淺談國(guó)有企業(yè)辦文工作

鐘磊

摘要：本文圍繞國(guó)有企業(yè)辦文工作，根據(jù)作者的工作實(shí)踐與思考，提出做好辦文工作要把好審查關(guān)三要素，提寫(xiě)擬辦意見(jiàn)的兩種類(lèi)型和兩個(gè)要求，處理好質(zhì)量和效率的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);辦文工作;提升;策略

做好國(guó)有企業(yè)辦公室辦文工作，對(duì)于提高企業(yè)工作的質(zhì)量和效益有著十分重要的意義。現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)歷，對(duì)提高國(guó)有企業(yè)辦公室人員辦文基本功，談幾點(diǎn)體會(huì)。

一、收文把關(guān)審核

工作中常收到一些傳真或信函，正文標(biāo)題是“關(guān)于舉辦某某管理能力提升培訓(xùn)班”之類(lèi)的通知，落款單位為省字號(hào)的培訓(xùn)中心或?qū)I(yè)委員會(huì)，請(qǐng)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部參加。文件格式規(guī)范，正文、附件齊備，印章清晰，但這類(lèi)文件不該辦。這里涉及原則和常識(shí)判斷，一般須包括以下三個(gè)方面要素：

（1）文件渠道正常。一般公文由上級(jí)單位通過(guò)OA或公文流轉(zhuǎn)形式下發(fā)?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）規(guī)定：涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。其他渠道都是非正常渠道的非正常文件，不收。

（2）來(lái)文單位適格。一種情況是不具備發(fā)文資格的單位發(fā)了文件，比如上面提到的某某培訓(xùn)中心、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)等，這種文件不辦。第二種情況是越級(jí)行文?！稐l例》規(guī)定：一般不得越級(jí)行文，特殊情況越級(jí)行文，要抄送上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）行文規(guī)范。一是報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示。例如下屬企業(yè)向集團(tuán)總部報(bào)送有關(guān)工作情況報(bào)告，目的卻是要求保障經(jīng)費(fèi)投入，不辦。二是不得違反一文一事原則。例如某企業(yè)《關(guān)于××項(xiàng)目實(shí)施的請(qǐng)示》提出如下要求：1.請(qǐng)上級(jí)單位作為牽頭單位;2.給予經(jīng)費(fèi)支持。這種文件無(wú)從下手，因?yàn)槭聞?wù)件和經(jīng)費(fèi)件呈批程序不同，附件材料也不同。如果同意項(xiàng)目實(shí)施，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題還要另外報(bào)件。三是不得直接給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行文。邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席活動(dòng)或提供經(jīng)費(fèi)支持，抬頭不能寫(xiě)單位領(lǐng)導(dǎo)姓名?！稐l例》規(guī)定：除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文。

二、擬辦意見(jiàn)的策略

擬辦意見(jiàn)的目的有兩個(gè)：一是節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)批閱文件的時(shí)間，提高工作效率。二是發(fā)揮參謀助手作用，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。擬辦意見(jiàn)質(zhì)量高低充分體現(xiàn)了辦文人員的政治理論水平、綜合分析能力、文字表達(dá)能力。按照前人工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，擬辦意見(jiàn)大體可分兩類(lèi)：

（1）“程序性擬辦意見(jiàn)”。是指提出承辦文件的主體、辦理步驟和辦理目標(biāo)，呈領(lǐng)導(dǎo)審批同意后即交相關(guān)主體按照辦理。這類(lèi)擬辦意見(jiàn)主要針對(duì)上級(jí)要求貫徹落實(shí)的文件、同級(jí)商請(qǐng)協(xié)助的文件和下級(jí)請(qǐng)求幫助的文件。這類(lèi)擬辦意見(jiàn)提寫(xiě)較簡(jiǎn)單，注意三點(diǎn)：一是分工準(zhǔn)確。熟悉部門(mén)和下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，精準(zhǔn)布置工作，以免文件重辦。二是綜合平衡。綜合考慮承辦方實(shí)際狀況，適當(dāng)進(jìn)行勞動(dòng)量平衡，做到既講原則又合情合理。三是注重反饋。領(lǐng)導(dǎo)重要批示擬辦時(shí)寫(xiě)明幾日內(nèi)反饋情況，重大文件如中央、省市委政策指導(dǎo)性文件等，要寫(xiě)明于幾月幾日前報(bào)送貫徹落實(shí)情況。

