優(yōu)化人事檔案管理措施提升人事工作服務(wù)水平

王博

【摘要】本文對加強組織人事檔案管理工作的必要性進行了分析，然后結(jié)合目前人事檔案管理工作存在的問題，進一步提出了提升人事檔案管理水平的具體措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案? 管理? 人事工作 服務(wù)? 效能? 措施

對于組織而言人事檔案管理工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，人事檔案記錄了組織中個人的成長經(jīng)歷等情況，并且伴隨人的一生，目前在人事檔案管理工作開展過程中一些部門不夠重視，人事檔案管理制度不完善，相關(guān)的方法不夠科學(xué)，人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力不能滿足組織人力資源管理工作的要求等，這些都不利于提升人事檔案管理的服務(wù)價值。因此加強人事檔案管理對策探析，具有重要的社會意義。

一、新時期加強人事檔案管理的必要性

人事檔案記錄了一個人的家庭信息、學(xué)習(xí)履歷、工作業(yè)績以及職務(wù)任免等情況，對人事調(diào)動、干部任免、職稱評聘等工作的開展提供了重要的參考支持。人事檔案是一個人學(xué)習(xí)、生活和工作經(jīng)歷等情況的重要體現(xiàn)，新時期做好人事檔案管理工作，一方面有助于完善個人的成長軌跡基礎(chǔ)資料，另一方面人事檔案管理工作，可以為組織人力資源管理等工作的開展提供重要的信息資源支持。一個人的經(jīng)歷很多內(nèi)容都可以在人事檔案中予以體現(xiàn)，所以做好人事檔案管理工作，需要不斷提高人事檔案管理人員的工作責(zé)任心，通過完善人事檔案，可以不斷提升員工的責(zé)任感和使命感，進而為個人的成長加分。人事檔案中包含著豐富的內(nèi)容，對于用人單位人事部門需要高度重視人事檔案中的相關(guān)的信息，并結(jié)合實際進行動態(tài)完善，這樣才能更好地提高人事檔案數(shù)據(jù)的利用價值。此外人事檔案信息的完善程度一定程度上也體現(xiàn)了用人單位人事部門的工作質(zhì)量，切實提升工作的規(guī)范性和科學(xué)性，才能提高整體人事部門的服務(wù)效能。

二、人事檔案管理工作實施現(xiàn)狀分析

目前在人事檔案管理工作開展過程中主要存在的問題有：

（1）人事檔案管理沒有納入組織的一項基礎(chǔ)工作進行部署開展，人事檔案管理意識淡薄。一方面人事檔案管理工作對于組織而言沒有認識到其重要程度，沒有將其作為一項長期的基礎(chǔ)工作來進行布置和安排，相關(guān)的工作主要是依靠人事部門來進行落實，沒有進行檢查監(jiān)督等，人事檔案管理工作的完善需要全員的積極參與，主動配合并提供相應(yīng)的資料。但是員工人事檔案意識淡薄，沒有主動提供個人的基本情況，甚至人事檔案管理人員也沒有及時根據(jù)新的要求等進行相關(guān)檔案的補充完善，有的部門還出現(xiàn)肆意篡改人事檔案信息等情況。

（2）人事檔案管理體系需要進一步優(yōu)化，人事檔案管理信息化進程需要加快推進。一方面人事檔案管理工作不規(guī)范，針對如何做好人事檔案管理工作沒有形成完善的制度體系，很多標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，人事檔案依然主要停留在手工整理階段，真實性以及全面性有待考量，另一方面人事檔案管理信息化建設(shè)進程推進緩慢，雖然開展了人事檔案信息化建設(shè)，配置了相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備等，但是在信息錄入、整合分析和統(tǒng)籌管理、共享處理等方面還需要進一步加強精細化管理和技術(shù)創(chuàng)新處理。

三、新時期優(yōu)化人事檔案管理工作提升人事工作服務(wù)效能的具體措施分析

為了進一步提升人事檔案管理現(xiàn)代化水平，切實發(fā)揮人事工作應(yīng)有的價值和功能，建議從以下幾個方面進行探索優(yōu)化：

（1）加強制度建設(shè)，提升員工參與人事檔案管理的積極性，并加強規(guī)范化管理。人事檔案管理工作的開展是組織一項長期的系統(tǒng)工程，新時期對檔案管理建設(shè)提出了新的要求，所以對于人事檔案管理工作來說也應(yīng)當(dāng)加強理念的轉(zhuǎn)變，提高全員對人事檔案的重要性認識，主動提供真實的人事檔案管理信息，同時成立專門的組織管理部門，制定人事檔案管理制度體系，明確各級部門在人事檔案管理工作開展過程中擔(dān)負的職責(zé)和權(quán)限，細化工作流程，加強記錄歸檔整理，并出臺針對人事檔案整理相關(guān)的詳細的指導(dǎo)實施細則，這樣可以更好地明確人事檔案管理規(guī)范，確保各項人事檔案資料統(tǒng)一規(guī)范有序，便于檢查、整理、分析和統(tǒng)籌處理。

（2）加強人事檔案管理人員素質(zhì)和能力提升，完善獎懲機制，提升服務(wù)效能。人事檔案管理工作的開展乃至人事工作的實施都需要有相關(guān)的人員來積極參與，既需要全員的參與，同時又要發(fā)揮好人事檔案專職人員的積極性，這樣才能確保人事檔案管理工作穩(wěn)定有序開展。所以要在開展相關(guān)政策、規(guī)范等集體培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)進一步加強對人事檔案管理專職人員的能力和素質(zhì)培育，加強職業(yè)道德建設(shè)，制定完善的獎懲機制，提高他們的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合能力，為人事檔案管理工作有序開展提供強大的人力支持。

（3）加強信息化建設(shè)，探索人事檔案和人事工作服務(wù)新模式。一方面要加強硬件和軟件設(shè)施配置，購置更多新型的人事檔案管理設(shè)備，加強軟件的開發(fā)應(yīng)用，不斷優(yōu)化人事檔案服務(wù)功能，還應(yīng)當(dāng)加強人事檔案軟件和其他業(yè)務(wù)軟件的關(guān)聯(lián)度，確保形成順暢的共享機制，減少中間信息的重復(fù)統(tǒng)計等，另一方面要優(yōu)化服務(wù)格局，要積極探索現(xiàn)代化人事檔案和人事工作服務(wù)新模式，不斷學(xué)習(xí)和借鑒其他項目管理工作等經(jīng)驗，在人事檔案流程再造與優(yōu)化、效能轉(zhuǎn)化和成果利用等方面進行創(chuàng)新探索，不斷提升人事管理效能。

總之，人事檔案管理工作的開展是組織一項重要的基礎(chǔ)工作，只有結(jié)合形勢的變化和最新的政策要求進一步加強人事檔案精細化管理，加強制度建設(shè)和隊伍素質(zhì)培育與提升，才能更好地提升人事檔案規(guī)范化水平，提升人事工作服務(wù)效能，最大限度發(fā)揮人力資源的價值，提升組織績效，推動組織實現(xiàn)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展。

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