè)已經(jīng)采用了信息化的檔案管理技術(shù)，而發(fā)展速度相對(duì)較慢的企業(yè)仍在使用圖紙檔案，這也使得在發(fā)電企業(yè)進(jìn)行整合時(shí)無法對(duì)檔案進(jìn)行有效的整合。

（二）檔案的整合問題

在對(duì)檔案進(jìn)行整合時(shí)，常常因?yàn)椴煌髽I(yè)間管理系統(tǒng)不同的原因?qū)е铝藱n案難以進(jìn)行有效的整合，特別是圖紙檔案與信息檔案的差異，使其在進(jìn)行整合需要耗費(fèi)大量的人力，為檔案的有效整合帶來了嚴(yán)重困擾，并且不同的圖紙檔案與信息檔案所涵蓋的內(nèi)容也各不相同，為檔案間的整合也帶來了極大的困難。

（三）企業(yè)整合帶來的人事變動(dòng)

企業(yè)在進(jìn)行整合時(shí)，難免會(huì)產(chǎn)生人事變動(dòng)。并且因?yàn)榘l(fā)電企業(yè)在整合過程中為了謀求自身的發(fā)展，通常會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作會(huì)出現(xiàn)不同程度的停滯，使得部分企業(yè)放棄了被整合企業(yè)中發(fā)展進(jìn)度相對(duì)較慢的企業(yè)所積累的可以為日后的工程提供相應(yīng)技術(shù)參考的數(shù)據(jù)資源以及工作經(jīng)驗(yàn)，并裁減其檔案管理系統(tǒng)從業(yè)人員，導(dǎo)致企業(yè)在整合后缺乏相關(guān)人才，致使檔案整合難以進(jìn)行。

（四）管理模式存在的問題

在部分企業(yè)的檔案管理模式中，其檔案信息管理系統(tǒng)同時(shí)包含了報(bào)表管理職能部門以及應(yīng)用與流程處理的ERP類信息技術(shù)兩部分。并且在實(shí)際的應(yīng)用中報(bào)表管理職能部門檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)通常由企業(yè)的高級(jí)管理人員來進(jìn)行決定并組織統(tǒng)一的開發(fā)。這便作為基層系統(tǒng)的檔案系統(tǒng)常常缺乏對(duì)整體數(shù)據(jù)的把握以及設(shè)計(jì)，導(dǎo)致了不同部門間難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的有效整合。

二、檔案管理一體化的主要措施

（一）建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)在建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要結(jié)合企業(yè)整合后的實(shí)際情況，來對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的重組。而重組企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，其首要目標(biāo)就是對(duì)企業(yè)的整體檔案信息進(jìn)行一個(gè)合理的規(guī)劃。因?yàn)橄胍獙?shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的重組與整合，需要耗費(fèi)較大的投資成本，并且其覆蓋范圍廣泛。只有對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行一個(gè)合理的規(guī)劃，才能夠確保檔案信息的整合能有在正確的時(shí)機(jī)進(jìn)行展開，為此，不僅要對(duì)檔案管理系統(tǒng)的客觀規(guī)律進(jìn)行研究，更要整合現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，確保其能夠統(tǒng)一的對(duì)合并后電力企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行儲(chǔ)存。以便企業(yè)在發(fā)展過程中出現(xiàn)需要調(diào)查檔案，或解決一些應(yīng)急問題時(shí)能夠吸取并利用檔案中所儲(chǔ)存的經(jīng)驗(yàn)來保證生產(chǎn)的安全以及自身的發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)信息檔案與圖紙檔案的整合

