新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

辛羽

摘 要：事業(yè)單位是我國的國-有單位，對我國國家整體的發(fā)展有重大意義。事業(yè)單位的工作水平受很多因素的影響，其中事業(yè)單位的檔案管理工作進行的好壞就是其中一個很重要的因素。我國的經(jīng)濟迅速發(fā)展需要我們設立更多的事業(yè)單位崗位，這也增加我們進行事業(yè)單位檔案管理的工作量，提高了工作難度。在這樣的形勢下，我們的事業(yè)單位檔案管理也暴露出了許多的問題，我們需要先優(yōu)化這些事業(yè)單位檔案管理，才能更高的提高事業(yè)單位的工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化策略

前 言

基層事業(yè)單位包括學校、政府部門等機關(guān)，這些機構(gòu)能夠從宏觀上決定一個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展情況。事業(yè)單位的檔案管理水平在一定程度上決定了我們事業(yè)單位的工作效率。隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，事業(yè)單位的崗位也逐漸地多了起來。與此同時，事業(yè)單位檔案管理的工作量也在不斷增大，工作條件不斷復雜，給我們進行事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的阻礙?，F(xiàn)階段，我國的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)暴露出了許多問題需要我們解決。解決好這些問題，會給我國的發(fā)展做出巨大貢獻。

一、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要意義

1.1有利于提高檔案信息的可靠性。我們之所以需要進行事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作，是因為這項工作在現(xiàn)階段意義非凡。事業(yè)單位是我們國家進行基礎工作的支柱，事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，將直接影響到我們國家系統(tǒng)的運行水平。影響事業(yè)單位工作的效率和質(zhì)量的因素很多，但是人們往往會忽視檔案管理的重要作用。檔案管理是一個單位的根基，如果檔案管理做得十分混亂，將難以進行人員和資源的調(diào)配，從而降低了整個工作的工作效率。而如果檔案管理做得井井有條，那么我們在進行調(diào)配的時候就會變得十分容易。從目前的情況來看，國家對于事業(yè)單位檔案管理的重視度還遠遠不夠。很多事業(yè)單位的檔案還存在著錯記漏記的現(xiàn)象。具體來講，就是當進行過一次人員調(diào)配和資源分配之后，負責人沒有做好檔案的修改工作，這又會導致下一次進行調(diào)配時的負責人無法進行他的檔案管理工作。不僅如此，事業(yè)單位的檔案應該具有高度的機密性。但是實際上事業(yè)單位的檔案卻往往外泄，給我國事業(yè)單位形象的塑造造成了十分不好的影響。最重要的，國家對于事業(yè)單位檔案管理工作資金投入?yún)s是不盡如人意，這也打擊了事業(yè)單位檔案管理工作者的積極性和主動性，為我國進一步的發(fā)展埋下了隱患。。

1.2有利于提高檔案信息的全面性。在新時期，我們的檔案管理也需要利用一些現(xiàn)代化的手段來保證相關(guān)信息的全面性。進行檔案管理，最優(yōu)挑戰(zhàn)性的部分就是要如何把所有的信息都清楚的記錄下來。檔案的重要性，在前文當中我們已經(jīng)介紹過了。并且，在檔案管理的現(xiàn)代化過程當中，存在的一些問題，我們已經(jīng)進行分析了。下文當中，我們將對這些問題的解決對策進行介紹。首先，為了解決檔案管理當中信息不可靠的問題，我們需要對檔案進行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過同一個平臺進行管理。這樣一來，管理過程當中所造成的數(shù)據(jù)更新，就可以及時準確的被記錄到檔案的數(shù)據(jù)庫當中。無論什么時候調(diào)用人事檔案的相關(guān)信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。

1.3有利于檔案信息的及時更新。基層事業(yè)單位檔案的更新速度對于基層事業(yè)單位的整體發(fā)展水平有著極其重要的作用。為了確保基層事業(yè)單位檔案庫中信息在任何時候都是準確的，我們需要及時的對發(fā)生變化的信息進行更新。比如說，當某位公職人員外出工作或者學習時，單位就有必要將公職人員的外出信息登記到檔案管理系統(tǒng)當中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。

