基于HRP系統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)閉環(huán)管理探索與應(yīng)用

朱紅萍，黃進(jìn)，楊羅寬，吳曉東，雍鑫，黃文霞

四川大學(xué)華西醫(yī)院 設(shè)備物資部，四川 成都 610041

引言

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，極大地促進(jìn)了醫(yī)療服務(wù)效率的提高。我院基于醫(yī)院綜合運(yùn)營管理（Hospital Resource Planning，HRP）系統(tǒng)在線實(shí)現(xiàn)了設(shè)備物資的申購申請，雖然實(shí)現(xiàn)了信息化單據(jù)傳遞，但因缺乏有效的信息交互功能，不能有效滿足供需雙方及時(shí)了解申購物資的執(zhí)行[1]情況，所以在此引用“閉環(huán)式”管理模式來實(shí)現(xiàn)申請流全程追溯?！伴]環(huán)式”管理由創(chuàng)始人羅伯特卡普蘭和戴維諾頓首先提出，就是每一個(gè)戰(zhàn)略制定以后，有規(guī)劃、有布置、有落實(shí)、有檢查、有反饋、有改進(jìn)，形成了一個(gè)有頭有尾，確保形成一個(gè)閉合的環(huán)式管理。閉環(huán)就是大環(huán)套小環(huán)，環(huán)環(huán)相扣[2]形成一個(gè)首尾相連，環(huán)環(huán)可追溯的閉環(huán)管理流程。我部本著服務(wù)臨床、提高效率的原則，在HRP系統(tǒng)中針對設(shè)備物資申購流程中存在問題進(jìn)行優(yōu)化[3]，以期通過改造實(shí)現(xiàn)在HRP系統(tǒng)中的申購單傳遞、進(jìn)度反饋與追溯等全周期[4]的閉環(huán)管理功能，使申購過程形成一個(gè)閉環(huán)流程鏈[5]。本研究從2017年5月開始實(shí)施并同步系統(tǒng)上線，運(yùn)行效果良好?，F(xiàn)就此研究總結(jié)分享如下。

1 HRP系統(tǒng)申請存在的問題分析

1.1 醫(yī)院日常業(yè)務(wù)申購單據(jù)數(shù)量大

臨床科室的物資申請及報(bào)廢申請單據(jù)數(shù)據(jù)量大，單據(jù)趨于零星化，且評估調(diào)研涉及多個(gè)職能部門。據(jù)統(tǒng)計(jì)2017年申請8000余張，明細(xì)13000余條，并且隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量增加，近兩年購置申請每年呈10%的增長趨勢。申購單在評估調(diào)研過程中，涉及多個(gè)部門流轉(zhuǎn)[6]，線下紙質(zhì)單據(jù)容易造成積壓丟失等風(fēng)險(xiǎn)，職能部門對臨床科室申請的調(diào)研評估周期難以控制。單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程追蹤，需要各職能部門的人員自行在系統(tǒng)中查詢、追蹤，造成重復(fù)工作，在這樣的背景下，有遺漏單據(jù)執(zhí)行的情況。

1.2 臨床科室對申購物資的執(zhí)行進(jìn)度的查詢困難

臨床科室提出物資申請需求后，單據(jù)在職能部門流轉(zhuǎn)無法跟蹤追溯，往往需要多通電話才能追蹤到單據(jù)所處的部門。在電話方式查詢溝通中，容易出現(xiàn)責(zé)任推諉，單據(jù)遺漏等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致臨床申請科室出現(xiàn)重復(fù)申請[7]。

1.3 采購部門獲得物資到貨信息反饋困難

采購員執(zhí)行采購任務(wù)通知供應(yīng)商送貨后，供貨商收到采購任務(wù)后，由于各種原因造成信息不對稱，不能及時(shí)送貨或者送錯(cuò)科室的情況時(shí)有發(fā)生，臨床科室與設(shè)備部門僅依靠電話聯(lián)系，存在因此造成物資收貨過程中，設(shè)備部與科室最終到貨確認(rèn)存在信息誤差。

2 方法與改進(jìn)

2.1 基于HRP系統(tǒng)閉環(huán)管理模式的路徑設(shè)計(jì)

根據(jù)各個(gè)職能部門業(yè)務(wù)范圍，重新設(shè)計(jì)HRP系統(tǒng)單據(jù)申請的整體流程[8]（圖1），在每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置工作流跟蹤，在線實(shí)時(shí)反饋申請業(yè)務(wù)進(jìn)度?？剖疑暾垖徍撕螅稍谙到y(tǒng)上實(shí)時(shí)追蹤申請單據(jù)所在位置。工作流跟蹤的閉環(huán)管理包括：科室申請[9]、科室審核、接收、調(diào)研評估、送審、領(lǐng)導(dǎo)審批、裝備委員會審核、送采購員、采購[10]執(zhí)行、訂貨、到貨等所有環(huán)節(jié)。

圖1 HRP系統(tǒng)物資購置申請流程圖

申請任務(wù)分配采購人員后，系統(tǒng)設(shè)定自動時(shí)間提醒業(yè)務(wù)，每周系統(tǒng)自動定時(shí)發(fā)兩次短信（圖2）息提醒采購員及時(shí)接收處理單據(jù)，顯示未處理單據(jù)數(shù)量及有效期等，完善了醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)[11]。

圖2 HRP系統(tǒng)物資短信提示示意圖

設(shè)定申請單據(jù)顏色（紅色、卡其色和橙黃色）標(biāo)識提醒：超過24 h未接收的單據(jù)顯示為紅色；超過15天未訂貨的單據(jù)顯示為卡其色；超過30天未入庫的單據(jù)顯示為橙黃色，根據(jù)超期日期自動排序。醒目的顏色標(biāo)識能給采購員一種警示信息，盡快處理超期單據(jù)[12]。