想要實(shí)現(xiàn)信息檔案與圖紙檔案的整合，就要加大企業(yè)的信息化建設(shè)力度，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，并且在具體實(shí)施時(shí)需要將其分為兩個(gè)不同的階段。其中第一階段的主要工作及目的是促使企業(yè)的相關(guān)管理部門以及原有的檔案管理本都參與到信息檔案的整合工作，并制定相應(yīng)的工作流程以及制度。而第二階段的主要工作是由相應(yīng)的部門以及企業(yè)下屬單位對(duì)自身相應(yīng)的檔案進(jìn)行整合，隨后交與檔案管理部門來對(duì)檔案進(jìn)整合處理。但在開展此工作時(shí)大多會(huì)遭到子公司領(lǐng)導(dǎo)人員的抵觸與不配合，因?yàn)橐坏?shí)現(xiàn)了檔案資源共享，其自身所累計(jì)的經(jīng)驗(yàn)以及數(shù)據(jù)支持便會(huì)分享給其他公司，影響到了其自身的利益，因此在進(jìn)行檔案資源整合時(shí)要減少子公司領(lǐng)導(dǎo)人員的抵觸心理，以推動(dòng)企業(yè)檔案資源的整合。

在對(duì)檔案資源進(jìn)行整合時(shí)，首先要實(shí)現(xiàn)的便將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，并統(tǒng)合為數(shù)字信息資源，建立數(shù)字信息資源庫(kù)對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存。其次要實(shí)現(xiàn)檔案信息結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案信息能夠被方便快捷的使用，為此電力企業(yè)可以引進(jìn)相對(duì)復(fù)雜的元數(shù)據(jù)概念以及其他新型數(shù)據(jù)處理技術(shù)，如;數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)壓縮等。最后，要實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，在企業(yè)內(nèi)部使用局域網(wǎng)技術(shù)或是因特網(wǎng)技術(shù)，但因部分檔案信息具備機(jī)密性，因此要考慮對(duì)檔案信息實(shí)行訪問權(quán)限約束以保障其系統(tǒng)的安全性。

（三）強(qiáng)化檔案人員的工作素質(zhì)

在實(shí)際進(jìn)行工作安排時(shí)，因企業(yè)整合過程中所產(chǎn)生的人事變化，使得檔案管理人員的專業(yè)水平嚴(yán)重影響了檔案一體化以及檔案資源信息化的過程，這便需要電力企業(yè)對(duì)檔案信息管理人才進(jìn)行培養(yǎng)與招聘，并對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升其自身的專業(yè)能力，推動(dòng)檔案一體化以及檔案資源信息化的順利進(jìn)行。并且要對(duì)電力企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，就要實(shí)現(xiàn)好檔案管理工作者的轉(zhuǎn)變，其具體表現(xiàn)為：一，從檔案管理者向信息開發(fā)者進(jìn)行轉(zhuǎn)換。二、從實(shí)踐型人員向科學(xué)型人員轉(zhuǎn)變。三，由被動(dòng)信息提供者向信息提供引導(dǎo)者轉(zhuǎn)變]。

（四）優(yōu)化管理模式

為了應(yīng)對(duì)電力企業(yè)整合后所帶來的管理問題，檔案管理部門需要優(yōu)化其自身的檔案管理模式，以提高其自身檔案管理的工作效率，在加大新技術(shù)的應(yīng)用外。還要根據(jù)電力企業(yè)自身的特點(diǎn)來對(duì)管理模式進(jìn)行一定程度的優(yōu)化，通過自身在管理過程中所發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化與反思，來制定最適于企業(yè)自身的檔案管理模式。建立并落實(shí)檔案管理系統(tǒng)的責(zé)任化，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督確保其能夠嚴(yán)格的落實(shí)自身的責(zé)任，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真進(jìn)行。此外，還要統(tǒng)一的建立符合檔案數(shù)據(jù)信息化的檔案標(biāo)準(zhǔn)，方便在檔案進(jìn)行管理時(shí)，能夠有一定標(biāo)準(zhǔn)可以追尋，提高檔案管理效率。

三、結(jié)論

綜上所述，想要實(shí)現(xiàn)發(fā)電企業(yè)在整合后的檔案管理一體化，就需要采取相應(yīng)的措施解決發(fā)電企業(yè)整合后所帶來的問題，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)信息與圖紙檔案的整合，強(qiáng)化檔案人員工作素質(zhì)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)管理模式的全面優(yōu)化，以此來推動(dòng)發(fā)電企業(yè)在整合后的快速發(fā)展。