淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法

摘 要：當(dāng)今時(shí)代，信息化技術(shù)已成為人類發(fā)展史上不可或缺的一部分。其在事業(yè)單位檔案管理工作中的作用也日益突出，隨著傳統(tǒng)檔案管理模式的逐漸遠(yuǎn)去，我們必將迎接檔案管理信息化時(shí)代的來(lái)臨。本文在對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行闡述的基礎(chǔ)上，深入分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題，并提出了具有針對(duì)性的建議，以期對(duì)事業(yè)單位檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化 事業(yè)單位 檔案管理

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)該隨時(shí)代和周圍環(huán)境的變化而變化。當(dāng)下，雖然許多事業(yè)單位檔案管理信息化水平有了較大的提升。但是，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理目前僅僅是停留在借鑒國(guó)外研究成果的基礎(chǔ)之上，并沒(méi)有根據(jù)我國(guó)實(shí)際國(guó)情進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)節(jié)。因此，研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題與對(duì)策具有重要的意義。

1.事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要意義

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，為了能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高經(jīng)濟(jì)活動(dòng)預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，必須要有效的搜集數(shù)據(jù)，并且在大量的數(shù)據(jù)中提取出有效信息。而信息化技術(shù)提供了途徑，信息化技術(shù)的出現(xiàn)能夠提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

在信息化時(shí)代，將檔案管理信息化，可以提高檔案在檢索、文件傳輸和使用中的作業(yè)效率，有效地轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理模式，更好地為檔案使用者服務(wù)。除此之外，加強(qiáng)檔案管理信息化工作，可以減少紙質(zhì)文件的使用量，通過(guò)電子檔案的廣泛應(yīng)用，大幅增加檔案的存儲(chǔ)量，有效節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間，優(yōu)化檔案儲(chǔ)存環(huán)境。增強(qiáng)檔案管理信息化，可以保持事業(yè)檔案管理工作的電子智能化水平，健全和完善事業(yè)單位的檔案管理制度和管理方式。

2.信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理發(fā)展面臨的問(wèn)題

2.1信息安全存在漏洞。當(dāng)前的信息技術(shù)建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展之上，信息安全還存在一定的問(wèn)題，這也就導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案在信息收集、管理和保存方面并不能夠得到很好的安全保障?，F(xiàn)階段，我們國(guó)家存在著賬號(hào)盜用的現(xiàn)象，這就會(huì)導(dǎo)致一些隱私的信息可能會(huì)被盜用和轉(zhuǎn)售。除此之外，信息化技術(shù)除了自身的信息安全保障不完善之外，還對(duì)核心檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)提出了更多的要求，一旦核心檔案信息被泄露或者盜竊，那么信息將會(huì)被快速傳播，在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生不可挽回的巨大損失。因此，在此種情況之下，當(dāng)今如何保障檔案信息的安全性將是眾多事業(yè)單位發(fā)展將面臨的嚴(yán)峻問(wèn)題。

2.2事業(yè)單位檔案信息化人才匱乏。我國(guó)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)如今是一個(gè)飛速發(fā)展的階段，事業(yè)單位檔案人員的隊(duì)伍也在發(fā)展壯大，從事檔案管理的人員越來(lái)越多，但是現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中事業(yè)單位檔案人員的素質(zhì)良莠不齊，普遍工作能力不夠，大多數(shù)人缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理等方面，自身工作能力還不夠，缺少專業(yè)的素質(zhì)和工作能力。有少許的事業(yè)單位檔案人員在利益的誘惑之下，可能出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象，甚至有從事檔案管理的人員不具備事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理準(zhǔn)則等認(rèn)知較少。除此之外，許多事業(yè)單位的檔案管理人員由于缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)知識(shí)和實(shí)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其知識(shí)結(jié)構(gòu)尚不完整，無(wú)法更好地使用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行事業(yè)單位檔案的管理。

2.3在事業(yè)單位檔案管理中對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用不足。雖然，信息化技術(shù)的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了許多新的機(jī)遇，但是，眾多的事業(yè)單位并沒(méi)有能夠很好地將信息化技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理之中。一方面，由于受信息技術(shù)和管理層的認(rèn)知影響，信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中仍然未得到重視。事業(yè)單位想要實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)往往需要收集很多信息，不僅包括檔案信息，也包括非檔案信息，如果信息不能夠有效進(jìn)行搜集，事業(yè)單位檔案管理將受到很大阻力。另一方面，信息化技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理之中并沒(méi)有得到全面和系統(tǒng)的推廣，部分管理者對(duì)于這一技術(shù)也沒(méi)有深入的了解，還停留在比較膚淺的認(rèn)識(shí)階段，正是由于這些制約因素，導(dǎo)致一些事業(yè)單位不重視信息化技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用。

