事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探析

劉文君

摘 要：在當(dāng)前的新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，事業(yè)單位得到持續(xù)的發(fā)展。檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，通過工作的記錄與整理，不僅可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位大小事宜的，還可以事業(yè)單位內(nèi)部管理的優(yōu)化。所以，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作，就需要在了解其優(yōu)化意義的基礎(chǔ)上，通過實(shí)際的檔案管理工作優(yōu)化途徑的分析，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化

對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位而言，檔案管理作為其主要的構(gòu)成元素，還需要給予諸多的重視，在配合上科學(xué)有效的規(guī)劃，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種事業(yè)單位資源的合理應(yīng)用，讓事業(yè)單位能夠在決策過程之中實(shí)現(xiàn)科學(xué)化處理。在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，事業(yè)單位檔案管理在面臨全新任務(wù)的時(shí)候，還需要不斷的優(yōu)化檔案管理，這樣才可以為檔案資源的合理應(yīng)用創(chuàng)造良好的條件。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的意義

在事業(yè)單位的日常管理中會(huì)形成對(duì)應(yīng)的檔案，能夠?qū)ι鐣?huì)活動(dòng)之中各種形式的，具有保存價(jià)值的原始資料加以記錄，也能夠?qū)崿F(xiàn)歷史真實(shí)面貌的再現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理還需要做好檔案實(shí)體以及對(duì)應(yīng)信息的管理工作，也是利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)總稱。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作作為重點(diǎn)，同樣也是事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)工作，在實(shí)際的運(yùn)行之中發(fā)揮了重要的作用。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化，就能夠提升其檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理體系的完善，最終推動(dòng)事業(yè)單位的改革發(fā)展[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對(duì)事業(yè)單位檔案管理缺少必要的認(rèn)識(shí)。就目前的實(shí)際情況分析來看，部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠全面，并且管理崗位的配置科學(xué)性有所欠缺;領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)片面的重視職能部門，忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致其本身的積極性較低，并且崗位職責(zé)不夠明確;在檔案管理上存在明顯的滯后性，檔案管理人力資源不足、投入資金較少、設(shè)備相對(duì)落后，還需要持續(xù)的提升其硬件;檔案管理工作本身也缺少關(guān)聯(lián)性，單位的內(nèi)部檔案管理工作欠缺流暢性，還無法形成有效的配合。

（二）管理技術(shù)手段有待摸索。目前，事業(yè)單位檔案管理部門在對(duì)存量檔案數(shù)字化、新增檔案電子化的操作中，還無法確保電子檔案100%的真實(shí)性。如，在復(fù)制電子檔案的過程中，因?yàn)椴扇〉能浖⒎椒ㄒ约案魇降牟煌?，就?huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)失真的情況。電子化檔案、數(shù)字化檔案也不同于傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案，在管理和使用的過程中，以往的方面也無法滿足實(shí)際的要求，新的管理方案，無論是對(duì)于檔案管理者，還是對(duì)于實(shí)際的使用者，都需要一段較長的時(shí)間進(jìn)行摸索[2]。

（三）檔案環(huán)境還無法滿足信息化的需求。針對(duì)目前的事業(yè)單位檔案管理而言，由于其對(duì)于信息化的需求還得不到滿足，導(dǎo)致檔案管理在面臨信息化環(huán)境的時(shí)候，無法做好與時(shí)俱進(jìn)，最終影響事業(yè)單位電子檔案管理工作的有序?qū)嵤?，最終，影響事業(yè)單位的正常管理工作。

（四）數(shù)字化檔案管理服務(wù)有所欠缺。針對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理而言，在實(shí)施數(shù)字化檔案管理服務(wù)中也難免有所欠缺，其主要是因?yàn)闄n案管理依舊沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)于數(shù)字化的檔案管理接受度還存在一定的差異，這樣就使得整體的服務(wù)還跟不上數(shù)字化的要求，最終阻礙檔案管理工作的有序開展。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略初探

（一）認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，合理配置資源。目前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還需要基于全局的眼光來看待檔案管理，能夠向注重其管理工作的有序?qū)嵤?，能夠明確責(zé)任，合理規(guī)劃，真正掌握檔案管理的優(yōu)勢與內(nèi)涵;針對(duì)檔案管理辦公室與專職人員也需要做好科學(xué)的優(yōu)化配置，落實(shí)內(nèi)部資源的有效管控，并且積極增強(qiáng)資金、硬件以及人力資源的配置;強(qiáng)調(diào)檔案管理方面的制度宣傳，能夠深化對(duì)檔案管理制度的基本認(rèn)識(shí)，并且強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部的交流與溝通，最終有序的推進(jìn)檔案管理工作。

