淺析新形勢下如何加強人事檔案管理工作

狄鶴

摘 要：人事檔案作為人事工作當(dāng)中極為關(guān)鍵的一部分，是人事管理工作中最為基本的一項工作內(nèi)容，所以必須重視人事檔案管理工作。如今隨著時代的發(fā)展和進步，使得人事檔案管理工作出現(xiàn)了各種各樣的問題，對于這些問題我們必須采取有效地解決方法，這樣才能從整體上增強人事檔案管理工作的綜合實力。為此我們就對新形勢下如何加強人事檔案管理工作進行了分析，重點從人才的培養(yǎng)、隊伍的建設(shè)以及信息化管理等方面展開探究，以確保我國人事檔案管理工作的完善和提高。

關(guān)鍵詞：新形勢；人事檔案；管理工作

一、研究的意義

人事檔案管理作為人事工作當(dāng)中非常主要的一部分，其屬于人事管理當(dāng)中最為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容。人事檔案管理工作的發(fā)展水平和程度都會對企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生影響，尤其是在新形勢下，隨著時代的不斷發(fā)展使得人事檔案管理工作所存在的問題越來越突出，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，所以必須對人事檔案管理工作進行完善和強化。如今我國人事檔案管理工作主要存在的問題包括：不夠重視、缺乏人才、信息化技術(shù)不足等，這些問題嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的發(fā)展與完善。所以我們應(yīng)該加強對人事檔案管理工作的重視，提升人事檔案管理工作的效率，這樣才能發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用，使人事檔案管理工作具有意義。

二、研究的內(nèi)容

人事檔案管理工作主要是對人事檔案進行收集、歸納、整理和管理等，其中的內(nèi)容主要包括每個人的個人信息、學(xué)歷、文化程度、思想品德、工作情況、獎罰情況等，以留日后查找的文件類資料。開展人事檔案管理工作所參照的是相關(guān)的管理制度，所以可將其內(nèi)容分成5個方面，分別為：資料歸集、轉(zhuǎn)遞、檢查審理、保密以及統(tǒng)計。在新形勢下，因為企業(yè)內(nèi)部和形式的變化，使得人事檔案管理工作的內(nèi)容也產(chǎn)生了改變，為了迎合新形勢下的發(fā)展要求，企業(yè)應(yīng)該采取新的方法來加強人事檔案管理工作。

三、存在的問題

（一）不夠重視人事檔案管理工作

不重視人事檔案管理工作是阻礙人事檔案管理工作提高的主要原因。如今我國大多數(shù)的企業(yè)都不夠重視人事檔案管理，由此就導(dǎo)致了人事檔案的工作人員在收集檔案信息時缺少責(zé)任心與主動性，使得檔案管理工作的效率不高，同時還導(dǎo)致了人事檔案的審核人員工作不認(rèn)真，根本不重視人事檔案管理的工作，使得人事檔案內(nèi)容不全面、不健全。并且許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人覺得人事檔案管理工作根本不重要，因此沒必要健全，所以就造成了人事檔案的硬件和軟件等方面均不符合新形勢下的發(fā)展需求。

（二）人事檔案管理工作缺乏人才

如今由于時代的不斷發(fā)展和進步，使得社會越來越重視人才的培養(yǎng)，而且如今的各行各業(yè)都在應(yīng)用先進的技術(shù)與科技，就更加需要大量的人才隊伍，人事檔案管理工作也不例外，也需要專業(yè)能力極強的人才。但是大多數(shù)企業(yè)的人事檔案工作人員都是企業(yè)快要退休的員工，根本沒有專業(yè)的能力與實力管理好人事檔案，而且如今的人事檔案還需要輸入到計算機當(dāng)中，他們根本沒有高效運用計算機的能力，所以就導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理工作的效率不高，缺乏專業(yè)性的人事檔案管理人才。

（三）人事檔案管理信息化技術(shù)落后

在新形勢下我國大部分的企業(yè)還在運用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使得在查找人員信息時還需要對查找人員進行書面的檢索，并且對檔案的所有卷宗年號逐一的進行排查，最后才能把該年號的人事檔案調(diào)出，再仔細(xì)的搜索。由此可見，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式過于落后，而且在查找信息時既費時間又費力氣，根本不符合新形勢的發(fā)展模式。