（2）“結(jié)論性擬辦意見(jiàn)”。是指綜合考慮政策要求、文件背景和相關(guān)情況，提出解決問(wèn)題的建議供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。這類(lèi)擬辦意見(jiàn)實(shí)際上是輔助決策，是幫助領(lǐng)導(dǎo)作出判斷，是發(fā)揮參謀助手作用的重要體現(xiàn)，要求辦文人員經(jīng)過(guò)認(rèn)真調(diào)查研究和深入思考，在綜合考慮政策法規(guī)、工作實(shí)際的基礎(chǔ)上作出判斷。提寫(xiě)過(guò)程中主要注意以下幾點(diǎn)：一是讀懂文件。首先弄清來(lái)文意圖，是辦事還是要錢(qián)，是依要求辦事還是自主申請(qǐng)辦事。其次要弄清來(lái)文陳述的理由，依要求辦事是否屬于剛性要求，自主辦事理由是否充分。二是查找依據(jù)。是否有先例可循，是否有明文規(guī)定，有的還要附上必要的佐證材料，供領(lǐng)導(dǎo)參考。三是把握政策。要具有一定的政治敏感性，熟悉方針政策，把準(zhǔn)上級(jí)精神，堅(jiān)持原則，從全局出發(fā)準(zhǔn)確判斷事件性質(zhì)。四是協(xié)商溝通。注意與來(lái)文單位、業(yè)務(wù)處室和相關(guān)部門(mén)多溝通，注意傾聽(tīng)和采納各部門(mén)的意見(jiàn)。

三、提寫(xiě)擬辦意見(jiàn)

擬辦意見(jiàn)的提寫(xiě)主要有兩個(gè)要求：

（1）簡(jiǎn)明扼要。為節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，擬辦意見(jiàn)必須簡(jiǎn)單明了、重點(diǎn)突出。如果擬辦意見(jiàn)寫(xiě)得太長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)看起來(lái)費(fèi)力，還不如直接把文件送領(lǐng)導(dǎo)審閱。講究遣詞造句，通過(guò)提煉抓住要點(diǎn)的基礎(chǔ)上用寥寥幾句把事情表述清楚。

（2）微言大義。擬辦人員責(zé)任重大，要有原則性判斷，如果不符合政策要求的文件按常規(guī)辦文導(dǎo)致審批通過(guò)，就會(huì)出現(xiàn)違背政策的重大錯(cuò)誤。一是要具備較高的政治素質(zhì)。政治上要敏銳，要堅(jiān)持站在全局、大局角度來(lái)看問(wèn)題，對(duì)待工作能從宏觀上考慮，又能在微觀上處理好。二是要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)捷、明了。同時(shí)，要加強(qiáng)提高綜合協(xié)調(diào)能力的學(xué)習(xí)鍛煉，培養(yǎng)把握全局、統(tǒng)籌各方的視野和本領(lǐng)，增強(qiáng)把原則性和靈活性結(jié)合起來(lái)協(xié)調(diào)關(guān)系、解決問(wèn)題的能力，學(xué)會(huì)換位思考，站在領(lǐng)導(dǎo)的視角，謀全局，當(dāng)高參，使自身工作與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相符，形成上下同心合力推動(dòng)工作的一體化格局。

辦文工作要注重處理好質(zhì)量和效率的關(guān)系，要注意摸索規(guī)律，對(duì)各類(lèi)辦文急緩程度做到心中有數(shù)，處理起來(lái)舉重若輕，運(yùn)用自如?？傊胁豢梢?yàn)闀r(shí)間要求比較急就粗心大意、應(yīng)付了事。要處理好急和“靜”的關(guān)系，在急中保持冷靜，切忌忙中出錯(cuò)。此外，精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)勢(shì)在必行，即數(shù)量要減少、質(zhì)量要提高。因?yàn)槲募膾呙柽M(jìn)網(wǎng)開(kāi)始，擬辦、審核，領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理、回復(fù)，最少要5、6個(gè)程序，涉及辦事的請(qǐng)示、報(bào)告，就應(yīng)該先溝通協(xié)商，具可辦性才行文。