企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐思考

趙雪峰

摘要：在企業(yè)發(fā)展中，辦公室管理至關重要，與企業(yè)正常的生產經營息息相關。為獲得長足發(fā)展，在信息化技術普遍應用的如今，應加強辦公室管理水平。本文詳細從管理理念、協(xié)調工作、管理制度以及隊伍建設幾個方面入手闡述了當前企業(yè)辦公室管理普遍存在的問題，并針對性地提出了幾點創(chuàng)新舉措，如更新管理理念、優(yōu)化工作形式等。

關鍵詞：企業(yè);辦公室管理;信息化;管理制度;工作方式

近些年來，我國經濟水平不斷提高，天然氣企業(yè)的規(guī)模越來越大，辦公室作為天然氣企業(yè)的基層管理部門也應順應時代潮流，創(chuàng)新管理模式，提高管理水平。辦公室的管理狀況代表著企業(yè)的整體形象，切實全面實現(xiàn)辦公室管理創(chuàng)新，有助于促進天然氣企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。因此，對企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新方法開展探究具有重要的現(xiàn)實意義。

一、當前企業(yè)辦公室管理普遍存在的問題

（一）管理理念陳舊

現(xiàn)如今，我國大部分企業(yè)雖已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化，但還存在著沿用以往管理理念的現(xiàn)象。企業(yè)領導在開展工作時，一味發(fā)號施令，與員工之間缺乏溝通，致使辦公室人員在開展工作時缺乏向心力。

（二）欠缺良好的協(xié)調工作

天然氣企業(yè)的工作人員普遍有著很大的工作壓力，該現(xiàn)象使得辦公室工作人員易出現(xiàn)情緒失落的狀況。同時，部分工作人員消極怠工，缺少工作責任心，導致辦公室在欠缺良好協(xié)調工作的情況下工作效率低下。

（三）管理制度不健全

當前，許多企業(yè)存在工作職能劃分不明確的狀況，辦公室工作人員無法對實際的工作目標形成足夠的認識，再加上相關管理制度不健全，嚴重增加了工作人員的負擔，對企業(yè)形象造成了不良影響。

（四）隊伍建設有所欠缺

現(xiàn)階段，企業(yè)對于辦公室人員的培訓工作不到位，使工作人員缺乏相關的理論基礎，即使員工本身具有良好的學習能力，也難以跟上企業(yè)發(fā)展進程，導致其在業(yè)務水平上嚴重不足，對突發(fā)問題往往缺乏應對能力。

二、企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新舉措

（一）創(chuàng)新管理理念

從當前天然氣行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，各企業(yè)已經認識到了管理理念創(chuàng)新的重要性，并開始逐漸將精細化的管理模式進行推廣，此舉能夠有效提升企業(yè)辦公室管理工作的質量，為后續(xù)工作的開展創(chuàng)造良好的條件。天然氣企業(yè)若想使精細化管理發(fā)揮出做大的效用，應從企業(yè)自身實際情況出發(fā)，將辦公室管理各項責任落實到個人，實現(xiàn)權責制衡。企業(yè)需將定崗、定責作為工作開展的基本原則，依據(jù)工作流程和辦公室職能等內容將工作崗位進行細化。定責主要指的是，企業(yè)需明確辦公室內各崗位的職責，規(guī)范好員工的工作流程，確保每個崗位以及每項業(yè)務都可以得到專門負責，充分發(fā)揮出人力資源配置的優(yōu)勢，提高天然氣企業(yè)整體的工作效率。

（二）創(chuàng)新工作方式

企業(yè)辦公室若想實現(xiàn)高效運行，應創(chuàng)新工作方式，提升辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調能力，科學處理各部門以及各項目之間的關系。在辦公室內部，應能夠做到團結一致、有條不紊，在各方面的動態(tài)以及思想上都做到和諧統(tǒng)一，對外應協(xié)調好各部門的合作，以此形成合力。要想增強統(tǒng)籌協(xié)調能力，不僅僅要協(xié)調好內部的組織工作，還應建立起多方面溝通與合作的橋梁，提升各個方面的主觀能動性。在新時期背景下，創(chuàng)新乃是保障天然氣企業(yè)未來平穩(wěn)發(fā)展最重要的途徑，因此推動企業(yè)辦公室管理工作方式創(chuàng)新迫在眉睫。

（三）優(yōu)化管理制度

天然氣企業(yè)若想在實踐中優(yōu)化辦公室管理工作，應在日常強化工作落實與執(zhí)行的同時，建立健全辦公室管理制度，掌握管理工作的規(guī)律。同時，企業(yè)還需將各項規(guī)章制度落到實處，采用現(xiàn)階段廣受好評的信息化管理手段優(yōu)化辦公室的管理流程，使日常辦公能夠更加專業(yè)化、規(guī)范化。

例如，天然氣企業(yè)在日常工作中，通常會面臨文件收發(fā)、電話接聽、郵件回復、打印復印以及辦公室接待等問題，辦公室可將該類瑣碎的事項進行統(tǒng)一整合，并制定合理的制度規(guī)范約束辦公室工作人員的行為，以便于職工有序開展各項工作。與此同時，加入信息化的工作手段能夠解放部分勞動力，有效節(jié)省工作時間，提升辦公室整體工作效率。

（四）創(chuàng)新隊伍建設

對于天然氣企業(yè)來說，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動力。因此，企業(yè)需加強對于辦公室工作團隊的創(chuàng)新建設。

一方面，辦公室工作人員本身應當樹立起終身學習的意識，在日常的工作過程中豐富自身知識。另一方面，企業(yè)還需注重對員工的培養(yǎng)，適當組織相應活動以及講座，及時更新工作人員的思想理念和知識結構，使其能夠與新時代對人才的要求相符合。同時，企業(yè)還需加強員工的思想道德建設，不定期開展員工培訓交流會，加強企業(yè)之間的溝通與合作。

除此以外，企業(yè)應綜合考慮自身發(fā)展條件，建立健全辦公室員工考核評價機制，對于部分崗位責任意識較強、工作開展良好的員工，應適當給予物質獎勵。此舉能提升員工的成就感，調動起員工的工作積極性，進而推進天然氣企業(yè)經濟效益的平穩(wěn)提高。

三、結論

總而言之，在信息化與現(xiàn)代化發(fā)展進程迅速推進的今天，企業(yè)需加強對辦公室管理工作的重視程度，結合企業(yè)自身實際情況，在原有的基礎上創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化工作方式，同時健全辦公室管理制度，建設辦公室管理隊伍，進而為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎。

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