互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理工作中的問題及策略

白峰

【摘要】我國信息技術(shù)在近些年獲得了迅猛發(fā)展，現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)已經(jīng)在社會各領(lǐng)域中普遍存在?；ヂ?lián)網(wǎng)理念也實現(xiàn)了高校檔案管理工作效率的提升，為充分發(fā)揮高校檔案管理的重要作用，一方面需要持續(xù)開發(fā)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)資源，另一方面還應(yīng)該不斷提升互聯(lián)網(wǎng)的利用率。本研究基于互聯(lián)網(wǎng)時代，分析高校檔案管理工作中存在的主要問題，并提出檔案管理問題解決的相關(guān)策略。

【關(guān)鍵詞】高校? 檔案管理? 互聯(lián)網(wǎng)? 問題? 策略

國家、組織機構(gòu)或者個人為滿足自身發(fā)展需求，通常會記錄或者保存相關(guān)原始資料，比方說，聲像、圖表或者文字等，所存儲的資料被稱為檔案。記錄檔案信息的同時，也會對文化與經(jīng)濟進步形成推動作用，實現(xiàn)社會穩(wěn)定與和諧。而互聯(lián)網(wǎng)時代的信息化檔案管理工作，有助于高校檔案管理與存儲質(zhì)量的提升，能夠充分發(fā)揮高校檔案工作的實用價值，使高校檔案管理人員需求得到滿足。但目前高校檔案管理工作依舊存在很多需要解決的問題，為此，本研究基于互聯(lián)網(wǎng)時代，分析高校檔案管理工作中存在的主要問題，并提出檔案管理問題解決的相關(guān)策略。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理中存在的問題

（一）高校缺乏基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

隨著現(xiàn)代信息化社會迅猛發(fā)展，需要高校檔案管理部門必須對其數(shù)據(jù)信息搜集能力進行不斷提升，以持續(xù)滿足不斷增長的檔案數(shù)據(jù)存儲需求。然而，當前很多高校缺乏基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，導致檔案管理部門無有效的設(shè)備支撐，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息整理和收集相對比較落后。第一，當前高校檔案專業(yè)管理人員比較少，缺乏信息化操作專業(yè)人才，這就對高校檔案數(shù)據(jù)資源的信息化管理形成很大限制作用;第二，高校檔案管理工作依舊在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中停留，當前的辦公設(shè)備、場地面積等主要是配合紙質(zhì)檔案管理需要，卻無法滿足信息化檔案管理需求;最后，互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案管理設(shè)施依舊處于發(fā)展階段，很多高校信息化檔案管理系統(tǒng)缺乏完善性，沒有實現(xiàn)檔案使用系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的有效連接，導致高校檔案信息化管理價值比較低，檔案管理設(shè)施設(shè)備與軟件不完善等情況，再加上高校有限的檔案信息化管理經(jīng)費，不能與當前高校檔案管理需求相滿足。

（二）紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)數(shù)字化

實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，一方面是高校檔案管理的實際需求，另一方面也是互聯(lián)網(wǎng)時代對高校檔案管理提出的新要求，這對實現(xiàn)高校檔案的信息化管理具有重要意義。然而，該艱巨的檔案管理工作依舊處于緩慢發(fā)展階段。第一，很多檔案數(shù)字化操作比較粗糙，具有檔案數(shù)據(jù)信息存在錄入錯誤的情況，當前的激光照相、數(shù)碼掃描等技術(shù)無法滿足高校檔案管理需求;第二，高校檔案數(shù)字化管理工程較大，當前人力物力很難滿足檔案數(shù)字化管理工作需求，所以造成檔案數(shù)字化管理進程緩慢;第三，由于高校數(shù)據(jù)庫資源越來越充實，這就增加了數(shù)據(jù)信息維護難度，怎樣有效解決數(shù)據(jù)庫資源充實問題，是對高校檔案管理信息化造成制約的一個重要問題。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案管理策略

（一）創(chuàng)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫

若想使高校檔案管理信息化水平得到不斷提升，使高校檔案管理能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展需求，就應(yīng)該從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)庫管理模式，創(chuàng)建更為完善的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，由此方可實現(xiàn)高校檔案管理的信息化與數(shù)字化，從而實現(xiàn)高校檔案管理工作的互聯(lián)網(wǎng)需求。第一，通過現(xiàn)代信息技術(shù)對高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行不斷完善，重視互聯(lián)網(wǎng)時代下的數(shù)據(jù)檔案制度建設(shè)與數(shù)據(jù)策略;第二，重視高校數(shù)據(jù)庫存儲數(shù)據(jù)處理技術(shù)的更新完善，使高校數(shù)據(jù)檔案處理能力得到不斷提升，根據(jù)時代需要對檔案中存儲的視頻、圖片以及聲音等資料進行廣泛收集，由此才可實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)價值;最后，提升高校檔案數(shù)據(jù)存儲分析各類數(shù)據(jù)信息能力，尤其是應(yīng)該加大關(guān)于學生、科研等信息分析處理能力，由此方可充分發(fā)揮高校數(shù)據(jù)庫檔案價值，為高校教學工作與行政決策提供重要依據(jù)。

（二）實現(xiàn)高校檔案管理標準化建設(shè)

高校若想充分發(fā)揮信息檔案重要作用，就應(yīng)該通過信息化檔案管理建設(shè)，以標準化模式，使高校檔案管理水平得到不斷提高，確保高校檔案智能化應(yīng)用功能得以實現(xiàn)，通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，以充分發(fā)揮高校檔案的應(yīng)用價值。第一，通過現(xiàn)代化檔案管理標準，分類管理高校數(shù)據(jù)檔案，在分類管理前提下，基于互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供標準化檔案管理服務(wù);第二，實現(xiàn)高校檔案存儲與管理格式化，使高校檔案制作控制工作得到不斷加強，為檔案存儲和制作規(guī)范性提供重要保障;第三，通過標準化方式使高校檔案管理信息化得以實現(xiàn)，有效解決傳統(tǒng)檔案管理問題，確保檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，實現(xiàn)高校數(shù)據(jù)檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中實現(xiàn)共贏與共享的目的。

（三）實現(xiàn)高校檔案個性化管理

信息化迅猛發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，要求為用戶提供更為個性化服務(wù)，從而使不同服務(wù)對象需求得到滿足，互聯(lián)網(wǎng)時代一方面需要不斷提升高校檔案質(zhì)量，另一方面還應(yīng)該使檔案服務(wù)水平得到提升。第一，基于現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)技術(shù)，綜合管理高校檔案信息，實現(xiàn)檔案管理部門的智能化，同時為檔案管理部門提供更為智能化檔案操作界面，從而使檔案管理人員需求得到滿足;第二，通過科學方式篩選檔案數(shù)據(jù)信息，通過推送方式將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息傳遞給高校的教師與學生，以提升高校檔案管理工作的主動性;第三，依照檔案使用者個性化需求，應(yīng)該專門研究數(shù)據(jù)檔案，通過溝通等方式使用戶個性化需求得到滿足，由此才可推動高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、總結(jié)

互聯(lián)網(wǎng)時代下，增加了高校和檔案關(guān)系的密切性，檔案為高等院?？蒲小⒔虒W以及管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，必須充分發(fā)揮檔案服務(wù)價值與功能，才能推動檔案管理工作的健康發(fā)展。所以，應(yīng)依照互聯(lián)網(wǎng)時代特征，創(chuàng)建科學、合理的高校檔案管理方式，從而使高校檔案數(shù)據(jù)管理水平得到不斷提升。

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