巧用郵件合并規(guī)則，自動添加稱謂

康世瑜

摘 要：本文通過會議邀請函的制作，利用郵件合并中的“規(guī)則”功能，智能的在邀請人姓名的后方自動添加尊稱，使邀請函更正式，體現(xiàn)邀請人工作的用心及真誠。

關(guān)鍵詞：郵件合并；邀請函；規(guī)則

前言

在日常辦公中，使用Word中提供的郵件合并功能，可以快速有效地按照指定格式批量的將數(shù)據(jù)源中的圖文數(shù)據(jù)組織并生成Word文檔，如批量制作打印榮譽證書、準考證、錄取通知書、成績單、工資條等。不僅極大的減少了重復性操作，提高了工作效率和質(zhì)量，而且能保證生成文檔內(nèi)容、格式的統(tǒng)一。

實現(xiàn)郵件合并功能，前提條件是要有包含所需字段的數(shù)據(jù)源，及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔，之后就可以使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔并打印或輸出目標文檔。

以下批量通過邀請函的制作過程，通過使用郵件合并中使用IF域，通過對性別男女判斷，智能的在嘉賓姓名后方添加【先生】、【女士】的尊稱，讓文檔體現(xiàn)出邀請人的工作更用心、更真誠。

一、制作邀請函主文檔模板，如下圖1

圖- 1

二、制作數(shù)據(jù)源

將通訊錄源數(shù)據(jù)整理在EXCEL中，如下圖2，按姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系電話、任職單位、郵政編碼等字段對邀請人信息進行登記。

圖- 2

三、開始制作郵件合并

第一步：單擊【郵件】選項卡-【開始郵件合并】，選擇【普通Word文檔】。

第二步：單擊【選擇收件人】-選擇【使用現(xiàn)有列表】。

第三步：選擇數(shù)據(jù)源“通訊錄”，同時選中數(shù)據(jù)所有的工作表Sheet1，并點擊“確定”完成數(shù)據(jù)的導入操作。

第四步：光標移動到【尊敬的】后方，單擊插入【合并域】，選擇【姓名】字段。如下圖3所示。

圖- 3

第五步：此時單擊預覽結(jié)果。稱謂顯示的是“尊敬的張海燕”、“尊敬的郭文藝”，如下圖4所示。顯然，這樣直呼其名的邀請函缺少尊稱顯然不夠禮貌。

圖- 4

四、插入IF域

此時可以利用Word實現(xiàn)智能的判斷，在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word當中，在【姓名域】后面加一個規(guī)則【如果…那么…否則…】。如下圖5所示。

圖- 5

其實這個跟EXCEL的IF函數(shù)，語法是一樣的。首先單擊【編寫和插入域】功能組的【規(guī)則】，彈出【插入Word域：IF】對話框。域名選擇【性別】，比較對象輸入【男】，接著在下方的【則插入此文字】輸入【先生】，【否則插入此文字】中輸入【女士】，單擊確定，如下圖6所示。接著應(yīng)用格式刷，將返回結(jié)果的字體設(shè)置為一樣。

圖- 6

最后我們預覽結(jié)果，檢查無誤后，直接生成單個文檔，整個郵件合并就完成了。

五、認識IF域

實現(xiàn)智能判斷返回的先生女士，實際上設(shè)置的是什么？其實上，它是Word的IF域，判斷【性別】字段是否為男，是男就返回先生，否則返回女士。按【Shift+F9】切換域代碼，可以看出這IF域?qū)嶋H上是嵌套域，引用的是【性別】字段。如下圖7所示。

圖- 7

六、結(jié)論

通過郵件合并的規(guī)則，可以方便的添加條件，通過字段內(nèi)容的判定，從而達到添加相關(guān)信息，極大的提高辦公效率。

參考文獻：

[1]杜軍.用Word中的郵件合并功能制作準考證[J].科技信息.2010年34期.

[2]張小梅，栗鉑峰 . [M].北京：北京郵電大學出版社，2013 .