社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)初探

韓德強(qiáng)

摘要：本文主要通過對當(dāng)前社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，明確其存在對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠、缺乏專業(yè)的檔案管理人員、管理制度不夠完善、檔案管理設(shè)施投入不足等問題，因此本文提出相應(yīng)的改善措施，加快社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：社會養(yǎng)老保險;檔案管理;信息化建設(shè)

社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化的建設(shè)，標(biāo)志檔案管理由傳統(tǒng)化邁向現(xiàn)代化，是社會養(yǎng)老保險檔案管理的重要創(chuàng)新舉措。通過分析檔案管理中存在的問題，制定措施進(jìn)行解決，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，確立檔案管理的新方法、新制度，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險的社會化法務(wù)。

一、當(dāng)前社會養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)缺乏對養(yǎng)老保險檔案管理的重要性的認(rèn)識，不能切身理解養(yǎng)老保險檔案管理在群眾中發(fā)揮的作用。部門工作人員的工作意識淡薄，只是完成表面的處理工作，對養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)觀念不強(qiáng)，形成安于現(xiàn)狀的想象，導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案管理工作發(fā)展、信息化建設(shè)緩慢，造成檔案混亂。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理管理人員

負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險檔案管理的工作人員多數(shù)不具有專業(yè)知識，對檔案管理工作的認(rèn)識不足，有的工作人員甚至是“半路出家”，檔案管理工作不是其自身工作，是由于檔案管理工作人員不夠，而從其他部門被調(diào)任過來從事檔案管理。沒有進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理知識、業(yè)務(wù)技能等培訓(xùn)，導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案管理工作進(jìn)展緩慢。

（三）檔案管理制度不夠完善

盡管國家多次強(qiáng)調(diào)養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性，也出臺關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，但是真正落實(shí)的行動上的規(guī)范卻少之又少，主要是因為缺乏嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與驗收制度，使得養(yǎng)老保險檔案管理實(shí)質(zhì)性工作開困難，阻礙養(yǎng)老保險檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（四）檔案管理硬件設(shè)施投入不足

想要養(yǎng)老保險檔案管理工作順利展開，專業(yè)人才、制度規(guī)范、先進(jìn)設(shè)備等都是必不可少的條件之一。但是實(shí)際工作上檔案管理室真實(shí)的狀況確實(shí)檔案管理設(shè)備老舊，工作室缺少防塵、防蛀蟲、保密性差、隨意放置等現(xiàn)象，更談不上信息化、現(xiàn)代化。例如2012年全國各個城市開始進(jìn)行養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)，河北省大力發(fā)展養(yǎng)老保險檔案管理信息化，事實(shí)卻表現(xiàn)出檔案管理工作硬件設(shè)施投入不足，電腦運(yùn)行故障，降低工作人員的效率。

二、改善社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）提高對檔案管理重要性的認(rèn)識

政府加大對社會養(yǎng)老保險檔案工作宣傳力度，廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，提高公民對社會養(yǎng)老保險的保障意識，促進(jìn)養(yǎng)老保險檔案管理工作的發(fā)展。相關(guān)部門積極爭取各級黨委、市委以及政府領(lǐng)導(dǎo)對養(yǎng)老保險檔案管理工作的重視與支持，同時獲取到單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，加大資金的投入，從根本上解決養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的專業(yè)人才不足、設(shè)備年久老化等問題，建立獨(dú)立、先進(jìn)、條件合格檔案管理室，專業(yè)的工作人員經(jīng)常對檔案進(jìn)行檢查以及檔案管理室的維護(hù)工作，更換硬、軟件設(shè)施的投入，為養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

（二）加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)

加強(qiáng)養(yǎng)老保險檔案管理人員專業(yè)知識的教育以及崗位技能的培訓(xùn)，首先，要加強(qiáng)工作人員的檔案管理思維、知識面，在改善養(yǎng)老保險檔案管理工作基礎(chǔ)的同時，不斷提高養(yǎng)老保險檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平。其次，養(yǎng)老保險檔案管理信息化的建設(shè)主要以電腦操作為主，還需要做好老員工的計算機(jī)應(yīng)用的理論知識與技能培訓(xùn)，使得工作人員可以操作數(shù)字化檔案資源，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的處理能力與效率，成為現(xiàn)代化復(fù)合型管理工作人員。最后在人才引進(jìn)方面，企業(yè)要招聘具有專業(yè)檔案管理知識的人才，他們可以熟練完善檔案處理的各階段工作以及對現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)熟練掌握，從根本上提高檔案管理工作的效率。

（三）完善檔案管理制度

國家逐年對養(yǎng)老保險檔案管理工作越來越重視，相繼頒發(fā)《中華人民共和國檔案法》以及《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等有關(guān)檔案管理方面的法律法規(guī)，根據(jù)規(guī)定，養(yǎng)老保險檔案管理要從實(shí)際工作出發(fā)，修訂分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室管理人員以及檔案管理的工作人員，建立完整的檔案管理制度，如《檔案統(tǒng)計制度》《檔案移交制度》《檔案庫房管理制度》等等，使得在進(jìn)行檔案管理工作時，有法可依，有章可循。檔案管理相關(guān)制度的全國發(fā)行，可以讓各類檔案管理工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、集中管理，明確檔案管理工作的工作結(jié)構(gòu)，人員設(shè)置、職責(zé)任務(wù)更加清晰，提高了檔案存放安全性、機(jī)密性，為實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理信息化奠定良好法規(guī)基礎(chǔ)。

（四）加大檔案管理硬件設(shè)施投入

建立完善的養(yǎng)老保險檔案管理工作，需要加大對檔案管理硬件設(shè)施的投入。應(yīng)該建立服務(wù)檔案管理工作的三個系統(tǒng)，首先是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫就是將有關(guān)檔案管理的所有信息存放在一起放置在一個“庫”中，只不過這個“庫”存在于互聯(lián)網(wǎng)上，方便工作人員查找調(diào)用。其次是養(yǎng)老保險檔案信息庫，可以實(shí)現(xiàn)工作人員對庫中信息的快速獲取、審查、分析等，提高工作效率。最后是網(wǎng)絡(luò)利用系統(tǒng)，將養(yǎng)老保險進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)、更新用戶信息等各類工作進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)，工作人員可以通過一臺計算機(jī)處理多種工作，通過設(shè)定查看權(quán)限、等級口令等身份驗證的方法，完善檔案信息的加密工作，不僅可以提高各類信息的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公[2]。

三、總結(jié)

實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)，需要強(qiáng)化相關(guān)機(jī)構(gòu)的管理服務(wù)能力，加大對養(yǎng)老保險檔案管理設(shè)備的資金投入，改善管理工作的服務(wù)效率，為檔案管理信息化工作的開展打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀玉慧.養(yǎng)老保險檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014 （20）：84-85.

[2]周仕芹.試論社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2014 （03）：124-125.