關(guān)于基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化研究

摘 要 本文在檢察改革基層檢察機關(guān)檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)背景下，圍繞如何提升基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化水平進行研究，首先介紹了基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化的概念，然后探討基層檢察機關(guān)檔案管理存在的問題，最后提出提高基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化水平的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞 基層檢察機關(guān) 檔案管理 規(guī)范化

作者簡介：李建麗，天津市薊州區(qū)人民檢察院干警。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.074

一、基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化概述

檢察檔案是檢察機關(guān)在各種活動中形成的，以紙質(zhì)、音像、實物等形式記載的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，包括文書檔案、訴訟檔案、實物檔案、照片檔案、會計檔案等，其中訴訟檔案是檢察機關(guān)履行法律監(jiān)督職能過程中形成的專門檔案。檢察機關(guān)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，對檢察院各項工作的順利開展，檢察改革的順利進行，起著重要的保障作用?；鶎訖z察機關(guān)檔案管理規(guī)范化應(yīng)當是通過一系列的規(guī)章制度、先進設(shè)備，規(guī)范檢察檔案從收集、鑒定、整理、保管、利用等整個流程，提高工作效率。它不僅包括紙質(zhì)檔案的規(guī)范化，還包括電子檔案的規(guī)范化。既需要有基礎(chǔ)設(shè)施保障，溫濕度計、滅火器、除濕機等基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全，還需要人才保障，有了解檢察業(yè)務(wù)、懂檔案工作的專業(yè)檔案工作人員，有輔助檔案工作的兼職檔案員，專兼職檔案工作人員能相互配合，共同完成檔案工作。基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化，能夠?qū)崿F(xiàn)各門類檢察檔案的整合利用，有利于提高檔案借閱工作的效率，有利于培育獨特的檢察文化，推動檢察工作創(chuàng)新發(fā)展。

二、基層檢察機關(guān)檔案管理存在問題

（一）信息不對稱

信息不對稱是信息經(jīng)濟學(xué)的名詞，意指契約關(guān)系中的一些參與人擁有而另一些參與人不擁有信息的狀況。檢察機關(guān)檔案管理的信息不對稱是指，上下級檢察機關(guān)之間、同級檢察機關(guān)之間、同一檢察機關(guān)內(nèi)部人員之間信息不對稱，造成檔案管理標準不一、資源浪費的現(xiàn)象。以筆者所在的檢察院為例，我院每年都會招錄一批人員，新錄用的人員分到各部門以后，大部分從事內(nèi)勤工作，也是兼職檔案人員，他們的檔案工作經(jīng)驗基本來自之前的內(nèi)勤，對檔案如何歸檔，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性的認識，嚴重影響歸檔檔案的質(zhì)量。某一年度內(nèi)，筆者參加了同級檔案局和上級檢察機關(guān)在不同時間舉行的檔案工作培訓(xùn)，由于檔案整理流程有固定的模式，除非相關(guān)規(guī)章制度變化，所以檔案工作培訓(xùn)的內(nèi)容大體類似，但是作為基層檔案員兩次培訓(xùn)都應(yīng)當參加，這就容易導(dǎo)致人力資源、時間資源的浪費。

（二）規(guī)章制度不健全

電子檔案是隨著計算機、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)的，基層檢察機關(guān)的電子檔案主要包括以數(shù)據(jù)形式存儲的訴訟、文書、照片、音像檔案。現(xiàn)在基層檢察機關(guān)檔案工作經(jīng)過多年的發(fā)展，紙質(zhì)檔案從收集、整理到借閱利用等的規(guī)章制度已形成一套相對完善的體系，相比之下，有關(guān)電子檔案管理的規(guī)章制度尚不健全，突出表現(xiàn)為“重紙質(zhì)輕電子”，對電子檔案的收集、存儲與利用處在探索研究的過程中。

