信息化時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

王浩

在學(xué)校和事業(yè)企單位中，對(duì)于單位內(nèi)檔案的管理也是非常重要的，單位內(nèi)的檔案管理是學(xué)校和企業(yè)管理的重要層面。對(duì)于檔案管理，就是指的是對(duì)于公司或者企業(yè)內(nèi)部對(duì)于本公司或者本企業(yè)管理所提供的數(shù)據(jù)記錄和數(shù)據(jù)保存，對(duì)于公司或事業(yè)企單位的發(fā)展起著基礎(chǔ)性的作用。隨著管理數(shù)據(jù)的增多，檔案管理工作越發(fā)復(fù)雜，就需要一種更為便捷有利的方法去進(jìn)行公司和事業(yè)企單位的檔案管理，以達(dá)到以高水平和高效率的方式進(jìn)行，這里就引用了信息化檔案管理工作的方法。

一、信息化時(shí)代下的檔案管理所要面對(duì)的問(wèn)題

（一）對(duì)于信息化時(shí)代下檔案管理的方式方法

在信息化時(shí)代以來(lái)，對(duì)于學(xué)校的檔案工作有較為之前的兩個(gè)區(qū)別：其一在于，在之前進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，對(duì)于檔案的保存需要進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每一個(gè)條目的細(xì)分，是一件非常需要細(xì)心的工作，但難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，還要隨時(shí)擔(dān)心檔案會(huì)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，而且檔案保存的條件要求較高，保存時(shí)間往往不會(huì)保存很久，最容易出現(xiàn)的就是保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案，在經(jīng)過(guò)時(shí)間的流逝下，已經(jīng)慢慢腐蝕，不具備檔案多次查閱的條件，也就失去了檔案管理的作用。其二在于，檔案隨著時(shí)間的變化和學(xué)校的發(fā)展，檔案分類(lèi)要進(jìn)行一定的變動(dòng)，比如在進(jìn)行教育方面的改革以來(lái)，擯棄了學(xué)校的一些部門(mén)，新增了學(xué)校的一些部門(mén)，對(duì)于這些新增的或者已經(jīng)不存在的部門(mén)的檔案需要進(jìn)行一個(gè)新的劃歸或者整理。再者，由于學(xué)校每年都需要進(jìn)行新生入學(xué)和老生畢業(yè)，所以需要移動(dòng)和尋找的檔案量是巨大的，對(duì)于在檔案尋找和增庫(kù)過(guò)程中的一些事項(xiàng)，也是讓檔案管理人員很頭疼的問(wèn)題。在進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，檔案的信息化不斷發(fā)展，對(duì)于檔案進(jìn)行在信息化基礎(chǔ)上的科學(xué)化管理，已經(jīng)發(fā)展?jié)u漸成熟。科學(xué)化的信息檔案管理，能夠長(zhǎng)時(shí)間的做到對(duì)于檔案的一個(gè)保存作用，其二，在進(jìn)行信息化檔案管理的模式下，在檔案管理的過(guò)程中，能夠?qū)⒏鞣N檔案準(zhǔn)確的從檔案庫(kù)中尋找出來(lái)，做到了檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。在第三個(gè)層面，在檔案管理中能夠進(jìn)行有效的智能化分類(lèi)，避免了因人為疏忽導(dǎo)致分類(lèi)的錯(cuò)誤。

（二）對(duì)于信息化時(shí)代下檔案管理的面對(duì)問(wèn)題

信息化時(shí)代下的檔案管理需要有一整套的配套科學(xué)管理系統(tǒng)，才能夠做到有效地應(yīng)用。在當(dāng)下的學(xué)校中，由于檔案管理的總量是一定的，所以領(lǐng)導(dǎo)方面往往忽視了對(duì)于檔案管理的科學(xué)化和信息化建設(shè)，因此，檔案管理工作在運(yùn)行到每年的入學(xué)和畢業(yè)階段，都會(huì)陷入一個(gè)繁忙崩潰的局面，對(duì)于學(xué)生的正常應(yīng)用造成較大的影響。所以需要建立系統(tǒng)完善的檔案管理體系，在進(jìn)行辦公室檔案的管理中，應(yīng)用信息化管理技術(shù)。

二、現(xiàn)階段辦公室檔案管理所要面對(duì)的問(wèn)題

（一）辦公室檔案管理在信息化特征下與社會(huì)產(chǎn)生的隔閡

在現(xiàn)階段的發(fā)展中，隨著時(shí)間的延伸，辦公室所肩負(fù)的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)越來(lái)越大，由于所要處理的問(wèn)題越來(lái)越多，使得辦公室的檔案管理工作愈發(fā)困難。辦公室管理檔案的難度也越來(lái)越大，所以，在信息化快速發(fā)展的階段中，只有好好把握信息化發(fā)展的勢(shì)頭和程度，才能夠應(yīng)用信息化的發(fā)展，做好檔案的管理工作。最重要的就是充分應(yīng)用信息化階段的技術(shù)和方法升級(jí)檔案管理制度，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)等智能化應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)快捷長(zhǎng)時(shí)間的管理。而在現(xiàn)階段的檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)的與信息和數(shù)據(jù)發(fā)展不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題，常常會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的效率大大減低，達(dá)不到應(yīng)有的效果。

（二）辦公室檔案管理人員自身的工作素質(zhì)層次不齊

在信息化時(shí)代的發(fā)展中，要做到信息化的檔案管理，就要做到管理人員有相應(yīng)的素質(zhì)和要求。管理人員需要做到充分掌握各種信息化條件下的檔案管理方式和思路，檔案管理工作在現(xiàn)階段不同于以往，而需要擁有高素質(zhì)的人才，進(jìn)行更新化的管理。在從前，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作只是維持原狀，不能根據(jù)信息化形式的發(fā)展做出自己的更新策略，從而導(dǎo)致的檔案管理工作的落后，影響了檔案管理的效率和進(jìn)程。