四、完善人事檔案管理工作的方法

（一）加強對人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案是了解一個人的主要依據(jù)，同時人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)量非常大，具有決策性、專業(yè)性、能力性等特性。所以要想有效的加強人事檔案管理工作，就必須結(jié)合新形勢的發(fā)展需求，使企業(yè)和員工都對人事檔案管理工作的給予重視。第一，應(yīng)使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層重視人事檔案管理的工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了人事檔案管理工作，員工才能意識到它的重要性，才能提高人事檔案管理工作的效率。第二，成立人事檔案管理工作的審核部門。只有對人事檔案管理工作進行嚴(yán)格的審核，才能發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，然后采取有效的解決措施。第三，規(guī)范人事檔案管理工作。想要加強人事檔案管理工作，就應(yīng)該規(guī)范其內(nèi)容，成立規(guī)范化的管理制度，然后有效的實施。

（二）加強對人事檔案管理工作的人才建設(shè)

想要有效地加強人事檔案管理工作，就必須加強人才的建設(shè)，成立人才的小組，這就需要企業(yè)足夠的重視人事檔案管理工作，提倡并嚴(yán)格的管理好人事檔案的管理工作。另外，還應(yīng)大力支持人事檔案的工作人員不斷地學(xué)習(xí)，以提升自身的專業(yè)能力與技術(shù)水平，特別是要讓人事檔案管理的工作人員多學(xué)習(xí)計算機方面的專業(yè)知識，能夠高效的運用計算機，以提高人事檔案管理工作的效率，并且采取考核制度，充分發(fā)揮出人事檔案管理工作人才的實力，來滿足新時代下對人事檔案管理工作的新要求。必須要重視培養(yǎng)人才隊伍，特別是能力強的復(fù)合型人才，給人事檔案管理的隊伍注入新力量，確保能為企業(yè)的發(fā)展帶來促進和推到力量。除此之外，還應(yīng)加強人事檔案管理工作的考核力度，建立獎懲體系，讓人事檔案管理的工作人員全都重視考核制度，激起人事檔案管理工作人員的工作態(tài)度，成為一名內(nèi)外兼修的專業(yè)型人才，帶動企業(yè)的發(fā)展。

（三）加強對人事檔案信息化技術(shù)的提升

目前的時代是屬于互聯(lián)網(wǎng)的時代，各種信息化技術(shù)已完全融于我們的生活當(dāng)中，成為了不可分割的一部分。要是想加強人事檔案管理工作，就必須引用先進的技術(shù)與科技。使企業(yè)的信息化技術(shù)不斷提高，用信息化技術(shù)來推動企業(yè)的發(fā)展。對于人事檔案管理工作來說，企業(yè)可以采用先進的管理設(shè)備，來提高人事檔案管理工作的效率。同時企業(yè)還可以通過創(chuàng)新的技術(shù)來研發(fā)更加便捷、高效的系統(tǒng)運用到人事檔案管理工作當(dāng)中，從而建設(shè)出符合新形勢的人事檔案信息化管理技術(shù)。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該大力的支持人事檔案管理工作，加大對人事檔案的資金投入，研發(fā)出更加簡單、快速、高效、安全的設(shè)備以及人事檔案的管理系統(tǒng)。同時為了確保人事檔案的安全性，還應(yīng)給人事檔案設(shè)置專門的保管場地，并引入具備專業(yè)技術(shù)能力的人才加快對人事檔案信息化管理的建設(shè)。

五、結(jié)論

通過上述內(nèi)容我們可知，加強人事檔案管理工作的有效方法為：首先加強企業(yè)和個人對人事檔案管理工作的重視程度，然后加大力度建設(shè)和培養(yǎng)人才，最后完善人事檔案信息化的技術(shù)。人事檔案管理工作屬于一項長期的工作內(nèi)容，想要有效地加強人事檔案管理工作就必須有所投入，增強人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力，給企業(yè)的發(fā)展帶來積極的促進作用。

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