淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性和實(shí)施措施

黎麗春

摘要：檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用的管理過程和工作方式。隨著信息大時代的到來，檔案信息化是企業(yè)檔案工作適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展需要的必然要求。因此。企業(yè)要重視和推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;重要性;實(shí)施措施

在信息化時代，應(yīng)用信息化手段管理企業(yè)檔案工作已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理的一項重要策略，因此，企業(yè)如何有效的應(yīng)用信息化管理檔案是企業(yè)檔案管理的重要任務(wù)。本文結(jié)合自己企業(yè)檔案信息化建設(shè)情況，就企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性和企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)措施進(jìn)行淺議。

一、企業(yè)檔案信息建設(shè)的重要性

信息化時代企業(yè)檔案管理必須要進(jìn)行全面的創(chuàng)新，才能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理營造新的局面。信息化時代的到來給了企業(yè)檔案管理以有利的契機(jī)，使企業(yè)檔案管理能夠從傳統(tǒng)的檔案管理手段向信息化手段過渡，并通過信息化手段的不斷應(yīng)用，為企業(yè)的檔案管理提供更多的手段支持和技術(shù)支持，從而解決企業(yè)檔案管理中存在的問題。使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不但無法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理職能，同時還制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，使企業(yè)的檔案管理在整體性和實(shí)效性方面無法滿足要求，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不但能夠促進(jìn)、完善企業(yè)信息化，而且能夠提升企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平，及時有效的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和經(jīng)濟(jì)利益最大化工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵

在企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)重視不重視某項工作是某項工作能夠順利開展并且取得實(shí)效的保證，檔案信息化建設(shè)工作也是如此，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)當(dāng)及時了解檔案的政策、法規(guī)和發(fā)展趨勢，應(yīng)清楚的認(rèn)識到企業(yè)檔案資源信息化的重要意義和作用，如果企業(yè)對檔案信息化重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，檔案管理工作依然依靠傳統(tǒng)的手段在管理，使得企業(yè)檔案管理工作比較落后，檔案管理在管理有效性和管理科學(xué)性方面還有較大的差距，既制約了企業(yè)檔案管理的發(fā)展，同時也影響了企業(yè)檔案利用價值的體現(xiàn)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對企業(yè)檔案管理信息化問題引起足夠的重視，應(yīng)當(dāng)積極支持檔案信息化建設(shè)工作，構(gòu)建全面有效的信息化檔案管理體系。

（二）資金投入和配備軟硬件設(shè)施是實(shí)施檔案信息化的有力保障

企業(yè)在檔案管理中之所以存在檔案信息化建設(shè)緩慢，主要原因是企業(yè)在檔案管理中的資金投入少，相應(yīng)配套的軟硬件設(shè)施沒有配備到位。因此，企業(yè)在實(shí)際管理過程中應(yīng)舍得增加資金投入，購置檔案管理信息系統(tǒng)軟件和相應(yīng)的硬件設(shè)施，建立檔案信息化管理體系，對整個檔案管理工作進(jìn)行重新塑造，改變檔案管理手段不足和管理措施落后的問題。通過資金的投入和設(shè)備的增加，建設(shè)檔案信息化，對整個企業(yè)檔案管理工作形成有力的支持。企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展，是企業(yè)適應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求，企業(yè)應(yīng)廣泛應(yīng)用檔案信息化手段對檔案工作進(jìn)行管理，以減少手工操作，降低歸檔工作量，提高工作效率和工作質(zhì)量。

（三）檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)的必備條件

企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案數(shù)據(jù)資料要通過企業(yè)OA系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行對接，有效保證企業(yè)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，同時利用用戶權(quán)限管理開通網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)，為企業(yè)各項工作提供便利的檔案查詢和利用。因此，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須用檔案管理系統(tǒng)（檔案管理軟件）進(jìn)行管理，但是市場上檔案管理軟件多而雜，各有各的優(yōu)勢，因此企業(yè)必須選擇合適的檔案管理軟件進(jìn)行信息化管理。企業(yè)在購置檔案管理軟件時，首先一定要考慮滿足檔案管理的實(shí)用性，結(jié)合檔案管理內(nèi)容和工作的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊設(shè)計，做到易管理、易維護(hù)、易操作，便于擴(kuò)展和升級。軟件的安全性、高效性、規(guī)范性、可靠性、可擴(kuò)展性、可管理性等要強(qiáng)。再者檔案管理軟件要有前瞻性，要考慮到檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用，特別是檔案數(shù)據(jù)庫安全存儲，采用數(shù)據(jù)存儲雙備份和檔案全文檢索。第三企業(yè)應(yīng)該在企業(yè)成立時規(guī)劃購置檔案管理軟件，使檔案管理和企業(yè)管理同步進(jìn)行，保證企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，促進(jìn)企業(yè)檔案工作更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供全方位的服務(wù)。

（四）檔案的數(shù)字化是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)和重要內(nèi)容

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù).檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)有的管理條件和管理實(shí)際，積極應(yīng)用信息化手段對企業(yè)檔案資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，減少檔案存儲空間。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)檔案質(zhì)量的特點(diǎn)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫，使檔案目錄信息和檔案實(shí)體數(shù)字化，將電子化檔案存儲到數(shù)據(jù)庫中，以此為基礎(chǔ)建立電子檔案調(diào)用系統(tǒng)，使檔案的查找和調(diào)用速度得到大幅提高，滿足檔案調(diào)用的實(shí)際需要。此外，還應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料的互通，建立企業(yè)間的檔案資料共享體系，為檔案資料的管理和檔案資料的運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。因此，積極應(yīng)用信息化手段，解決了企業(yè)檔案管理服務(wù)中的瓶頸問題，使企業(yè)檔案管理在推進(jìn)過程當(dāng)中能夠取得積極效果。

三、結(jié)論

企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的一部分，也是全國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)在檔案管理中要應(yīng)用信息化技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)管理和應(yīng)用。同時，企業(yè)要不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念，通過檔案信息化建設(shè)提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的價值。

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