三、信息化時(shí)代下辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和科技水平

在信息化時(shí)代下要進(jìn)行對(duì)于辦公室檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新，就要把辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)和信息時(shí)代下的信息素養(yǎng)提升到一個(gè)嶄新的水平和階段。檔案工作是一個(gè)精密性的工作，對(duì)于工作人員要有高水平的反應(yīng)能力和細(xì)心程度，還要有一定的邏輯思維能力，能夠根據(jù)文檔的類(lèi)別對(duì)不同的文檔進(jìn)行劃分和分類(lèi)。需要對(duì)于檔案管理人員的做法是，要提高他們對(duì)于檔案工作的熱情和信心，興趣是最首要的前提，要熱愛(ài)這份工作，才能夠認(rèn)真對(duì)待這份工作。此外，還需要做的一個(gè)層面就是要提高他們自己的綜合素質(zhì)，所謂檔案人員的綜合素質(zhì)，就是指的是對(duì)于檔案工作和檔案管理的信息化水平能力。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷提高，更應(yīng)該不斷提升自身的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，才能更自信和更準(zhǔn)確的做好檔案管理工作。

（二）對(duì)于信息化檔案管理系統(tǒng)的管理

要做到信息化辦公室檔案的管理，就需要轉(zhuǎn)變辦公室檔案管理的工作重心。眾所周知，在以往對(duì)于檔案的管理中，大多是以紙質(zhì)資料為主的，需要有一整套的檔案整理和檔案儲(chǔ)存制度，比如需要設(shè)立檔案整理人員，需要建立檔案存放室，還需要安排人員進(jìn)行定期的清理和檢查，以保證檔案的完整性和可查閱性。但是在信息化的浪潮中，數(shù)據(jù)量的越來(lái)越大，所導(dǎo)致的檔案工作出現(xiàn)的難題，已經(jīng)越來(lái)越成為一個(gè)凸顯的問(wèn)題。所以，這就需要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為信息技術(shù)下的電子檔案。對(duì)于電子檔案的管理就可以運(yùn)用信息化的技術(shù)進(jìn)行管理。可以通過(guò)建立檔案管理的電子庫(kù)，通過(guò)收集和整理從前的紙質(zhì)檔案，在電子檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)分類(lèi)和永久保存。同時(shí)，對(duì)于電子檔案，可以設(shè)立一定的數(shù)據(jù)共享門(mén)戶(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)查閱。在信息化的基礎(chǔ)下，能夠?qū)n案進(jìn)行實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的查閱，是信息化電子檔案的顯著的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)電子檔案的其他優(yōu)勢(shì)在于，電子檔案的應(yīng)用減少了一定的維護(hù)人員，減少了存放檔案的空間，能夠使得檔案具有一定的完整性，防止檔案信息在保存過(guò)程中的缺失。再者，還可以通過(guò)在線客服，能夠讓需要查閱檔案的人給一個(gè)便利的一個(gè)指引。

（三）檔案信息管理共享系統(tǒng)

在信息化時(shí)代下的檔案管理系統(tǒng)下，檔案會(huì)列入大數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)管理，而不是像過(guò)去一樣，把檔案只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸列和保存，通過(guò)建立檔案管理的共享系統(tǒng)，在現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的背景下，通過(guò)實(shí)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)資源的共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的互通互享。即做到，在不同的檔案層面中，檔案信息是共享的，對(duì)于檔案的便利在于，能夠把一些相同的檔案信息進(jìn)行歸納和總結(jié)，從而整合成最為完整的一個(gè)檔案信息。其次，通過(guò)有效地反饋機(jī)制，不斷改進(jìn)電子檔案的系統(tǒng)漏洞，做到跟隨用戶(hù)體驗(yàn)實(shí)時(shí)更新。

（四）完善硬件設(shè)施，加快軟件和硬件的更新開(kāi)發(fā)

對(duì)于辦公室檔案系統(tǒng)，不僅需要做到電子檔案系統(tǒng)的完善和更新，還需要做到對(duì)于硬件設(shè)施的裝配和使用。在檔案室中，需要要求有計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，掃描儀等最為基礎(chǔ)的硬件設(shè)施配套，以便于更好地進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)，對(duì)于軟件的開(kāi)發(fā)，要做到自主性和不斷地完善性能，需要建立查詢(xún)和查閱為前提的軟件和一體化的客戶(hù)信息記錄系統(tǒng)。同時(shí)還要有一套專(zhuān)用于內(nèi)部工作人員的管理和查閱軟件系統(tǒng)，方便管理人員進(jìn)行檔案的規(guī)整和分類(lèi)記錄。除此之外，還需要和一些檔案提供部門(mén)形成良好的合作，確定檔案來(lái)源和檔案的正確性和歸屬。制定一整套操作流程和管理制度，保證檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化的時(shí)代下，檔案的管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新性的發(fā)展，就要做到，要求檔案管理工作跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐，做到不落伍，讓數(shù)據(jù)能夠與檔案管理相適應(yīng)。同時(shí)要加快科技創(chuàng)新力度，將檔案發(fā)展管理和科技創(chuàng)新結(jié)合起來(lái)，做到檔案管理工作的科學(xué)性和科技性。建立電子檔案的共享信息系統(tǒng)，加快產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的時(shí)代性。通過(guò)先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將檔案電子庫(kù)和大數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的互通互享。

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（作者單位：山東省萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校）