目前，很多基層檢察機關(guān)在積極進行檔案數(shù)字化建設(shè)，但是檢察機關(guān)的工作有其特殊性，而檢察機關(guān)對電子檔案如何存儲沒有統(tǒng)一的標準，如何利用沒有專門的規(guī)定，只是堅持“優(yōu)先利用電子檔案”的原則，尤其是檢察改革以后，監(jiān)察機關(guān)與檢察機關(guān)之間的聯(lián)系更加密切，建立健全基層檢察機關(guān)電子檔案利用的規(guī)章制度，保證電子檔案利用的安全性尤為迫切。

（三）檔案數(shù)字化標準不統(tǒng)一

為迎接社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)，提高檔案工作效率，更好地服務(wù)檢察工作大局，基層檢察機關(guān)高度重視檔案信息化工作，投入大量人力、物力、財力進行檔案數(shù)字化建設(shè)?，F(xiàn)在大多數(shù)基層檢察機關(guān)積極進行檔案數(shù)字化工作，并且大部分基層院選擇將檔案數(shù)字化工作外包，但是目前數(shù)字化外包公司提供的保密資質(zhì)是針對公司本身的，缺乏針對檔案數(shù)據(jù)庫軟件的專門保密資質(zhì)。而按照高檢院的要求大部分基層檢察機關(guān)已經(jīng)完成分級保護工作，檢察機關(guān)內(nèi)網(wǎng)使用的軟件都是有保密資質(zhì)的，保密等級較高，將沒有保密資質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫軟件在檢察內(nèi)網(wǎng)使用，既不符合保密要求，也容易發(fā)生保密安全問題。另外，基層檢察機關(guān)檔案數(shù)字化的標準也不統(tǒng)一 ，比如有的檢察院數(shù)字化時間比較早，圖片分辨率為200dpi，有的檢察院數(shù)字化時間晚，圖片分辨率達到300dpi，圖片存儲格式多種多樣，有TIFF、PDF、JPG等。

（四） 檔案人員后備儲蓄力量不足

基層檢察機關(guān)的專職檔案人員一般1至2人，基層檢察檔案工作與其他檢察工作相比更加繁瑣，人員少，任務(wù)重，是基層檢察檔案工作的現(xiàn)狀?；鶎訖z察機關(guān)大多數(shù)忽視了對檔案后備人員的培養(yǎng)，一旦檔案人員離崗，很難立即找到新的檔案人員接替，給檔案交接工作帶來很大的問題。做好檔案交接工作，有利于明確檔案人員責(zé)任，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行，是檔案規(guī)范管理的必由之路?；鶎訖z察機關(guān)對檔案交接工作的重視程度還不夠，未把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。新舊檔案人員的交接時間短，交接工作沒有規(guī)章制度約束，容易導(dǎo)致交接工作不完整，有遺漏，會為日后的檔案管理埋下隱患。

三、提高基層檢察機關(guān)檔案管理規(guī)范化水平的相關(guān)措施

（一）建立溝通協(xié)調(diào)機制

建立健全檢察機關(guān)橫向-縱向溝通協(xié)調(diào)機制，搭建溝通平臺，確保政令統(tǒng)一，推進檢察機關(guān)檔案工作規(guī)范發(fā)展。

一是增加雙向交流溝通。加強同級檢察機關(guān)、上下級檢察機關(guān)之間的溝通交流，基層檢察機關(guān)遇到問題要及時向上一級檢察機關(guān)反饋，利于上級機關(guān)及時掌握基層檢察機關(guān)檔案工作的動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同級檢察機關(guān)之間也要增進交流，相互學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，督促改進不足之處，提高本機關(guān)檔案工作水平。

二是建立科學(xué)的培訓(xùn)制度?；鶎訖z察機關(guān)內(nèi)部要建立檔案工作的常規(guī)培訓(xùn)制度，為新招錄人員舉辦檔案工作培訓(xùn)，使新入職人員了解檔案工作，輔助做好本部門檔案歸檔工作。建立彈性培訓(xùn)機制，賦予檔案人員一定的參加培訓(xùn)的自由，如其某年度內(nèi)已參加檔案工作培訓(xùn)，可視實際情況，選擇是否再參加由另一部門舉辦的類似培訓(xùn)，減少資源浪費。