3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用方法

3.1建立事業(yè)單位檔案管理核心信息保護(hù)機(jī)制。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該盡力配合相應(yīng)的技術(shù)人員，共同制定保障檔案安全的方案，為事業(yè)單位檔案的管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。另一方面，事業(yè)單位要嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位檔案信息的管理和保護(hù)，以免發(fā)生信息被他人盜竊，出現(xiàn)信息大規(guī)模泄露的現(xiàn)象。面對(duì)這些情況，必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的管理，只有不斷加強(qiáng)對(duì)于信息化技術(shù)的控制，才能在源頭上保障事業(yè)單位檔案的信息安全。

3.2培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才。事業(yè)單位檔案管理工作人員的自身素質(zhì)以及工作能力是決定性因素，從事事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作的人員要有良好的自身素質(zhì)，要誠(chéng)實(shí)守信，并且要及時(shí)了解事業(yè)單位檔案管理方面的政策和變化，保證工作的順利進(jìn)行。相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行有效的溝通，對(duì)于異常現(xiàn)象要及時(shí)的更改，保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效性。除此之外，可以通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)的知識(shí)人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過(guò)薪資獎(jiǎng)勵(lì)的方法來(lái)嘉獎(jiǎng)員工，或者是事業(yè)單位可以通過(guò)晉升的方法促進(jìn)員工學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的積極性，從而提升事業(yè)單位檔案管理人員的工作能力，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.3重視信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用。在信息化時(shí)代，提高信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的地位，有利于檔案管理的向前發(fā)展。一方面，舉辦相關(guān)專家的研討會(huì)，積極動(dòng)員所有事業(yè)單位管理者和員工參加，加強(qiáng)員工對(duì)與信息化技術(shù)的了解，通過(guò)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展來(lái)帶動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，降低相應(yīng)的管理成本;另一方面，我們國(guó)家的相關(guān)部門要發(fā)揮重要作用，讓一些管理相對(duì)成熟的事業(yè)單位來(lái)帶動(dòng)一些較為落后的事業(yè)單位，不斷向其傳送相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。從而讓信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理之中不斷得到重視，提高實(shí)效性。

4.大數(shù)據(jù)時(shí)代園林綠化單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

4.1園林綠化檔案的特點(diǎn)。對(duì)于園林綠化檔案來(lái)說(shuō)，其作為城建檔案的重要組成部分，主要包括公園、綠地和樹(shù)木等，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

一是需要多部門的參與，具有復(fù)雜性。一些較大的園林綠化工程來(lái)說(shuō)，需要涉及多個(gè)部門，檔案管理就具有一定的復(fù)雜性;二是專業(yè)性，園林綠化檔案是園林綠化科技、生產(chǎn)活動(dòng)等專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域相關(guān)的記錄活動(dòng)，需要根據(jù)綠化的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行記錄，因而具有非常強(qiáng)的專業(yè)性;三是多邊性，由于植物一直都在生長(zhǎng)，對(duì)于其檔案的管理也非常復(fù)雜，數(shù)據(jù)也隨時(shí)處在變化之中。

4.2提升園林綠化檔案的利用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以為園林綠化檔案的管理提供保障。例如，可以通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的樹(shù)木數(shù)量以及生長(zhǎng)情況進(jìn)行分析，從而選擇更加合適的樹(shù)木進(jìn)行種植。除此之外，還可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，科學(xué)的對(duì)樹(shù)苗進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，從而提高樹(shù)木的成活率。由此可見(jiàn)，園林綠化單位須要建立能夠?qū)崟r(shí)收集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)且實(shí)現(xiàn)檔案利用的園林綠化檔案共享平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性。

5.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)作為一種新的決策支持系統(tǒng)，為事業(yè)單位檔案管理注入了新的活力。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步，信息化技術(shù)在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理中將發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

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作者簡(jiǎn)介：童玉蘭（1987.2—），女，漢族，四川會(huì)理人，大學(xué)本科學(xué)歷，單位：大竹縣園林綠化局，研究方向：檔案管理。