利用word 郵件合并功能批量打印準(zhǔn)考證

李敏 常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、郵件合并功能

郵件合并功可以將word 中的文檔和execl 數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并成一個(gè)文檔。Word 中的文檔用來(lái)輸入模板化的不變的數(shù)據(jù)。Excel可以充當(dāng)一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)輸入變化的信息，比如每個(gè)考生的姓名、準(zhǔn)考證號(hào)等。利用郵件合并功能，設(shè)置好數(shù)據(jù)源和模板后，可以快速生成批量信息，大大提高工作效率。用郵件合并功能批量制作準(zhǔn)考證分為四個(gè)步驟：首先制作模板，然后制作數(shù)據(jù)源，其次將數(shù)據(jù)源和模板建立聯(lián)系，最后批量打印即可。

二、制作步驟

1.在word 里制作模板

郵件合并功能需要用到兩個(gè)文檔：一個(gè)是word 文檔，用來(lái)提供模板。另一個(gè)是excel 文檔，用來(lái)提供數(shù)據(jù)源，相當(dāng)于一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫(kù)。

以提前招生面試準(zhǔn)考證為例，提前招生考生面試準(zhǔn)考證可包含以下字段：姓名、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)以及標(biāo)題等其他內(nèi)容（如圖1 所示）

在word里用插入表格，合并單元格的方式設(shè)置以下準(zhǔn)考證樣式，標(biāo)題下面留空的地方用來(lái)插入考生照片。圖1 中顯示的所有文字，對(duì)于所有考生的準(zhǔn)考證來(lái)說(shuō)，都是不變的內(nèi)容，需要變化的內(nèi)容是考生姓名、身份證號(hào)、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)以及照片的具體值，這些內(nèi)容從excel 數(shù)據(jù)源中獲得。

圖1 準(zhǔn)考證式樣

2.在excel 里制作數(shù)據(jù)源

郵件合并功能需要將兩個(gè)文檔合并到一個(gè)文檔，上一步已經(jīng)制作了word 文檔模板，接下來(lái)需要在excel 設(shè)置數(shù)據(jù)源。Excel 數(shù)據(jù)源里必須包含的字段為上圖中的考生姓名、身份證號(hào)、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)、照片，其他字段可以根據(jù)需要自行添加?？忌彰?、身份證號(hào)、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)只需要將考生的實(shí)際信息填入即可，考生照片如果一條一條插入到表格，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且在進(jìn)行郵件合并的時(shí)候，照片并不能正常顯示。解決辦法是統(tǒng)一把照片放到一個(gè)文件夾（建議文件夾名字為英文的，本例照片放在桌面photo 文件夾下），照片的名字可以按照統(tǒng)一規(guī)則設(shè)置（本例每個(gè)考生的照片用該考生的準(zhǔn)考證號(hào)命名），然后用照片的絕對(duì)地址，填充到照片列，如表一所示：

表一 數(shù)據(jù)源

3.建立word 與excel 的連接

準(zhǔn)備好模板和數(shù)據(jù)源之后，接下來(lái)要做的是將模板和數(shù)據(jù)源建立連接。本例中郵件合并功能選擇郵件合并分布向?qū)нM(jìn)行合并。

具體步驟為：

（1）選擇word 菜單中的“郵件”-＞選擇“開始郵件合并”-＞選擇“郵件合并分布向?qū)А?＞在選擇收件人的時(shí)候，點(diǎn)擊“選擇另外的列表”-＞選擇自己創(chuàng)建的excel 數(shù)據(jù)源

（2）將光標(biāo)停留在word 文檔的考生姓名字段后，選擇“插入合并域’’-＞選擇姓名，這樣word 文檔中的姓名就會(huì)讀取excel 文件中的姓名值，按照同樣的方法，將word 中的身份證號(hào)、面試時(shí)間、面試地點(diǎn)建立連接。

（3）插入照片需要用到word 中的域嵌套。將光標(biāo)停留在需要插入照片的地方，點(diǎn)擊word 菜單中的“插入’’按鈕-＞選擇“文檔部件’’-＞選擇“域’’-＞選擇IncludePicture-＞在域?qū)傩缘奈募庪S便輸入文件名，例如照片，點(diǎn)擊確定即可。然后在word 文件中，選中剛才輸入的照片-＞點(diǎn)擊郵件合并功能中的“插入合并域’’-＞選擇照片，這樣，excel 數(shù)據(jù)源中設(shè)置的照片就與word 建立了對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（4）按快捷鍵alt+F9 將域代碼隱藏。單擊word 郵件合并功能中“完成并合并”下面的下拉三角-＞選擇編輯單個(gè)文檔，可以自主選擇需要保存的記錄并打印。

三、結(jié)論

郵件合并功能是word 提供的一個(gè)非常便捷的功能，不僅能夠批量制作準(zhǔn)考證，還能批量制作各種模板的文檔，比如喜報(bào)、獲獎(jiǎng)證書等，利用好郵件合并功能，能夠極大的提高工作效率，起到事半功倍的作用。