事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究

劉運莉

摘 要：隨著社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也迎來了發(fā)展的新時期，檔案管理的改革逐步被提上日程。這就要求檔案管理不僅要做好資料和文件的收集，還應該為事業(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展做好指導。因此事業(yè)單位的檔案管理應從管理設備、手段、產(chǎn)品，甚至管理工作者的綜合素質等入手，以實現(xiàn)新時期下檔案管理的全面改進，符合時代發(fā)展的潮流，實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路進行探究。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要工作，對事業(yè)單位的發(fā)展影響重大，對社會發(fā)展的影響同樣不可忽略。事業(yè)單位必須重視檔案管理工作的開展，并且需要在工作實踐中尋求創(chuàng)新，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，使其在現(xiàn)代社會的發(fā)展競爭中更加適應。并且，加強事業(yè)單位領導及員工的積極貢獻，將檔案管理工作做好，促進我國社會經(jīng)濟的繁榮與發(fā)展。

1創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作的重要作用

1.1促進社會發(fā)展

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會現(xiàn)代化進程也不斷遞進，在社會飛速發(fā)展的今天，市場經(jīng)濟促使社會不斷變革，隨之而來的巨大信息數(shù)據(jù)也成為檔案管理的重要問題，如何能夠更高效地促進檔案管理工作的順利進行，并且通過將繁雜的社會信息進行分類儲存，詳細、真實地記錄相關信息資源，通過信息數(shù)據(jù)作為社會發(fā)展前進的理論依據(jù)，有效促進我國社會改革的快速前行和發(fā)展。

1.2遵從科學發(fā)展觀指導

檔案管理工作能夠直接影響社會發(fā)展進程。當前，我國正處在社會發(fā)展的不斷變革時期，科學執(zhí)行現(xiàn)代化檔案管理流程能夠有效促進社會發(fā)展，并且有效樹立科學發(fā)展觀。通過科學發(fā)展觀的指導能夠提高檔案管理的水平，積極全面地進行協(xié)調統(tǒng)一管理，促進社會發(fā)展的平衡需求。檔案管理工作是社會發(fā)展的數(shù)據(jù)基礎，應該得到更多的關注，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想束縛，有效改變以往工作中的檔案流失、破損等現(xiàn)象給社會發(fā)展帶來的不利影響。

2事業(yè)單位檔案管理問題

2.1缺乏對檔案管理的重視

部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程對檔案管理方面沒有引起足夠的重視，缺乏對檔案管理相關法律的認識。檔案管理作為國家重要的項目，是我國珍貴財富的重要組成部分。由于部分事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中對檔案管理缺乏足夠認識，造成事業(yè)單位在運行的過程中沒有對檔案進行科學的管理，使得單位內部各項工作無法正常開展，給事業(yè)單位未來發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。

2.2檔案管理的基礎較為薄弱

現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在檔案管理的基礎方面較為薄弱，即便部分事業(yè)單位設立了檔案管理的相關制度，但在發(fā)展的過程中事業(yè)單位的管理者并未將檔案管理放在日常工作的重要規(guī)劃中去，造成制度形同虛設[2]。與此同時，部分事業(yè)單位沒有對內部的檔案進行規(guī)范的管理，使內部的諸多檔案產(chǎn)生混亂，給事業(yè)單位未來的資料整合帶來了嚴重的弊端。此外，少數(shù)事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，并未根據(jù)相關的管理制度來進行日常管理工作的開展，給單位后期檔案整合帶來很大的麻煩。

2.3事業(yè)單位檔案管理制度不完善，缺乏對信息的有效利用

制度的完善是事業(yè)單位檔案管理的重要步驟，而很多事業(yè)單位都存在制度混亂的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)了朝令夕改的情況，員工在規(guī)整檔案的過程中常常會感覺到無從下手和模棱兩可。首先是事業(yè)單位制度的制定流于形式，執(zhí)行的效果較差。例如在針對一些外借資料時，管理人員按照相關的手續(xù)做好了外借的過程，卻不關注資料的歸還情況，甚至認為資料的歸還不在自己的業(yè)務范圍內。其次是制度的制定過程沒有責任到人，缺乏激勵和懲罰，極易導致工作人員懶散的狀態(tài)，使得信息得不到有效的利用，例如對于比較重要的信息和資料很多員工怕?lián)熑?，就會你推我我推你，最終不了了之，等領導審查的時候，才會發(fā)現(xiàn)問題的重要性。最后是檔案管理制度沒有做到與時俱進，缺乏動態(tài)性，尤其是隨著新時期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內容的改進，否則員工難以在短時間內做到對所有信息的規(guī)整，而且無法保證錯誤率。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

