試論監(jiān)察檔案材料的分類管理

劉雪燕

摘 ? 要：我國(guó)相關(guān)部門在日常工作中產(chǎn)生了大量跟立法、執(zhí)法、紀(jì)檢相關(guān)的文字材料，這些資料都是我國(guó)法制進(jìn)步的文字見證，具有重要的文字價(jià)值，需要由專業(yè)的檔案人員來完成。我國(guó)檔案管理人員就應(yīng)本著遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、層次分明、簡(jiǎn)化管理的指導(dǎo)原則，對(duì)監(jiān)察檔案材料實(shí)施科學(xué)、系統(tǒng)、合理的分類管理，提升監(jiān)察檔案材料的利用率，讓檔案材料成為促進(jìn)立法工作的一個(gè)引擎。

關(guān)鍵詞：監(jiān)察檔案材料 ?分類管理 ?指導(dǎo)原則

中圖分類號(hào)：G275 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）08（b）-0175-02

隨著法制建設(shè)進(jìn)程的加速，我國(guó)相關(guān)部門在日常工作中產(chǎn)生了大量跟立法、執(zhí)法、紀(jì)檢相關(guān)的文字材料，這些資料都是我國(guó)法制進(jìn)步的文字見證，具有重要的文字價(jià)值，需要認(rèn)真加以保管，這些跟監(jiān)察工作相關(guān)的文字材料的保管工作就需要專業(yè)的檔案人員來完成。為了便于查詢這些檔案材料、加大檔案材料的開發(fā)使用力度，檔案管理人員就應(yīng)在完成檔案材料收集、整理和基礎(chǔ)上，按照層次分明、合理簡(jiǎn)化的原則進(jìn)行分類管理，提升監(jiān)察檔案材料的利用率，讓檔案材料成為促進(jìn)立法工作的一個(gè)引擎。

1 ?監(jiān)察檔案材料分類管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 提升監(jiān)察檔案材料收集整理的工作效率

立法、紀(jì)檢、法制建設(shè)在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中發(fā)揮著不可替代的作用，維護(hù)著正常的社會(huì)秩序與生活秩序，給我國(guó)公民提供了人人平等的社會(huì)生活環(huán)境。與紀(jì)檢工作相關(guān)的文字材料如案卷、調(diào)研報(bào)告、來往文書、通知公文、巡視巡查、廉政、人事任免等，都需要及時(shí)歸檔，形成分門別類的檔案材料。這項(xiàng)工作就需要由檔案管理人員來完成，這類文字材料數(shù)量眾多、品種多樣、都具有重要的使用價(jià)值，隨時(shí)就會(huì)被查閱、調(diào)檔、交流與分享等，工作人員只有按照檔案管理的規(guī)范，進(jìn)行分類管理，才能確保檔案材料數(shù)據(jù)收集的完整性，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性，提升這項(xiàng)工作的工作效率。

1.2 提升監(jiān)察檔案材料的利用率

紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料不單單是存放在檔案館，而是要進(jìn)行開發(fā)利用，發(fā)揮出警示、教育、普法等作用。紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料可以為相關(guān)單位的法制教育與廉政建設(shè)提升相關(guān)案例素材，可以對(duì)相關(guān)單位以往所開展的紀(jì)檢監(jiān)察工作的進(jìn)行分析與總結(jié)，為后續(xù)工作提供相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與建議;一些調(diào)查報(bào)告、調(diào)研報(bào)告可以為相關(guān)工作提供指導(dǎo)性建議，為相關(guān)決策機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的實(shí)施依據(jù)，這些材料就有寶貴的保存價(jià)值;來往文書、各種通知公文、巡查檢查材料等，更是各項(xiàng)工作的見證，記錄了相關(guān)單位紀(jì)檢、監(jiān)察工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。這些材料都具有開發(fā)利用價(jià)值，檔案管理人員實(shí)施分類管理，就有助于對(duì)檔案的檢索、查閱、交流與分享，提升了紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料的再利用率。

1.3 可以加強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料的內(nèi)部管理

監(jiān)察檔案材料的作用不言而喻，這些材料必須規(guī)范存檔、科學(xué)保管，還應(yīng)確保這些材料收集的可靠性、真實(shí)性、系統(tǒng)性與完整性，這就需要相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)察檔案材料的內(nèi)部管理，采取嚴(yán)格的保護(hù)與保管措施，并建立嚴(yán)肅的追責(zé)機(jī)制。檔案管理人員對(duì)監(jiān)察檔案材料進(jìn)行科學(xué)的分類管理，就有助于檔案材料的規(guī)范存檔，便于管理階層對(duì)本部門檔案管理的工作的監(jiān)控、檢查、巡查與抽查工作，從而進(jìn)行有效的內(nèi)部管理，確保監(jiān)察檔案材料的安全存放與科學(xué)管理。

2 ?監(jiān)察檔案材料分類管理的指導(dǎo)原則

2.1 按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類管理

我國(guó)檔案材料管理的分類標(biāo)準(zhǔn)有很多種，不同的標(biāo)準(zhǔn)就可以指導(dǎo)相應(yīng)的分類管理工作，其中，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，分類是實(shí)施策略、指導(dǎo)辦法、分類指南等指標(biāo)都不相同，我國(guó)監(jiān)察檔案材料分類管理就應(yīng)遵循相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不能隨意分類、隨機(jī)管理。我國(guó)監(jiān)察檔案材料分類管理應(yīng)在遵循檔案管理行業(yè)的通用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)考慮到這種檔案材料的特殊性，從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，在做好調(diào)研與分析的基礎(chǔ)上，把不同種類的材料分門別類地整理好，做好紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料分類表，開展有條不紊的分類管理工作，讓紀(jì)檢監(jiān)察材料的檔案管理充分滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作需求。

