自來(lái)水公司基建檔案管理體系創(chuàng)新模式的構(gòu)建研究

邱婷

摘 要：本文對(duì)自來(lái)水公司基建檔案的特點(diǎn)以及加強(qiáng)基建檔案管理，創(chuàng)新管理模式的必要性進(jìn)行了討論和分析，并提出了一些對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：自來(lái)水公司;基建工程;檔案管理

引 言

基建檔案主要是指基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng)開(kāi)始至竣工驗(yàn)收中各個(gè)階段中形成產(chǎn)生的具有利用和保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等文件材料，對(duì)于工程的建設(shè)、質(zhì)量鑒定以及后期管理、改建、擴(kuò)建、維護(hù)等方面有著重要的憑證作用和參考作用。對(duì)于自來(lái)水公司來(lái)說(shuō)，其在城市供水系統(tǒng)的建設(shè)和管理中有著重要的責(zé)任，涉及的供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程較多。為了保障城市供水，加強(qiáng)對(duì)供水管網(wǎng)運(yùn)行、維護(hù)等相關(guān)工作，如何加強(qiáng)對(duì)相關(guān)基建檔案的管理是自來(lái)水公司必須要重視和解決的一個(gè)問(wèn)題。

1.自來(lái)水公司基建檔案的特點(diǎn)

1.1檔案來(lái)源廣泛。供水基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)一般有著較大的規(guī)模以及較長(zhǎng)的建設(shè)周期，同時(shí)因?yàn)閰⒓咏ㄔO(shè)的單位數(shù)量也相對(duì)較多，因此在工程實(shí)施的過(guò)程中所形成的文件材料數(shù)量眾多且內(nèi)容繁雜，基建檔案來(lái)源涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、審計(jì)等多個(gè)單位，檔案內(nèi)容涵蓋了文書(shū)、照片、聲像、實(shí)物等多種形式。檔案材料的來(lái)源以及形式的復(fù)雜給檔案管理工作帶來(lái)了不少的困難，要想使相關(guān)檔案資料真實(shí)、完整、客觀的反映工程建設(shè)情況，就必須要對(duì)大量的文件進(jìn)行整理、分類(lèi)，形成系統(tǒng)的案卷進(jìn)行歸檔。

1.2檔案全程管理。工程建設(shè)包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等多個(gè)階段，其相應(yīng)的檔案管理工作也需要按照相應(yīng)階段進(jìn)行針對(duì)性的管理。在工程準(zhǔn)備階段，要對(duì)工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)合同等相關(guān)文件進(jìn)行收集管理;工程施工階段需要對(duì)施工日志、施工技術(shù)、施工測(cè)量、物資、設(shè)備以及監(jiān)理文件進(jìn)行管理;竣工階段需要對(duì)竣工圖、驗(yàn)收文件等進(jìn)行管理。基建檔案的管理必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)工程全過(guò)程的收集、監(jiān)控和管理，并做到對(duì)檔案工作的事前介入、事中檢查、事后驗(yàn)收的全面管理，保證工程檔案工作的順利、有效進(jìn)行。

1.3檔案利用率高。供水基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的檔案文件數(shù)量多、種類(lèi)和內(nèi)容復(fù)雜，其中蘊(yùn)含著較多的信息。為了保障城市供水系統(tǒng)的建設(shè)以及運(yùn)行、管理、維護(hù)等相關(guān)工作的良好開(kāi)展，自來(lái)水公司在日常工作的開(kāi)展中對(duì)于相關(guān)基建檔案會(huì)進(jìn)行較多的使用，，在供水系統(tǒng)的管理、維護(hù)、改進(jìn)上都需要對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行參考利用，此外，城市中其他部門(mén)在開(kāi)展相關(guān)工作或進(jìn)行工程建設(shè)時(shí)也可能需要對(duì)供水基建工程的檔案資料進(jìn)行參考。

2.開(kāi)展基建檔案管理體系創(chuàng)新模式構(gòu)建的必要性

2.1推動(dòng)工程建設(shè)。供水基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，在當(dāng)前我城鎮(zhèn)化不斷推進(jìn)的背景下，必須要加強(qiáng)對(duì)城市供水系統(tǒng)的完善。而能夠?qū)┧A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)起到良好的推動(dòng)作用。

通過(guò)結(jié)合現(xiàn)代檔案理念、信息化管理技術(shù)等創(chuàng)新基建檔案管理新模式，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)基建檔案的管理，充分發(fā)揮相關(guān)基建檔案的價(jià)值能夠使檔案工作的效率、質(zhì)量大大提升，進(jìn)而從而為對(duì)基建工程的建設(shè)管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，為工程的決策、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提供支持。

2.2提高檔案管理質(zhì)量。在自來(lái)水公司以往的基建檔案管理工作中存在著管理效率低、檔案歸檔周期長(zhǎng)等問(wèn)題，無(wú)法滿足現(xiàn)代城市供水系統(tǒng)的建設(shè)和管理的相關(guān)需要。因此，自來(lái)水公司檔案部門(mén)必須要通過(guò)創(chuàng)新管理體系和模式，優(yōu)化檔案工作流程和工作方法，建立其完善的制度體系，從而使基建檔案的歸檔效率、檔案質(zhì)量、檔案服務(wù)等方面的水平獲得進(jìn)一步的提高，更好的滿足城市供水系統(tǒng)建設(shè)和保障的需要。