3.1檔案管理理念的創(chuàng)新

認識指導實踐，事業(yè)單位要想提高檔案管理的質量首先要從理念上入手，用現(xiàn)代化的管理理念來認識檔案信息的重要性，并在理念的指導下有效地開展管理工作，例如領導者應該從信息社會的角度出發(fā)，理解檔案內容對于提高事業(yè)單位工作效率的作用，同時利用文化宣傳，讓每一個職員，尤其是檔案管理人員重新認識檔案的價值，進而將這種理念融合到日常工作中來。

3.2檔案管理管理方式的創(chuàng)新

管理方式是落實管理理念的載體，而事業(yè)單位在創(chuàng)新管理方式的過程中可以從以下兩點入手：其一，創(chuàng)新管理模式，即事業(yè)單位應該積極引入現(xiàn)代管理理念中的責任制與監(jiān)督機制，將檔案管理的各相關業(yè)務落實到人，并通過相關的監(jiān)督機制，不斷改進業(yè)務執(zhí)行的質量；其二，利用信息化、數(shù)字化的管理手段將檔案進行整理、分類、歸納，這樣不僅提高了檔案的安全性，也方便了檔案的使用和管理。

3.3加強員工內部培訓，提高員工綜合素質

首先事業(yè)單位在進行招聘的過程中，要做好人才選拔關，即積極引進專業(yè)的人才，不受到編制內的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業(yè)知識，以實現(xiàn)人才為我所用。其次要建立完善的內部競爭機制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現(xiàn)象存在，事業(yè)單位的檔案管理部門就可以設立末位淘汰機制，即定期對檔案管理人員進行考核，對于每次業(yè)績都不突出的員工，實施警告、教育和開除的機制，提高其他員工的重視。最后是定期對檔案管理員工進行培訓。對于新員工，要做好崗前培訓，使他們盡快熟悉工作的內容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的；對于專業(yè)素質較差的員工，則應該做好專業(yè)領域的培訓，提高專業(yè)技能；對于消極怠工的員工，則要做工作作風方面的培訓，提高他們?yōu)樗撕蜕鐣盏囊庾R；而對于工作能力較強的員工，最好能根據(jù)他們自身發(fā)展的需求，提供更加多樣化的培訓，實現(xiàn)人才的成長。

3.4創(chuàng)新信息化檔案管理

隨著信息技術的發(fā)展和應用，在檔案管理工作上采用先進的信息技術可以有效提升檔案管理的效率，節(jié)省大量檔案管理的時間。所以，信息化檔案管理是檔案管理工作的發(fā)展方向。作為新時期事業(yè)單位的檔案管理人員，一定要與時俱進，具備現(xiàn)代信息管理理念，掌握信息化檔案管理手段，能夠借助掃描儀，計算機等信息設備對文字類紙質檔案進行轉化，保證檔案信息的齊全和完整，避免丟失。在檔案信息資源共享上，檔案管理要增強服務意識，創(chuàng)造便利的人性化的共享條件，推動檔案管理的信息化職能。另外，事業(yè)單位不同于私營單位，所以，在信息設備的采購上要盡量一步到位，結合事業(yè)單位的現(xiàn)實需要，引進符合實際情況，滿足實際需求的現(xiàn)代信息化檔案管理設備設施，可以保障檔案信息傳遞的準確性和有效性。

結束語：

對于事業(yè)單位而言，檔案的合理化管理尤為重要，檔案管理是一項需要單位長期關注的工作。就目前而言，大多單位仍存在著管理人員缺乏專業(yè)知識以及管理手段較為陳舊等這些問題，因此作為管理人士必須注重個人專業(yè)素質的提高，作為事業(yè)單位要注重創(chuàng)新管理手段，不斷學習采用和檔案管理相關的新技術，讓管理工作實現(xiàn)科學化。

參考文獻：

[1]田爽.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究[J].科技傳播，2016，8（03）.

[2]李鳳娟，牛穎.關于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志，2015（01）.