如何做好財(cái)務(wù)檔案管理工作

王欣欣

摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與日常檔案工作中的一個(gè)重要組成部分。為了做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，應(yīng)著力提高財(cái)務(wù)檔案管理的意識(shí)，建立健全各項(xiàng)管理制度，配備一定數(shù)量高素質(zhì)的檔案管理人員。財(cái)務(wù)檔案管理工作還應(yīng)做好會(huì)計(jì)電算化條件下財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)管理，并善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；

財(cái)務(wù)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。近幾年，各級(jí)體制機(jī)制改革邁出了歷史性步伐，各方面建設(shè)也最得了巨大成績(jī)。單位管理工作必須要與之相適應(yīng)，財(cái)務(wù)檔案管理作為管理工作的組成部分，必須要有新作為，絕不能成為一塊短板研究單位財(cái)務(wù)檔案的管理規(guī)范化，對(duì)于提高單位財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，促進(jìn)單位有序發(fā)展有著積極的作用。

一、強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

要提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，首先得從意識(shí)上著手。財(cái)務(wù)檔案管理人員必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要影響，從而提高檔案管理意識(shí)，將財(cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程當(dāng)中。其次，財(cái)務(wù)檔案管理人員要提升自身檔案意識(shí)，要深刻意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應(yīng)該成為財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督者，要提高主人翁意識(shí)，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作成為財(cái)務(wù)工作的試金石，嚴(yán)格細(xì)致的審核、鑒定財(cái)務(wù)檔案，充分發(fā)揮好檔案部門(mén)的監(jiān)督調(diào)查和情報(bào)參謀功能。

二、完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)單位工作的整體規(guī)劃中來(lái)，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案移交、歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。

三、財(cái)務(wù)檔案管理人員要求

1.合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員。合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員是指要根據(jù)單位的實(shí)際情況結(jié)合工作性質(zhì)和工作量，對(duì)崗位的設(shè)置、崗位人數(shù)、崗位人員要求等做出合理的規(guī)劃。規(guī)劃原則是既有利于財(cái)務(wù)檔案的管理，又有利于人際資源成本的節(jié)約。這就要求財(cái)務(wù)檔案管理要專人專崗，不能多設(shè)也不能少?zèng)]。

2把好財(cái)務(wù)檔案人員素質(zhì)關(guān)。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理人員，嚴(yán)格的講，首先要求其自身要具備財(cái)務(wù)人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格的雙重資格。選聘人員時(shí)不拘一格，擇優(yōu)選聘。一方面要選用那些原則性強(qiáng)、可信度高，甘于寂寞、不圖浮華，嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，不畏權(quán)勢(shì)的管理人員。同時(shí)也要考慮到財(cái)務(wù)檔案工作的特殊性，財(cái)務(wù)檔案管理崗位要對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)有一定的了解，特別是會(huì)計(jì)檔案的保管必須要持有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)才能上崗。另外，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)該定期參加一些地方財(cái)政部門(mén)和檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)不斷發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案管理工作。

四、會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)財(cái)務(wù)檔案管理的新挑戰(zhàn)

目前，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)普及到機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)核算工作中。因此，要規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的管理工作，必須重視會(huì)計(jì)電算化條件下的財(cái)務(wù)檔案管理。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，財(cái)務(wù)檔案除了有傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表等資料外，包括了以磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)保存下會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)，甚至還包括了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)信息。隨著財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的增加，加之計(jì)算機(jī)操作的特殊性，往往一個(gè)小小的操作失誤就可能導(dǎo)致所有的數(shù)據(jù)瞬間消失，如刪除誤操作、服務(wù)器系統(tǒng)故障、計(jì)算機(jī)感染病害等。這些都大大增加了財(cái)務(wù)檔案管理工作的難度，給傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。為了做好會(huì)計(jì)電算化條件下的財(cái)務(wù)檔案工作，必須建立財(cái)務(wù)檔案定時(shí)備份的制度。也就是將存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器里的數(shù)據(jù)拷貝到磁盤(pán)或光盤(pán)內(nèi)，同時(shí)在備查簿上詳細(xì)登記備份的日期、數(shù)量、保管方式等細(xì)節(jié)信息，方便日后查閱。由于磁盤(pán)和光盤(pán)的特殊性質(zhì)，檔案管理人員還應(yīng)定期檢查數(shù)據(jù)是否能夠可靠讀取，防止數(shù)據(jù)丟失。

五、善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式

首先，需要改善財(cái)務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行，這不僅能夠提高財(cái)務(wù)檔案工作者的工作效率，而且能夠極大的改善財(cái)務(wù)檔案利用的便利性，并且網(wǎng)絡(luò)化能夠使財(cái)務(wù)檔案的利用率和公開(kāi)化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進(jìn)一些西方的先進(jìn)管理手段。二十世紀(jì)以來(lái)，西方現(xiàn)代管理學(xué)對(duì)于企業(yè)和各種社會(huì)機(jī)構(gòu)的影響巨大，先進(jìn)的管理理念和手段使企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)效率提高了若干倍，同樣，在財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中也可以引進(jìn)一些西方先進(jìn)的管理理念和方法，例如美國(guó)的文件中心等管理方式，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作硬件和軟件的統(tǒng)一。

總之，財(cái)務(wù)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問(wèn)題，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅是檔案工作的重點(diǎn)，更是單位財(cái)務(wù)工作公正、公開(kāi)的有力保障。我們只有深刻把握住財(cái)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)和存在的不足，潛心研究財(cái)務(wù)工作當(dāng)中存在漏洞的預(yù)防策略，才能充當(dāng)好財(cái)務(wù)工作監(jiān)督者的角色，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉偉.王汝玲. 新形勢(shì)下財(cái)務(wù)檔案管理之我見(jiàn)[J].河北水利，2017（6）。

[2]王國(guó)芹.簡(jiǎn)述檔案管理方法的現(xiàn)代化[J].民營(yíng)科技，2013（7）

[3] 筍瑞.淺議加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理[J].對(duì)外經(jīng)貿(mào)財(cái)會(huì)雜志，2005 年第J 0期.

[4]徐光遠(yuǎn).檔案保管工作探究[J].東方企業(yè)文化，2012（6）.

[5]樊穎丹.新常態(tài)下我國(guó)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（34）：139.