2.2 按照層次分明的原則進(jìn)行分類管理

選擇了行業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)后，我國(guó)紀(jì)檢監(jiān)察材料的檔案管理就有了完善的管理框架與實(shí)施指南，檔案管理工作人員就可以根據(jù)本單位的工作屬性、各個(gè)科室的工作職責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)的分類收集與分類管理。在制定出完善的檔案分類管理明細(xì)表之前，一定要對(duì)本單位各個(gè)部門、各個(gè)處室的工作職責(zé)有明確的認(rèn)知，平時(shí)還應(yīng)建立詳細(xì)的文件收發(fā)登記管理制度，做好往來文件的整理、收集工作，按照處室工作職責(zé)性質(zhì)進(jìn)行分類匯總，為后續(xù)的分類管理工作做好第一步工作。這些基礎(chǔ)性工作比較瑣碎，也沒有一定的規(guī)律可以遵循，需要工作人員花大量的時(shí)間與精力去熟悉、收集、整理與歸類，才能確保紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料分類管理的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確與科學(xué)，為后續(xù)的檔案材料開發(fā)與利用工作做好鋪墊。

2.3 按照簡(jiǎn)化管理的原則進(jìn)行分類管理

我國(guó)紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料的分類管理，不宜過于詳細(xì)，過于詳細(xì)與復(fù)雜的分類管理反而，不單單加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也給以后的查詢與利用帶來了不便。隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化辦公設(shè)備的應(yīng)用，我國(guó)檔案管理工作的信息化水平不斷提升，檔案材料的管理、查詢與檢索都可以依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備來完成，故此，紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料的分類管理應(yīng)按照檔案管理的基礎(chǔ)理論，即來源原則，按照文件的形成單位來源為基礎(chǔ)，遵循“DMT22—2000歸檔文件整理規(guī)則”，實(shí)施分類簡(jiǎn)化管理，既簡(jiǎn)化了工作量、提升了工作效率，還增強(qiáng)了檔案管理工作的科學(xué)性。

3 ?我國(guó)監(jiān)察檔案材料分類管理的實(shí)施策略

3.1 引進(jìn)專業(yè)人才，提升監(jiān)察檔案材料分類管理的專業(yè)性

我國(guó)監(jiān)察檔案分類管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對(duì)監(jiān)察檔案分類管理工作人員有較高的要求，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì);對(duì)專職、兼職的檔案工作人員，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位。

3.2 監(jiān)察檔案材料實(shí)施分類管理的具體實(shí)施策略

要對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察檔案材料實(shí)施分類管理，首先就應(yīng)明確其歸檔要求，包括裝訂要求、封面內(nèi)容的填寫要求和標(biāo)題格式要求等。以裝訂要求為例，案卷既要有案卷封面，又要有卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂目錄中所填寫的內(nèi)容要符合卷內(nèi)的材料。在裝訂案卷時(shí)，要依次填寫頁(yè)號(hào)，不管單面還是雙面，要在有文字的每頁(yè)材料上統(tǒng)一將頁(yè)號(hào)填寫在正面的右上角和背面的左上角。備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括卷內(nèi)需要說明的情況、立卷人姓名、檢查人姓名、立卷日期。如果文件材料的裝訂線以外有字跡，或者文件材料有破損，應(yīng)進(jìn)行加邊和托裱處理。如果紙張?zhí)?，要將其折疊好。如果文件材料上有金屬物，應(yīng)將其拆除。文件材料中不允許用圓珠筆和鉛筆填寫，也不能出現(xiàn)復(fù)寫字跡和熱敏紙。封面應(yīng)包含以下內(nèi)容：第一，立卷歸檔單位。第二，卷宗標(biāo)題，包括作者、內(nèi)容和文種。第三，卷內(nèi)文件的起止日期。第四，卷內(nèi)文件的份數(shù)。第五，卷內(nèi)頁(yè)數(shù)。第六，保管期限。保管期限有3種，分別是永久、長(zhǎng)期60年、短期15年。根據(jù)卷宗類型的不同，其標(biāo)題格式也不同。如果是調(diào)查卷，其標(biāo)題格式應(yīng)為：XX紀(jì)委調(diào)查XX單位XX人XX問題的案卷;如果是審理卷，其標(biāo)題格式為：XX紀(jì)委審理XX單位XX人XX問題的案卷;如果是信訪卷，其標(biāo)題格式應(yīng)為：XX紀(jì)委批轉(zhuǎn)XX單位XX問題調(diào)查結(jié)果的案卷。封面要用毛筆或者書法類筆書寫，顏色只能選用黑色等。

參考文獻(xiàn)

[1] 史文莉，朱雯靜.以檔案信息化建設(shè)為抓手為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供有力保障[J].山東檔案，2016（3）：68-69.

[2] 侯燕.紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案信息化發(fā)展機(jī)制初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：37，39.

[3] 趙修金.做好基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：113，120.