三是充分利用新媒體。微信、微博等新媒體的發(fā)展，為日常工作中的溝通提供了便利條件，提高了溝通效率，節(jié)約了溝通成本。上級機關(guān)做好組織規(guī)劃，積極利用新媒體，搭建檢察機關(guān)內(nèi)部交流溝通平臺，加大力度向外界宣傳檢察檔案工作，讓更多的人了解檢察檔案工作。

（二）完善規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度，是檔案管理規(guī)范化的前提。如火如荼的檢察改革，不斷變化的實際情況，要求基層檢察機關(guān)的各項檔案管理規(guī)章制度，與時俱進，不斷創(chuàng)新，適應(yīng)改革的發(fā)展和時代的步伐。

一是要強化基層檢察機關(guān)檔案工作人員的檔案規(guī)范化管理意識。增強質(zhì)量意識，狠抓歸檔檔案質(zhì)量，檔案收集、鑒定、整理、借閱等檔案各方面工作的開展，嚴格按照標準執(zhí)行，確保制度執(zhí)行到位。不斷加強檢察業(yè)務(wù)知識和檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)能力，更新檔案工作理念，為檢察檔案工作規(guī)范化發(fā)展提供堅實的后盾。

二是完善電子檔案管理規(guī)章制度。基層檢察機關(guān)要加快出臺電子檔案借閱規(guī)定，注意公安、監(jiān)察等外單位的借閱程序，確保電子檔案的借閱安全，防止泄密、失密，更好地服務(wù)于檢察調(diào)研、辦案工作。

三是加強落實紙質(zhì)檔案管理規(guī)章制度。檔案收集要明確歸檔范圍;檔案鑒定要嚴格按照檔案保管期限表進行;檔案整理要嚴格執(zhí)行《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)文件;檔案借閱要嚴格審批程序。

（三）統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準

以上級院為主導(dǎo)，科學(xué)規(guī)劃，加速推進檔案數(shù)字化進程，統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準，包括統(tǒng)一使用檔案數(shù)字化外包公司、數(shù)據(jù)存儲格式，圖片分辨率、查詢字段等，為以后實現(xiàn)信息資源共享掃除障礙。加強檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)，其功能既要符合檢察檔案工作的特點，又要滿足檔案借閱工作的需要，提高檢索效率，有利于檢察檔案資源的開發(fā)，有利于基層檢察檔案工作的開展。檔案管理部門、檢察機關(guān)和保密部門應(yīng)當就數(shù)字化外包公司提供的檔案管理系統(tǒng)的保密資質(zhì)問題進行研究，確定保密資質(zhì)的認定機關(guān)，解決檔案管理系統(tǒng)使用中的保密問題，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與檢察內(nèi)網(wǎng)的無縫銜接。

（四）培育檔案工作新生力量

基層檢察機關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)要重視對檔案工作新生力量的培養(yǎng)，保持檔案人員的相對穩(wěn)定，更有利于基層檢察檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。有新檔案人員入職，上級檢察機關(guān)、同級檔案局要及時組織檔案工作培訓(xùn)，提升新檔案人員的履職能力?；鶎訖n案人員要在平時工作中養(yǎng)成記工作筆記的良好習(xí)慣，在工作中遇到的重要問題、參加檔案工作培訓(xùn)、重要會議等，都應(yīng)當形成文字記錄，對以后的檔案人員有重要的參考價值。檔案人員要保持高度責(zé)任感，交接工作時要有交接手續(xù)，標明交接的工作名稱、內(nèi)容，防止遺漏，確保各項工作交接到位。檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時，先辦理工作交接手續(xù)，然后辦理調(diào)動手續(xù)，上級領(lǐng)導(dǎo)要提前安排新的檔案人員接管其工作，避免檔案工作出現(xiàn)斷層，也為“以老帶新”預(yù)留出合理的時間。

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