A公司合同審核流程的優(yōu)化研究

張輝

[摘 要]快速的訂單交付是一個(gè)企業(yè)的核心競爭能力，不僅可以提高公司周轉(zhuǎn)速度，提高公司投資回報(bào)率，同時(shí)也能給客戶良好的購買體驗(yàn)，從而提升客戶份額和市場份額，為企業(yè)帶來更高的收入和利潤。縮短訂單交付周期，涉及供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，本文從合同審核流程出發(fā)，通過審核周期分析、隱含利用率分析以及合同錯(cuò)誤分類分析方面研究問題出現(xiàn)的原因，為企業(yè)流程優(yōu)化決策提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]合同審核;瓶頸資源;流程

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.055

[中圖分類號]F275;F326.25[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-02

1? ? ?公司歷史與挑戰(zhàn)

A公司成立于20世紀(jì)90年代初，總部位于香港，是一個(gè)提供歐美廠商生產(chǎn)的生命科學(xué)儀器設(shè)備的專業(yè)生物貿(mào)易公司，代理的產(chǎn)品主要針對科研院所、各大高校以及一些行業(yè)公司的研究機(jī)構(gòu)，部分產(chǎn)品還銷售到醫(yī)院的一些研究機(jī)構(gòu)或者一些臨床醫(yī)學(xué)研究所，為他們提供諸如癌癥研究、遺傳病研究等技術(shù)平臺。表1為A公司近年來的銷售數(shù)據(jù)，從表中可以看出，從2013年開始，公司增長速度放慢，2014年不增反降，到了2014年和2015年，雖然有了增長，但是依然沒有達(dá)到2013財(cái)季的銷售額，而且人均銷售額從2011財(cái)季的93萬元，逐年走低，到2015財(cái)季下降到63萬元，在行業(yè)增長每年保持25%的趨勢背景下，A公司的營收和人均營收雙下降，這是一種不正常的現(xiàn)象。

表2為A公司近3年庫存數(shù)據(jù)，從中可以看出，除了公司的銷售額沒有逐年增加，庫存金額每年遞增。此外，年周轉(zhuǎn)次數(shù)從2013年的5.2次，下降到2015年的4次，存貨周轉(zhuǎn)次數(shù)有逐年惡化的情況，同時(shí)伴隨的還有凈利潤逐年下降，從2013年的192.3（10萬美元單位）下降到2015年的132.79。

2? ? ?合同審核流程存在的問題

A公司成立了幾個(gè)項(xiàng)目小組，對各個(gè)問題進(jìn)行了更加深入的運(yùn)營與數(shù)據(jù)分析，以便為企業(yè)制定切實(shí)可行的策略。但在合同審核流程方面，發(fā)現(xiàn)的具體問題主要包括以下幾方面。

2.1? ?合同審核的流程時(shí)間長

A公司1年的合同大約有3 300個(gè)，一天的平均處理量大約有15個(gè)，按照這個(gè)合同量，公司在分區(qū)、事業(yè)部、香港總部配備了合同和申請?zhí)幚砣藛T，但實(shí)際情況是審核期限長，有些重要的合同（例如訂單額大、客戶比較重要或者到貨期要求非常嚴(yán)格）得不到及時(shí)處理，在分區(qū)經(jīng)理的銷售會議上面，后勤支持部門的速度和效率、后勤部門的處理態(tài)度，是合同交貨期關(guān)注的焦點(diǎn)。為了了解問題，筆者抽取了2015年冬天處于高峰期中某天的合同處理數(shù)據(jù)作為樣本，進(jìn)行詳細(xì)剖析，如表3所示。如表3可知，這批合同處理時(shí)間需要22.644天，這對于公司合同一般簽訂的合同期2個(gè)月相比，占用時(shí)間少（意味著其中某個(gè)合同從進(jìn)入隊(duì)列開始，到最后處理完畢，需要花費(fèi)3周多的時(shí)間）。

2.2? ?合同錯(cuò)誤多

經(jīng)過合同錯(cuò)誤的歸類和分析可以發(fā)現(xiàn)，目前在分區(qū)處理合同時(shí)，銷售員遞交的合同錯(cuò)誤很多，需要花費(fèi)大量的時(shí)間校正，從某一個(gè)月的數(shù)據(jù)可以得出合同存在的問題，如表4所示。

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，該月總共處理了308個(gè)合同，其中，62個(gè)合同有錯(cuò)誤，具體的錯(cuò)誤分布參見表4，大約20%的合同錯(cuò)誤率是分區(qū)合同審核期較長。數(shù)據(jù)分析表明，因?yàn)殄e(cuò)誤而修改的合同在分區(qū)要耽誤長達(dá)近3天的時(shí)間。

3? ? ?結(jié) 語

合同訂單審核的主要問題是資源不平衡，造成下游工序等待，影響整個(gè)流程的處理速度，要想加快整個(gè)流程的處理速度，需要解決合同錯(cuò)誤率的問題以及分區(qū)秘書的處理能力問題，解決了這兩個(gè)問題，整個(gè)流程速度就會大大加快。當(dāng)合同審核流程處理加快后，能夠?qū)崿F(xiàn)客戶高度體驗(yàn)以及快速交貨，不僅能提升公司的銷售收入，也能降低因此帶來的庫存成本和機(jī)會成本，從而進(jìn)一步提升公司績效。

主要參考文獻(xiàn)

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