2.2 HRP系統(tǒng)設(shè)置購置申請明細(xì)查詢功能

為了便于臨床科室查詢，系統(tǒng)在每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置工作流跟蹤（圖3），在線實(shí)時(shí)記錄申請業(yè)務(wù)進(jìn)度[13]。在系統(tǒng)中設(shè)置查詢功能，申請科室在系統(tǒng)中輸入申請單號，即可實(shí)時(shí)追蹤查詢單據(jù)的狀態(tài)。

圖3 業(yè)務(wù)工作流

2.3 HRP系統(tǒng)設(shè)置購置物資到貨的確認(rèn)功能

該功能的使用原則上物資到貨后，臨床科室點(diǎn)擊到貨。但在實(shí)際工作中，較難完成，因臨床科室提出物資申請人與到貨的收貨人可能不一致，導(dǎo)致在貨物送達(dá)臨床科室時(shí)，貨物簽收人并不知曉此貨物實(shí)際申請人是否確認(rèn)驗(yàn)收貨物。所以在設(shè)計(jì)此功能時(shí)，對于沒有及時(shí)點(diǎn)擊到貨的科室，該科室下次進(jìn)入HRP系統(tǒng)新申請時(shí)，系統(tǒng)會自動彈出對話框請科室去點(diǎn)擊上次已經(jīng)到貨的申請單，如已經(jīng)到貨確認(rèn)（圖4），申請單變成灰黑色，表示已經(jīng)完成到貨，否則還未完成。

圖4 臨床到貨系統(tǒng)確認(rèn)

3 實(shí)施效果

通過梳理業(yè)務(wù)流程邏輯，啟動物資申請新流程，在HRP系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)了物資申請工作流跟蹤，采購任務(wù)短信提醒，超期任務(wù)顏色警示，臨床科室到貨確認(rèn)。在此基礎(chǔ)上有效降低了臨床與職能部門的信息誤差，減少溝通成本。通過走訪臨床科室，臨床服務(wù)滿意度大大提高，投訴量大為減少。明細(xì)查詢功能的啟動，方便了臨床科室，之前設(shè)備部派專人每天接幾十個(gè)甚至上百個(gè)電話查詢單據(jù)，應(yīng)用此功能后科室的查詢電話每天十個(gè)左右。零星的紙質(zhì)申請單全部進(jìn)入HRP系統(tǒng)里申請，系統(tǒng)點(diǎn)擊查詢追蹤便對每一張單據(jù)的具體執(zhí)行情況一目了然，大大提高了臨床科室和設(shè)備部的工作效率。實(shí)踐證明通過短信提醒、顏色標(biāo)識提醒能夠有效督促采購員及時(shí)執(zhí)行未完成的單據(jù)，減少單據(jù)滯留，采購員執(zhí)行單據(jù)的效率提高了。到貨確認(rèn)的閉環(huán)管理，在科室新申請的時(shí)候先確認(rèn)前面申請的是否到貨，及時(shí)梳理之前的申請，有效提高了本科室對需求的分類整理和進(jìn)度分析，避免重復(fù)申請。項(xiàng)目改進(jìn)前后對比，見表1。

表1 項(xiàng)目改進(jìn)前后對比表

4 討論

4.1 閉環(huán)管理是各業(yè)務(wù)部門的緊密合作

工作流跟蹤的閉環(huán)管理涉及部門有各臨床科室、設(shè)備物資部、運(yùn)營部、信息中心、裝備委員會等多個(gè)部門。為達(dá)到部門之間溝通的及時(shí)、流暢，相關(guān)部門通曉整個(gè)流程環(huán)節(jié)[14]，保障物資申請的每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)效性。臨床申請單據(jù)在HRP系統(tǒng)上可以有效體現(xiàn)各個(gè)職能部門的流轉(zhuǎn)時(shí)間，避免職能部門責(zé)任推諉，保障臨床物資申請的時(shí)效性。通過申請單據(jù)工作流跟蹤，數(shù)據(jù)分析采購業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵問題和瓶頸問題，各個(gè)部門不定期的召開溝通協(xié)調(diào)會，各部門針對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和瓶頸問題，充分溝通、提出解決方案、反復(fù)測試、及時(shí)將意見反饋，再通過協(xié)調(diào)和團(tuán)隊(duì)合作，對采購業(yè)務(wù)閉環(huán)管理進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)工作。

4.2 采購業(yè)務(wù)閉環(huán)管理需要不斷拓展

通過上述HRP系統(tǒng)物資采購業(yè)務(wù)閉環(huán)管理的建立，保障了申請信息實(shí)時(shí)追蹤的效果，臨床科室的滿意度大大提升，設(shè)備部等職能部門的工作效率也大大增強(qiáng)。以全閉環(huán)管理的采購物資業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)的管理，形成一個(gè)良性可持續(xù)的業(yè)務(wù)流,為以后物資申請更加精細(xì)化管理做好基礎(chǔ)[15]。后期可在HRP系統(tǒng)上體現(xiàn)各類物資申請頻次，申請所耗時(shí)效，職能部門評估周期，采購?fù)瓿芍芷诘墓芾淼冗M(jìn)行關(guān)鍵績效指標(biāo)（Key Performance Indicators，KPI）管理[16]。KPI是指衡量一個(gè)管理工作成效最重要的指標(biāo)。下一步在供應(yīng)商平臺建立后，在供應(yīng)商出入庫關(guān)聯(lián)相應(yīng)的臨床申請單，實(shí)現(xiàn)臨床科室，設(shè)備部，供應(yīng)商三方聯(lián)動[17]確認(rèn)機(jī)制，將進(jìn)一步提升我院的物資申請閉環(huán)管理的水平。