基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討

孫玥

摘 要：基建檔案能夠完整的反映出基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中的各項數(shù)據(jù)，為后期的擴建、維修以及改造等工程提供了有利的依據(jù)。現(xiàn)階段，由于部分基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)公司對基建檔案管理工作不夠重視，缺乏完善的規(guī)章體系，管理人員以及管理設(shè)施匱乏等原因，而導致基建檔案管理水平不高，進而影響到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的長久發(fā)展?；诖?，本文對基建工程檔案管理中存在的問題及對策進行分析探討。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案管理；問題；對策

1基建工程檔案的重要性

1.1是基建工程正常運作的憑證

基建工程檔案可以真實、全面、詳細地反映工程項目規(guī)劃設(shè)計的詳細信息以及各施工階段的建設(shè)活動。與實體項目相比，具有更加長久的使用期限，它是基建工程建設(shè)和運作的重要憑證。應實際需要，相關(guān)單位部門可以憑借基建檔案查閱建筑物結(jié)構(gòu)形式、防火等級、管線布局、施工責任單位、施工質(zhì)量標準、質(zhì)量監(jiān)理過程、竣工驗收、工程款支付等重要信息。充分體現(xiàn)了信息服務(wù)功能，為使用者查閱工程信息資料提供了便捷，為工程項目的質(zhì)量建設(shè)過程提供了重要的憑證依據(jù)。

1.2有利于強化質(zhì)量監(jiān)督、明確責任主體的劃分

建設(shè)單位可以通過基建工程檔案信息及時掌握施工單位的工程進度，了解變更情況，掌握工程監(jiān)理的工作狀態(tài)和責任落實情況，以及工程質(zhì)量現(xiàn)狀。通過對基建檔案的查閱和審查，可以起到對每一個施工環(huán)節(jié)的強化監(jiān)督，明確工程項目建設(shè)的主體責任，分清各參建單位的工作職責和責任范圍。其次，基建檔案的建立，為施工過程留下了可供后期質(zhì)量追溯以及項目管理的憑證，比如施工材料的采購單、進場驗收單，各單據(jù)上面都有責任人、執(zhí)行人的簽字以及主管部門的蓋章；工程材料領(lǐng)用的審批手續(xù)，數(shù)量及用途等相關(guān)信息都記錄在案，并歸檔管理。有了基建檔案，就可以做到任何事項有據(jù)可查，出現(xiàn)問題時，可以直接追溯到責任主體，明確責任范圍。所以說，基建檔案管理是保障工程建設(shè)質(zhì)量的重要手段。

2基建工程檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理人員意識較差

在基建工程檔案管理中存在部分領(lǐng)導與管理人員對檔案管理的重要性意識不足，同時因為基建工程隊伍流動性相對較大，檔案管理人員不穩(wěn)定，從而極易造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴重，引起部分檔案資料流向不清，還有就是檔案管理人員對工程施工的技術(shù)、流程等不了解，缺乏基建檔案管理的實踐能力，使得檔案管理在收集、整理和歸檔過程中出現(xiàn)不及時、不規(guī)范等現(xiàn)象，對檔案管理造成嚴重影響。

2.2檔案管理制度存在不足

部分基建工程檔案管理制度不完善，沒有規(guī)范的檔案管理方法和具體的操作流程，并且基建檔案管理的每個環(huán)節(jié)都存在一定的缺陷?，F(xiàn)階段，基建工程參建單位較多，沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，其格式和內(nèi)容也是五花八門，因此給檔案管理部門造成巨大困難?；üこ虆⒔▎挝粚n案管理監(jiān)管、檢查以及指導等職能嚴重不足，對基建工程檔案管理工作的實施造成影響。

2.3檔案管理流程不規(guī)范

部分工程人員對檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會導致基建項目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎(chǔ)項目工程建設(shè)由于搬遷、改建等不可抗因素導致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗收時期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設(shè)計勘察、投標立項時的文件資料搜集，因此導致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3基建工程檔案管理對策

3.1增強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2強化基建檔案管理制度

有些工程建設(shè)的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統(tǒng)一的、合理的、適用性較強的項目檔案管理的相關(guān)制度，并且對領(lǐng)導負責人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專業(yè)知識的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應讓項目人員與管理人員進行有效的溝通和及時的交流。

3.3建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設(shè)立相應的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。要深化職能，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以制度的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員自建設(shè)項目開始，就積極介入、深入基層，加強工程建設(shè)人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。應根據(jù)建設(shè)單位的實際情況和具體要求，制定基建檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及基建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的具體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關(guān)人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.4健全檔案管理的流程規(guī)范

做好基建檔案資料的收集、歸檔、驗收工作，基建檔案是由基建文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖紙等組成的。各項工程的檔案應分門別類收集歸檔，形成完整的系統(tǒng)資料，嚴格做到對各項工程檔案資料流向的分級監(jiān)控。同時，應掌握合理的歸檔時間，對工程周期長，需要長期收集檔案資料的單位，檔案管理可分期分段跟進。檔案人員要嚴格按照基建檔案歸檔管理的范圍要求進行收集整理，保證收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.5加強對檔案管理人員的培訓

在基礎(chǔ)項目檔案的管理工作中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平是檔案管理工作的關(guān)鍵。現(xiàn)如今的基建檔案管理工作人員一般多身兼數(shù)職，在完成檔案資料搜集、整理、歸納等基礎(chǔ)工作的同時，也要完成額外的工作。其實，檔案管理的工作人員本身的工作經(jīng)驗及人員本身素質(zhì)高低不同，亟待建立一支高品質(zhì)、高質(zhì)量的管理隊伍。在加強對檔案管理工作人員的培訓中，一是要充分地認識到自身所做的工作是非常重要的；二是要努力學習基礎(chǔ)知識，參加部門舉行的培訓活動、經(jīng)驗交流等活動，提高自身專業(yè)水平。

結(jié)束語：

總之，伴隨科學技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的推廣運用，基建檔案管理也不例外。我們必須不斷學習進步，掌握先進的技術(shù)，努力提升個人綜合素養(yǎng)。企業(yè)也要不斷完善基建案管理制度，增加資金投入，完善各項設(shè)施，引進先進的技術(shù)和檔案管理手段，全面提升檔案管理水平，服務(wù)于基建項目的建設(shè)和發(fā)展。

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