3.3充分發(fā)揮檔案價(jià)值?；n案對(duì)于城市供水工程的建設(shè)以及后期管理所起到的作用使其檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)，其來(lái)源與檔案中所記載的與工程相關(guān)的大量信息。然而在當(dāng)前的檔案工作開(kāi)展中，檔案中的部分資料內(nèi)容并沒(méi)有得到良好的應(yīng)用，其信息價(jià)值沒(méi)有得到體現(xiàn)。因此，為了更加充分的發(fā)掘檔案內(nèi)容，發(fā)揮其資料信息的價(jià)值，對(duì)相關(guān)的檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理方法、機(jī)制就成為了一項(xiàng)必要的工作。

3.自來(lái)水公司基建檔案管理創(chuàng)新模式構(gòu)建的有效路徑

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理和培訓(xùn)。在供水企業(yè)基建檔案管理創(chuàng)新中，對(duì)相關(guān)檔案人員的思維、理念等方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變是重要的內(nèi)容之一。首先，自來(lái)水檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)基建檔案人員的教育，使其認(rèn)識(shí)到新時(shí)期城市建設(shè)、供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等對(duì)檔案工作的需要，以及創(chuàng)新檔案管理模式對(duì)于檔案工作開(kāi)展的重要性，使其轉(zhuǎn)變對(duì)基建檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，從以“管”為重點(diǎn)的檔案工作向以“利用”為核心的工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以發(fā)掘檔案信息價(jià)值，為相關(guān)工作提供參考和支持為目標(biāo)。其次，要完善對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作，對(duì)使其在檔案收集、整理、歸檔、管理以及開(kāi)發(fā)利用等方面的能力和素質(zhì)有所提高，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案進(jìn)行更加條理化、系統(tǒng)化的管理。在相關(guān)檔案培訓(xùn)工作中，要尤其要重視對(duì)檔案信息化管理相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，滿足檔案現(xiàn)代化管理的需要。最后，在基建檔案工作制度管理上也要進(jìn)行完善和優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的流程管理、對(duì)檔案人員的績(jī)效考核等，為基建檔案管理的有效進(jìn)行提供保障。

3.2重視對(duì)檔案資料的收集歸檔。供水基建檔案的來(lái)源較廣、內(nèi)容復(fù)雜，同時(shí)檔案資料對(duì)于相關(guān)工程的建設(shè)、使用以及管理、維護(hù)有著重要意義，因此必須要保證相關(guān)檔案資料的真實(shí)性、完整性以及客觀性，做好相關(guān)資料的收集、歸檔工作。

建檔案管理要建立起良好的信息收集反饋機(jī)制，在檔案信息化的基礎(chǔ)上提高檔案收集歸檔效率，保證檔案資料的規(guī)范性、完整性，做好檔案收集、歸檔監(jiān)督工作，針對(duì)工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)信息收集。首先，要根據(jù)國(guó)家《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)要求，結(jié)合供水基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的實(shí)際情況制定電子文件歸檔和檔案管理制度，明確歸檔范圍、電子檔案分類(lèi)體系和保管期限，劃分各參建單位的檔案工作職責(zé)。其次，要建立起以工程項(xiàng)目為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、立體化分級(jí)管理，有效落實(shí)檔案的收集、整理、傳遞等工作。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督力度，對(duì)各參建單位提交的電子檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查并簽字確認(rèn)，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題則要求其限時(shí)整改。在各參建單位的電子檔案資料符合要求后，才能夠進(jìn)行竣工驗(yàn)收。同時(shí)根據(jù)檔案收集質(zhì)量對(duì)當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論和研究，消除監(jiān)督死角、提高檔案質(zhì)量。

3.3優(yōu)化檔案服務(wù)體系。在保證檔案人員具有良好、先進(jìn)的管理理念，確保檔案資料質(zhì)量的基礎(chǔ)上，檔案管理部門(mén)要對(duì)基建檔案服務(wù)體系進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，從而更好的發(fā)揮出檔案資料信息價(jià)值，滿足工程建設(shè)以及供水系統(tǒng)相關(guān)工作的開(kāi)展需要。

首先，在檔案的開(kāi)發(fā)利用以及服務(wù)體系建設(shè)上，要加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前城市供水基礎(chǔ)設(shè)施、供水需求等方面的分析，明確檔案工作的方向和目標(biāo)，從而獲得有針對(duì)性的進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)，提高相關(guān)工作實(shí)效性。其次，要加強(qiáng)對(duì)各種現(xiàn)代技術(shù)在檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用，例如，通過(guò)加強(qiáng)基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理效率以及檔案共享，使其他單位或部門(mén)可以從平臺(tái)上進(jìn)行檔案資料的查詢;加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案分析中的應(yīng)用，通過(guò)綜合分析歷年城市供水基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、管理等相關(guān)情況以及城市供水需求等信息，盡可能的找出相關(guān)工程建設(shè)管理可能存在的爭(zhēng)議性或歷史遺留問(wèn)題，為相關(guān)工作提供全面、準(zhǔn)確的參考。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，為了更好的推動(dòng)城市建設(shè)，保障城市供水，自來(lái)水供水要重視對(duì)供水基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)檔案的管理工作，不斷對(duì)檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新完善，積極改革管理模式，通過(guò)轉(zhuǎn)變管理理念、完善檔案收集歸檔、優(yōu)化檔案服務(wù)體系，從而使檔案資料的信息價(jià)值能夠得到更好的挖掘和應(yīng)用。

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