（二）合理創(chuàng)新技術(shù)手段。第一，選擇具有專業(yè)性的綜合檔案軟件系統(tǒng)。在電子信息化的時(shí)代下，事業(yè)單位需要考慮到具有較強(qiáng)融合性的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)的使用，其主要囊括了健全的檢索功能;能夠支持平臺(tái)的擴(kuò)展與融合，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的交互;實(shí)施模塊化的設(shè)計(jì)，適應(yīng)不同需求與業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)展;擁有較高的保密性和安全性，并且能夠備份完善。第二，完善數(shù)字電子檔案的過程化控制。在當(dāng)前電子化和數(shù)字化的檔案管理中，還需要確保采集檔案的真實(shí)性，能夠通過合理有效的技術(shù)優(yōu)化手段，如光盤備份技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)等做好數(shù)字采集與多重備份處理;在落實(shí)綜合管理軟件的基礎(chǔ)上，做好電子檔案查詢網(wǎng)站的建立健全，利用微信、微博等信息平臺(tái)，做好對(duì)應(yīng)的安全備份處理。第三，完善數(shù)字電子檔案原始資料的管理。原始資料主要是利用專用的掃描軟件和高速掃描儀，這樣就可以直接將紙質(zhì)資料加工為具有較高質(zhì)量的影像文件，并且配置不同的格式，最終將其保存到電腦與服務(wù)器之中[3]。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境。通過大量的調(diào)查，大部分事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理中依舊是利用紙質(zhì)檔案管理，但是這樣的管理模式會(huì)浪費(fèi)大量的人力與物力，并且也無法保障其工作效率。基于這一情況，在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，事業(yè)單位就需要做好數(shù)字化、信息化的檔案管理環(huán)境以及對(duì)應(yīng)的檔案存儲(chǔ)環(huán)境的建立健全。第一，實(shí)施信息化管理，努力提升檔案的儲(chǔ)存效率，確保檔案管理工作得到有序的開展，避免紙質(zhì)檔案受到各種外界因素而出現(xiàn)損壞。第二，合理引入信息化設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等，另外，針對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件系統(tǒng)也需要做好持續(xù)的優(yōu)化與升級(jí)處理，這樣就可以提供有利的保障服務(wù)事業(yè)單位的檔案管理。第三，強(qiáng)調(diào)數(shù)字化的管理技能、管理者的信息化意識(shí)，并且通過定期的培訓(xùn)，滿足對(duì)檔案管理基礎(chǔ)環(huán)境的優(yōu)化，最終提高其檔案管理質(zhì)量。

（四）發(fā)揮數(shù)字化檔案管理服務(wù)功能。在事業(yè)單位落實(shí)檔案管理信息化與數(shù)字化之后，在開展檔案管理的過程中，還需要將信息化、數(shù)字化的管理服務(wù)優(yōu)勢完全發(fā)揮出來，真正做到“服務(wù)大眾、以人為本”。檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的主要載體，其中包含了諸多文獻(xiàn)資料和重要的事件，這些對(duì)于事業(yè)單位的未來工作計(jì)劃制定，對(duì)于重大決策的制定都會(huì)帶來重要的指導(dǎo)作用。對(duì)于這一部分看起來“沉睡”的檔案，實(shí)際上就是維護(hù)老百姓利益，確保社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的紐帶，同時(shí)也是事業(yè)單位對(duì)于自身工作加以完善的一面鏡子，最終，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與優(yōu)化處理，確保幫助事業(yè)單位能夠在實(shí)踐之中完善檔案管理工作。

四、結(jié)語

總而言之，在事業(yè)單位不斷優(yōu)化的今天，還需要確保檔案管理的高效性。這就需要相關(guān)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)n案管理工作有高度的重視，能夠做好這一工作的認(rèn)識(shí)處理，不斷完善人事管理制度。同時(shí)，還需要做好建設(shè)信息化檔案管理的落實(shí)，通過多重備份處理，確保檔案的安全性和完整性。另外還需要注意到，檔案信息保密工作本身是至關(guān)重要的，還需要采用最先進(jìn)的信息化處理手段，防范信息的泄露。所以，針對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理而言，就需要持續(xù)的進(jìn)行優(yōu)化，最終推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 車貫.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探討[J].才智，2019（20）：209.

[2] 孟慶華.談如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理[J].才智，2019（20）：212.

[3] 陳嵩.信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（20）：22-23.