事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化工作思考

吳榕

摘要：近年來，社會一直處于不斷發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中，事業(yè)單位作為社會體系中的重要職能和服務(wù)部門，其檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)也在不斷增加。建立科學(xué)有效的檔案管理體系能為事業(yè)單位發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的推動力。將創(chuàng)新理念融入到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)成為一種趨勢。新時(shí)期背景下，優(yōu)化檔案管理工作的意義不容小覷。對此，本文提出了事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化措施

一、建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度是檔案管理工作的基準(zhǔn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的基礎(chǔ)，只有不斷健全、持續(xù)優(yōu)化的檔案管理制度才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)圍繞單位業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，并結(jié)合單位工作重點(diǎn)調(diào)整進(jìn)行修訂和完善，使其與單位業(yè)務(wù)發(fā)展相契合，運(yùn)用健全的事業(yè)單位檔案管理工作制度來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。首先，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該對這項(xiàng)工作形成全面的了解和認(rèn)知，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理工作制度，并適當(dāng)?shù)闹赋鰧⑿畔⒒夹g(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的創(chuàng)新方向。其次，將創(chuàng)新理念融入到檔案管理工作當(dāng)中的過程中，不僅應(yīng)該采用相應(yīng)的制度對工作人員行為進(jìn)行約束，也應(yīng)該相應(yīng)的約束事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)。例如，單位內(nèi)部的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)想要通過檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)該按規(guī)定履行相應(yīng)的檔案查閱手續(xù)，如果是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查閱，則需要用自己的賬號和密碼完成登錄，再進(jìn)行相關(guān)查閱，通過這樣的方式保證檔案管理工作的獨(dú)立性以及合理性。再者，為了強(qiáng)化檔案管理制度落實(shí)，檔案管理部門應(yīng)制定有效措施對資料收集、歸檔部門進(jìn)行約束和規(guī)范，對制度落實(shí)不到位的部門和人員制定相應(yīng)的處罰措施，提高相關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度和支持力度。最后，將獎(jiǎng)懲制度融入到檔案管理工作當(dāng)中。對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或人員，給予獎(jiǎng)勵(lì)，對出現(xiàn)工作錯(cuò)誤的部門或職工必須嚴(yán)格按照工作制度進(jìn)行懲罰。

二、革新檔案管理工作理念

從事業(yè)單位的角度來看，要想達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)，就應(yīng)該對檔案管理工作理念進(jìn)行革新，在保留其優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，融入創(chuàng)新理念，對其進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。所以，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳、普及檔案管理的重要作用，學(xué)習(xí)、宣傳和推廣先進(jìn)單位檔案管理方法，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，加大資金和工作支持力度。在單位內(nèi)部積極通過宣傳欄、微信群、公眾號等途徑普及檔案管理的重要意義，將檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)工作、知識管理、文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，提高全體職工對檔案管理工作的認(rèn)識，在單位內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，從而提高其他部門對檔案管理工作的支持力度，改善檔案收集不及時(shí)、不完整的情況，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，為了促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵(lì)職工提出合理化建議或意見，在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，借助全體職工的智慧，為檔案管理工作出謀劃策，增強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新動力。針對檔案管理工作中存在的問題，檔案人員應(yīng)理性看待，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)主管部門、單位職能部門溝通，認(rèn)真收集意見與建議，并組織開展學(xué)習(xí)討論、改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理流程、方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化。此外，隨著檔案管理工作的發(fā)展，新技術(shù)、新理念、新方法不斷涌現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、與兄弟單位開展工作交流，真正實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新，提高檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。

三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作要想得到有效優(yōu)化，檔案管理人員自身意識、專業(yè)素質(zhì)以及信息技術(shù)應(yīng)用水平都是較為重要的因素，所以在優(yōu)化過程中還需要提高檔案管理人員綜合素質(zhì)?，F(xiàn)如今，部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理崗位人員設(shè)置的時(shí)候，人員安排不夠合理，經(jīng)常會出現(xiàn)專業(yè)能力不高的非檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理的情況，嚴(yán)重降低了檔案管理質(zhì)量，為了能夠有效改善這一問題，事業(yè)單位可以及時(shí)根據(jù)單位實(shí)際情況對崗位人員進(jìn)行調(diào)整，例如可以安排專班負(fù)責(zé)對擬上崗人員進(jìn)行面試或面談，對檔案管理人員綜合素質(zhì)、信息技術(shù)水平、工作經(jīng)驗(yàn)等多方面進(jìn)行考察，這樣就能確保檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，對于單位內(nèi)部檔案管理工作人員，可以對其進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)的方式來讓檔案管理人員真正做到與時(shí)俱進(jìn)，從而提高檔案管理工作水平。例如，單位可以積極聘請檔案管理專家來為檔案管理人員進(jìn)行講解與教育，也可以讓其進(jìn)入信息技術(shù)學(xué)習(xí)之中，這樣就能提高檔案管理水平。

四、檔案管理信息化建設(shè)

信息化建設(shè)工作屬于檔案管理中不可忽視的部分，在當(dāng)前社會不斷發(fā)展的環(huán)境下，以往的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對于信息需求以及工作效率的要求，因此，必須要注重檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能確保事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)社會發(fā)展。在現(xiàn)代事業(yè)單位中，要積極有效地將多種新型科學(xué)技術(shù)滲透到實(shí)際工作當(dāng)中，經(jīng)過軟件開發(fā)的形式，建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)，由此能夠?qū)n案信息開展全方有效的管理工作，另外能夠使文字、圖片等信息變得更加的清晰明確，讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，不僅僅能夠確保檔案信息的完整性，也能確保檔案的持久性，對檔案信息的傳播也有一定意義和幫助，能夠進(jìn)一步提升整體工作效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的環(huán)境下，事業(yè)單位要想穩(wěn)定發(fā)展，就必須要加強(qiáng)檔案管理工作的改革，完善檔案管理工作制度，革新檔案管理工作理念，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，穩(wěn)步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為事業(yè)單位健康穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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