二、如何采取優(yōu)化策略進行事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理

2.1建立一個現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。我們需要對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當中出現(xiàn)的一些不足進行統(tǒng)計和修復，并且增添一些現(xiàn)代化的新功能。這樣一來，我們才可以建立起一個能夠在現(xiàn)階段發(fā)揮出最佳效用的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理的現(xiàn)代化過程提供幫助。

2.2培養(yǎng)專業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理人才。雖然我們十分迫切的希望檔案管理可以順利地完成現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，但是實際上我們在實際的工作過程當中還會遇到許多的問題。這些問題都與技術(shù)支持密不可分。這樣一來，就導致了檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型缺少硬性的技術(shù)性支持。而技術(shù)性問題需要專業(yè)人才才可以更好的解決。如何能夠如實的記錄公職人員在單位當中的工作情況，并且能夠?qū)⑦@些情況秘密的存放到單位的數(shù)據(jù)庫當中，是現(xiàn)代化的檔案管理必須要能夠?qū)崿F(xiàn)的一個問題。

2.3為事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理提供資金支持。我們需要足夠的資金，來輔助我們建立起一個現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫，并將里面的一些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)封裝起來，設置等級分明的訪問權(quán)限制度，從而有效的保護公職人員的檔案信息。道理大家都十分清楚，但是實際實現(xiàn)的時候，就會遇見許多技術(shù)方面的困難。我們要如何建立起這樣的檔案管理系統(tǒng)，又如何將這個系統(tǒng)普及到全國的各類基層事業(yè)單位當中，公職人員本人對于自己的檔案權(quán)限是怎樣的，等等一系列關(guān)鍵的技術(shù)問題，都需要我們進行及時的解決。解決這個技術(shù)問題，也應當成為我們事業(yè)檔案管理事業(yè)優(yōu)化策略的一個重要部分。

2.4全面管理事業(yè)單位檔案的相關(guān)信息。事業(yè)單位檔案的重要性，在前文當中我們已經(jīng)介紹過了。并且，在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化過程當中，存在的一些問題，我們已經(jīng)進行分析了。下文當中，我們將對這些問題的解決對策進行介紹。首先，為了解決事業(yè)單位檔案管理當中信息不可靠的問題，我們需要對事業(yè)單位檔案進行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過同一個平臺進行管理。這樣一來，管理過程當中所造成的數(shù)據(jù)更新，就可以及時準確的被記錄到事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)庫當中。無論什么時候調(diào)用人事檔案的相關(guān)信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。只有保障了信息的可靠性，我們所做的一切優(yōu)化工作才可以算得上是真正的發(fā)揮出應有的效果。

2.5對于發(fā)生變化的信息進行及時的更新。事業(yè)單位檔案的更新速度對于事業(yè)單位的整體發(fā)展水平有著及其重要的作用。為了確保事業(yè)單位檔案庫中信息在任何時候都是準確的，我們需要及時的對發(fā)生變化的信息進行更新。比如說，當某位員工外出工作或者學習時，單位就有必要將員工的外出信息登記到事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。除此之外，事業(yè)單位的整體情況等如果發(fā)生了更新，也需要將這些信息記錄到單位員工的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當中。這樣，當這些員工流動的時候，其他的事業(yè)單位就可以直接的得到一些準確的信息了。這極其也有利于事業(yè)單位間的信息交流，也有利于員工自身的發(fā)展。這也是我們進行事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化所必須要做到的極其重要的一點。

結(jié) 語

基層事業(yè)單位的檔案管理工作目前還可以做得更好。隨著科技的不斷進步和第五代通信技術(shù)的飛速發(fā)展，我們的基層事業(yè)檔案管理也必須要盡快跟上時代的步伐。只有我們可以率先的將新的科技成果應用到事業(yè)單位的檔案管理工作中來，才可以提高檔案管理的效率和精度，推動基層檔案管理現(xiàn)代化建設。為了能夠盡快地達成這個目標，我們需要對現(xiàn)階段的檔案管理策略進行優(yōu)化。本文主要是從五個方面對優(yōu)化的措施進行了介紹，希望可以對相關(guān)的部門和人員起到一定的啟發(fā)作用。

參考文獻

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